| Artículos | 01 JUL 2000

Microsoft Word y Excel 2000

Tags: Histórico
Trucos del mes
Francisco Martín y Antonia Soler.
Cuando un usuario se sienta por primera vez ante un ordenador se encuentra frente a una enorme cantidad de cosas nuevas que aprender. Los estudios sobre usuarios de ordenadores reflejan que, por término medio, no se utiliza más de 15% de las posibilidades de las aplicaciones. Desde PC World queremos solucionar este problema y por ello en esta sección encontrará cada mes, una pequeña selección de los mejores y más interesantes trucos para distintas aplicaciones, pequeños detalles que no ofrecen nuevas características revolucionarias, pero nos facilitan el trabajo al poder realizar más fácilmente las tareas cotidianas.


W1 - Autotexto e iconos a la carta
¿Cómo se puede colocar un icono en la barra de herramientas que me permita insertar fácilmente textos y otros objetos con sólo hacer clic en él? Para ello debe realizar dos tareas. La primera, crear un autotexto con un nombre (por ejemplo, Cláusula); la segunda, hacer que el nombre elegido para el autotexto aparezca en la barra de herramientas.
a) Para crear un autotexto, seleccione el texto y pulse Insertar n Autotexton Nuevo (o, más brevemente, pulse Alt+F3) para activar un cuadro donde deberá escribir el nombre del autotexto (en nuestro caso, Cláusula).
b) Para crear un icono con el autotexto antes creado, pulsar Herramientas_Personalizarn Comandos. En el cuadro que aparece, la pestaña Comandos presenta una lista de categorías entre las cuales, casi al final, se encuentra Autotexto. Si se selecciona esta categoría, verá los nombres de todos los autotextos disponibles, entre ellos nuestra ‘Cláusula’, arrástrela con el ratón hasta la barra de herramientas y ya tiene un icono casero que a Vd. seguramente le será muy útil.
Observe que, a pesar de su nombre, Vd. puede crear un autotexto donde se encierre un gráfico (como, por ejemplo, un corazón). El resultado es el mismo, según puede observar en la imagen de ilustración: cada vez que pulse ‘su’ icono Corazón el programa se lo dibujará.

W2 - Cuadros de texto vinculados
De una forma bastante intuitiva, es posible poner un texto en un recuadro de la página y hacer que continúe en otro recuadro dos páginas más adelante.
Cree los cuadros de texto que desee ‘vincular’ y coloque en el primer cuadro todo el texto que ‘fluirá’ por el resto de cuadros hasta agotarse. Para conseguir este efecto sólo tiene que activar el primer cuadro de texto, pulsar el botón derecho del ratón y seleccionar la opción Crear vínculo con cuadro de texto. El cursor se convierte en una jarra con una flecha hacia abajo y deberá hacer clic en el cuadro que haya elegido como el siguiente para que fluya el texto. Haga lo mismo partiendo de este último cuadro hasta acabar vinculando ordenadamente todos.
Si practica esta útil y fácil función, observará que puede cambiar el sentido del flujo del texto (páginas abajo, páginas arriba) y crear un grupo arbitrario de cuadros vinculados.

W3 - Barra de herramientas propia
Cuando varios usuarios del mismo Word tienen distintas necesidades resulta conveniente disponer de barras de herramientas personalizadas para cada uno. Para ello, active Herramientasn Personalizar. En la pestaña Barras de herramientas pulse el botón Nueva y coloque el nombre de la nueva barra (por ejemplo, FMartin) en el cuadro que aparece. Le aconsejamos, además, que coloque su barra en la plantilla normal seleccionando la opción Disponible en .... Normal. Al pulsar Aceptar habrá creado una nueva barra de herramientas... vacía.
Ahora es cuestión de rellenar esa barra, que le aparecerá como un minúsculo rectángulo presidido por el nombre asignado. Active la pestaña Comandos (en la ventana HerramientasPersonalizar) y arrastre con el ratón hacia ese rectángulo los iconos (herramientas) que necesite. El rectángulo irá tomando poco a poco forma de barra alargada. Usted la podrá desplazar con el ratón hasta colocarla horizontalmente en la parte superior junto a las otras barras que tenga activadas.
Tenga presente, además, que en cualquier momento puede desplazar cualquier barra. Si pasa el ratón por la línea vertical que tiene cada barra horizontal en el extremo izquierdo éste se convertirá en una conocida cruz santiagueña en señal de que ya puede arrastrar la barra. Por último, tendrá en cuenta que se puede copiar un icono de una barra a otra mateniendo pulsados Alt+Ctrl mientras arrastra el icono.

W4 - Imágenes
Una imagen puede colocarse de dos modos: con relación al texto o con relación a la página donde se ha insertado. El mismo Word aconseja que si se quiere ganar en flexibilidad y en economía de espacio los gráficos que mejor maneja son los de tipo imagen. Así, pues, a la hora de pegar un gráfico en su documento, hágalo a través de Edición Pegado especial como una imagen. Y en el caso de que inserte una imagen a través de Insertar Imagen Desde archivo, una vez insertada córtela y vuelva a pegarla de forma especial.
Seleccione la imagen y pulse el botón derecho del ratón para abrir un menú contextual. De este menú contextual, le interesa sobre todo la opción Formato de imagen. En la ventana que obtiene si elige esa opción, active la pestaña Diseño: aquí encontrará varias formas de colocar la imagen, pero no olvide que la elección básica están en situarla ‘En línea con el texto’ o bien fija en algún lugar de la página, con el texto más o menos ajustado al contorno.
Con el tiempo, apreciará las facilidades que le ofrece una barra de herramientas específica para manipular imágenes. Para abrirla sólo tiene que colocar el ratón sobre la barra de menú para abrir una lista de barras, entre las cuales encontrará Imagen. Si la elige, activará una barra flotante, donde el segundo icono le permite graduar la imagen en blanco y negro e incluso convertirla en una marca de agua (imagen difusa por debajo del texto). Puede graduar igualmente el brillo y el contraste y, lo que es importante, restablecer el aspecto original de la imagen, tras una larga sesión de retoques. Pruébelo.

E1 - Filtros por selección
Si trabajamos frecuentemente con listas o bases de datos en Excel, y solemos utilizar filtros automáticos, agilizaremos su aplicación activando la nueva herramienta Autofiltro. Para ello haremos un clic en el último botón de la barra de herramientas estándar, Más botones, y luego en la opción Agregar o quitar botones. Veremos que el último botón disponible se llama Autofiltro, y podemos activarlo haciendo un clic en la casilla de verificación de su izquierda. Con eso conseguiremos que el icono aparezca al final de la barra de herramientas estándar.
Con el icono ya disponible, si la celda activa pertenece a una lista o base de datos, al pulsar el icono aparecen automáticamente las flechas de autofiltro a la derecha de los nombres de campo, y además ya se ha aplicado un filtro por selección en base al contenido de la celda seleccionada. Posteriormente, podremos usarlo de nuevo para aplicar sucesivosfiltros por selección.

E2 - Métodos abreviados para acciones habituales
Existen métodos abreviados que ayudan a ejecutar rápidamente acciones habituales en Excel. En este truco comentamos cuatro de los más útiles:
- Copiar una fórmula hacia abajo

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