| Artículos | 01 JUL 2000

Microsoft Project 2000

Tags: Histórico
José M. Alarcón.
Project es una herramienta perteneciente a la familia Microsoft Office, aunque independiente de ésta. Es muy utilizada por profesionales técnicos y personas que necesitan llevar un control preciso de proyectos complejos. A continuación hablaremos de las novedades más destacadas de la nueva versión 2000.

Microsoft Project 2000, hasta hace poco conocido con el nombre clave Aurora, es la nueva versión de la herramienta de gestión de proyectos de Microsoft. Aunque pertenece a la misma familia de Microsoft Office, y está integrado con el resto de sus componentes, es un producto que se distribuye por separado. Mediante el uso de esta herramienta es posible controlar todos los aspectos de un proyecto, por complejo que sea, aunque su realización implique a muchas personas diferentes.
Actualmente MS Project, en sus diferentes versiones, dispone de más de tres millones de usuarios en todo el mundo (según datos de Microsoft), y es utilizado por todo tipo de profesionales, mayoritariamente por los que se han dado en llamar “trabajadores de cuello blanco” o “Knowledge workers”. Desde ingenieros o informáticos hasta directores de grandes proyectos, MS Project ofrece las prestaciones necesarias para facilitar la gestión de tareas, tiempos y recursos en las organizaciones.
La versión que nos ocupa, ofrece multitud de nuevas características (casi 40 nuevas características importantes) además de haber mejorado muchas de las existentes. Sin embargo, lo que hace que ofrezca una ventaja fundamental sobre anteriores encarnaciones del producto es, sin duda, la Central de Proyectos de Microsoft. (Microsoft Project Central, MSPC). Con MSPC es posible efectuar la asignación de tareas e intercambiar la información de los proyectos de manera sencilla entre las distintas personas que están implicadas en ellos.
La central de proyectos de Project 2000 es una herramienta de colaboración basada en web para Intranet/Internet. Mediante su uso es posible establecer la comunicación entre todas las personas involucradas en un proyecto, incluso entre aquellos que no disponen de Microsoft Project 2000 instalado en sus equipos, ya que se basa en el uso de Internet Explorer (Figura 1) o, en su defecto, de un cliente especialmente desarrollado. Mediante Project Central cada usuario puede consultar cualquier faceta de un proyecto, obtener informes, calendarios, tareas, etc. Esta herramienta adicional añade una nueva dimensión al trabajo en equipo dentro de proyectos complejos. Muchas empresas pueden sacar gran partido de su utilización (por ejemplo, equipos de desarrollo de software, departamentos comerciales, etc.).

Novedades y mejoras en la gestión de proyectos
La administración de un proyecto conlleva la planificación, organización, coordinación y gestión de las tareas y recursos involucrados en la consecución de un objetivo, generalmente bajo limitaciones de tiempo, recursos y dinero.
Lo primero que se debe hacer para comenzar a administrar un proyecto es crear el plan de trabajo que necesitaremos para realizarlo. En él definiremos las tareas que se deben efectuar, así como la duración de las mismas, los recursos que se deben emplear (tanto humanos como de materiales), fechas límite de conclusión, etc. Microsoft Project 2000 permite hacer todo esto de manera sencilla.
Por supuesto, a lo largo de la vida del proyecto debemos poder asignar tareas a individuos o grupos concretos, obtener informes, modificar trabajos, recursos o duraciones, reordenar operaciones, obtener información a partir de fórmulas más o menos complejas, etc.
Ahora es posible asignar recursos materiales a las tareas (con su costo asociado) de una manera sumamente flexible, de forma que incluso se pueden tener en cuenta las disponibilidades según sus periodos.
Se ha añadido la posibilidad de asignar prioridades a las diferentes tareas, con una graduación que permite asignar niveles de urgencia desde 1 hasta 1.000.
En anteriores versiones, para efectuar cálculos a partir de los datos de nuestros proyectos, salvo que dispusiésemos de programas personalizados escritos en VBA, debíamos exportar la información a Excel u otra hoja de cálculo y desde ésta efectuar dichas operaciones. En MS Project 2000, gracias a los nuevos campos personalizados, es posible definir fórmulas propias para explotar la información del proyecto desde el propio programa. Incluso podremos emplear indicadores gráficos basados en nuestras fórmulas que nos faciliten la determinación de puntos conflictivos dentro de un proyecto (Figura 2). Se pueden definir campos propios cuyos valores posibles estén restringidos a unos pocos, generándose una lista desplegable en este caso y evitando así que alguien pueda equivocarse al introducir un valor en ellos.
Otra cuestión interesante en la definición de un proyecto es la posibilidad de definir duraciones estimadas para las tareas. Ahora no es preciso asignar a cada fase de un proyecto una duración exacta que luego debemos ir corrigiendo sobre la marcha. Basta con incluir una interrogación al final de la duración para que ésta sea considerada como una estimación y no un valor exacto. Se ha añadido el mes como unidad temporal para establecer periodos de duración, cosa que se agradecerá en proyectos que comprendan fases muy largas. También se facilita la capacidad de definir el comienzo y duración de los años fiscales de nuestra empresa, para ver cómo repercute en ellos un proyecto.
El diagrama PERT que teníamos en versiones anteriores se ha sustituido por una versión mejorada que se ha denominado “Network Diagram” (Figura 3). Este diagrama muestra vistas globales de los proyectos con nuevas características de filtrado y distribución de las tareas (Figura 4), mayores posibilidades en formatos, y nuevos y mejorados estilos para los símbolos (Figura 5).
Una de las funciones de Microsoft Project más reclamadas por los usuarios de antiguas versiones es la posibilidad de marcar fechas límite, de cumplimiento ineludible, para las tareas o para partes de un proyecto. Project 2000 permite especificar estos “deadlines” de forma que ya no es necesario estar pendiente de ellos, sino que se recibe una notificación automática cuando por cualquier motivo el proyecto no vaya a cumplir con estas fechas límite, brindándonos la posibilidad de rectificar.
En MS Project 2000 se pueden definir grupos que abarquen diferentes tareas según ciertos criterios arbitrarios definidos por nosotros mismos. Esto proporciona mejores formas de visualizar los datos que nos interesan, ayudándonos, por ejemplo, a identificar grupos de tareas problemáticos (por ejemplo, los que abarcan tareas que no han llegado ni a la mitad de su ejecución), permitiéndonos ver nuestro proyecto total o parcialmente desde diferentes puntos de vista, obtener totales o estadísticas para cada grupo, etc.
Se facilita un proveedor de datos OLEDB, de forma que para acceder a los datos de un proyecto desde programas externos se utilizará simplemente ADO y SQL, con las facilidades que obviamente esto supone en cuanto a integración de la herramienta.
Existen multitud de características nuevas o funciones que se han mejorado, muchas de las cuales son respuestas directas de Microsoft a las demandas de los usuarios de versiones anteriores. Seguro que muchos notarán la diferencia. Además, la aplicación ofrece todo el sabor de los demás elementos de Office 2000, tanto en su interfaz de usuario (elementos de men

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