| Artículos | 01 MAY 1996

Notes 4: Herramienta de productividad

Tags: Histórico
Incorpora numerosos dispositivos para el usuario final
Jesús Alonso y Antonia Soler.

Nueva versión de una de las herramientas más revolucionarias para el trabajo en grupo.

Lotus Notes es una combinación única que reúne en un mismo producto una plataforma de gestión documental y replicación distribuida de bases de datos (en realidad, un almacén de objetos de múltiples aplicaciones prácticas), una infraestructura empresarial de mensajería totalmente escalable y un entorno para el desarrollo transparente de aplicaciones cliente-servidor multiplataforma.

Este conglomerado tecnológico sitúa a Notes 4 a la cabeza de una nueva generación de aplicaciones para el trabajo en grupo. Así, para los usuarios, es el punto de acceso central para localizar información, tanto si está situada en un correo, en bases de datos relacionales o en sistemas basados en host, en las aplicaciones de escritorio, en las soluciones personalizadas o en un ordenador de Internet WWWW.

Los usuarios también pueden crear y acceder a un interminable catálogo de aplicaciones empresariales para la colaboración, que facilitan la resolución efectiva de los procesos que día a día tienen lugar en cualquier organización, desde la automatización de tareas comerciales hasta el desarrollo de productos, pasando por la gestión de recursos humanos o la revisión cíclica de documentos.

Para el administrador de la red, proporciona una única infraestructura, escalable, segura y fácil de usar, ocultando la complejidad que entraña la multiplicidad de redes, sistemas operativos y equipos en los que puede ejecutarse Notes. De este modo, los profesionales de tecnologías de la información pueden intercambiar componentes de la infraestructura subyacente sin que los usuarios ni las aplicaciones se resientan lo más mínimo. Además, proporciona un soporte sin igual a los usuarios móviles.

Finalmente, para los diseñadores de aplicaciones, proporciona herramientas que permiten un desarrollo rápido y de implantación fácil, integrando las bases de datos existentes en la empresa y las relacionales. El desarrollo de aplicaciones es totalmente nativo, por lo que las tareas de desarrollo e implantación se articulan de forma transparente en un proceso y en un producto único. No es preciso salir de Notes para crear una aplicación. Los desarrolladores no tienen que preocuparse por el amplio conjunto de plataformas, servidores y clientes, hasta tal punto que es posible desarrollar, en una plataforma Macintosh, una aplicación que acabará implantándose en un ordenador UNIX.

A continuación trataremos las novedades y mejoras más destacables de esta nueva versión de Notes, agrupadas en temas relativos a la sencillez de uso, usuarios remotos o móviles, desarrollo de aplicaciones y programabilidad, las nuevas capacidades de gestión, la mensajería y la integración en Internet.

Facilidad de uso

Lotus Notes 4 cuenta con infinidad de nuevas herramientas destinadas al usuario final, a las que se suman las múltiples mejoras incorporadas al interfaz de usuario. El objetivo que preside el diseño de todas ellas es el de contribuir al aumento de la productividad, a fin de convertir a Notes en un entorno en el que se pueda trabajar con comodidad durante todo el día. Todo esto no impide que los usuarios de versiones anteriores se familiaricen rápidamente con la nueva interfaz.

El área de trabajo no sólo es más atractiva, sino que también se ha perfeccionado. Ahora se pueden añadir o suprimir pestañas identificativas y apilar los iconos de réplicas de bases de datos, lo cual concede al usuario un mayor control sobre la organización de su entorno de trabajo y permite reducir la aglomeración de iconos.

Cuando se abre una base de datos, el área de trabajo se divide en paneles o zonas donde se representan los diferentes elementos que la forman. Por omisión, aparecen dos paneles: el de carpetas y vistas a la izquierda y el de la vista activa a la derecha. Las carpetas son contenedores jerárquicos para organizar los documentos de una base de datos y pueden ser personales o compartidas. Los usuarios pueden arrastrar con el ratón documentos a una carpeta, de tal forma que luego les resulte más fácil su localización. También pueden diseñarse agentes o macros que desplacen automáticamente documentos a carpetas según determinados criterios de búsqueda o preferencias. Respecto a las vistas, son representaciones de los documentos de una base de datos, que muestran en una línea campos que permiten identificar a dichos documentos.

Se puede abrir un tercer panel que visualice el documento seleccionado en el panel de vista, y ajustar el tamaño de los tres paneles con un simple arrastre de ratón (véanse las figuras).

Los menús y SmartIcons son, en esta versión, mucho más sensibles al contexto, ajustándose a la tarea que se está realizando en cada momento. También ha aumentado la orientación a objetos, ya que el menú de contexto que aparece al pulsar el botón secundario del ratón muestra las acciones que podemos realizar con el objeto seleccionado. De entre ellas destacan los cuadros de propiedades, que han heredado el aspecto de las aplicaciones de sobremesa de este fabricante.

El editor de campos de texto con formato ha mejorado notablemente, contando ahora con controles perfeccionados para la asignación de estilos de párrafo, topos y formateo de tablas, así como su correspondiente cuadro de propiedades. Todas estas mejoras incorporadas al editor de texto agilizan la creación de documentos más atractivos y profesionales sin necesidad de utilizar un procesador de textos externo.

Aunque la herramienta de búsqueda ya era muy potente en la versión anterior, también ha sido mejorada, destacando la mayor facilidad para crear consultas complejas. Como ejemplo de su versatilidad, comentar que permite la utilización del diccionario de sinónimos para buscar también los posibles sinónimos de la palabra que se intenta localizar.

En cuanto a los objetos incrustados vía OLE 2.0, incorpora un visualizador de anexos compatible con los formatos de archivo más utilizados del mercado. De esta forma se consiguen dos cosas: por un lado los clientes que sólo quieran visualizar el objeto no necesitarán ejecutar el programa servidor OLE (con los correspondientes problemas de tiempo de carga y escasez de RAM); por otro, permite que los clientes que no dispongan de la aplicación servidora también puedan visualizar el objeto.

Otra novedad relevante es la de los agentes. Se trata de pequeños guiones que realizan una serie de tareas. Conceptualmente son similares a las macros de la versión anterior, pero se han simplificado de tal modo que un usuario final puede crear sus propios agentes sin necesidad de escribir ninguna fórmula. Simplemente se trata de rellenar los campos de un formulario en el que se nos pide el nombre que queremos darle, cuándo se ejecutará, sobre qué documentos y qué acción o acciones ejecutará.

Movilidad

Una de las facetas que más destaca en Notes es el soporte de comunicaciones para empresas con recursos móviles. Permite que usuarios remotos puedan acceder a los datos de su empresa, manteniendo así su productividad. La clave tecnológica en que se basa es la replicación. La replicación consiste en la sincronización de bases de datos entre los servidores y los clientes, de tal forma que la información se actualice en todos ellos. Dicho así parece muy sencillo, pero en realidad se trata de un proceso muy complicado en cuanto a su implementación y aun más en su optimización, aspectos ambos mejorados en Notes 4.

El área de trabajo de Notes 4 cuenta con una página de control de la replicación que ofrece a los usuarios, móviles o no, una interfaz gráfica que facilita la especificación de parámetros y preferencias de replicación. Desde dicha página, los usuarios pueden seleccionar qué bases de datos desean replicar, así como determinar el orden en que

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