| Artículos | 01 NOV 1998

Microsoft Outlook 98

Tags: Histórico
Permite la integración con Internet Explorer 4.0
Mª del Carmen Vidal.

Microsoft Outlook 98 gestiona de forma integrada la información personal de agenda y la mensajería . Su utilización resulta extraordinariamente útil en el entorno de la oficina

En el trabajo de oficina se acumulan con frecuencia las anotaciones sobre tareas, citas, eventos, etc . ; de la gestión de esa información depende, en buena medida el éxito de quien trabaja en ella . Para facilitar esta operación se han diseñado las aplicaciones denominadas PIM ( Personal Information Manager, gestor de información personal ) , cuyas primeras versiones llegaron hace ya algunos años . Pero en un entorno de trabajo en equipo, es necesario, además, resolver el problema de la comunicación entre sus miembros para, entre otras cosas, poder coordinar sus agendas mutuas . Esta es la filosofía que subyace en el diseño de Outlook 98, la última versión de la aplicación creada por Microsoft para gestionar todas las tareas de agenda de un grupo de trabajo ?y, en particular, de uno de sus miembros? junto con la mensajería que puedan generar entre ellos y fuera de la oficina . Y esta es, precisamente, la seña de identidad que distingue Outlook 98 de otros productos similares . Aquí no tenemos una aplicación para la mensajería y otra para la información personal, se trata de una aplicación con una única base de datos que se utiliza tanto para enviar correo, como para mantener un archivo de contactos o establecer citas y reuniones . Si a ello añadimos su capacidad de cooperar con los restantes productos de Microsoft, el potencial de Outlook crece en interés . Este planteamiento unificado permitirá a los usuarios pasar de explorar la mensajería a introducir nuevos apuntes en su agenda sin más que hacer clic sobre la carpeta correspondiente . Análogamente, las operaciones de búsqueda se pueden extender a todos los módulos de la aplicación . Así podemos definir una que nos permita conocer todos los mensajes, las citas o los contactos relacionados con un determinado evento .

Las novedades

Frente a la versión anterior ?Outlook 97?, la aplicación que nos ocupa presenta importantes novedades que tienen que ver con su eficiencia y potencialidad . Muestra una absoluta integración con Internet Explorer 4 . 0 ( y 4 . 01 ) , con Microsoft Office y con Microsoft Exchange Server; su capacidad para actuar como cliente natural de Microsoft Exchange hace de la combinación de ambas un sistema idóneo para la colaboración empresarial, tanto a través de la Web como en intranets corporativas, lo que permite a Microsoft avanzar en un mercado hasta ahora dominado por los entornos Notes/Domino .

Siguiendo las sugerencias de los clientes de Outlook 97, en la versión actual se ha simplificado el entorno y su manejo; los menús y las barras de herramientas mantienen accesibles las opciones más habituales y las cajas de diálogo se han racionalizado . Aunque el modo de trabajo predefinido será suficiente para la mayoría de los usuarios, los desarrolladores, y demás usuarios finales avanzados, podrán personalizar los formularios y otros modos en que se visualiza o localiza la información almacenada; todo ello gracias a la posibilidad de Outlook de utilizar el sistema de programación de Visual Basic para Aplicaciones ?igual que los demás componentes de Microsoft Office 97? . Partiendo de formularios predefinidos y de forma visual ?arrastrando y soltando columnas desde el Selector de Campos? es posible modificar y guardar formularios para usos posteriores, incluso en aplicaciones de compartición de información, automatización de flujo de trabajo y seguimiento con Microsoft Exchange Server .

La propia operación de instalación se ha diseñado para que se realice de forma bastante automática y optimizando los recursos disponibles . Tras seleccionar si queremos una instalación mínima ( sólo Outlook 98 e Internet Explorer 4 . 01 ) , estándar ( lo anterior más la Ayuda de Outlook ) o completa ( instalará también NetMeeting ?para celebrar conferencias en línea?, los ayudantes de Office, convertidores PIM ?tiene soporte para Lotus Organizer 97GS, Act ! 3 . 0 y Ecco Pro 4 . 0?, herramientas de desarrollo y otras mejoras adicionales ) , se iniciará un asistente que detectará las opciones de instalación apropiadas e importará las cuentas ya existentes, la información del perfil de hardware y las carpetas y libretas de direcciones que tengamos en nuestro sistema, ya sean éstas de versiones anteriores de Outlook o Outlook Express o incluso Eudora o Messenger de Netscape .

Asimismo, y en función de la utilidad que le vayamos a dar, tendremos posibilidad de configurar Outlook para que utilice sólo Internet, para que nuestro sistema se integre en un grupo de trabajo ?utilizando como servidor Microsoft Exchange u otro? o para que actúe sin correo electrónico, sólo como gestor de información personal .

La posibilidad de hacer una elección u otra no tiene otra finalidad que la de optimizar los recursos de nuestro sistema y no ocupar más espacio en disco que el estrictamente necesario; si se desea, en un momento posterior se podrán reinstalar nuevos componentes .

La mensajería

La importancia que Microsoft concede a esta función se aprecia en el hecho de que ha incluido el Outlook Express en el Internet Explorer 4 . 0 . Se puede considerar éste una versión reducida de Outlook 98 cuya misión estriba en la gestión del correo electrónico, acceso a grupos de noticias y mantener un servicio de directorio ( búsqueda de personas en Internet ) . Además de éstas, y de forma perfectamente integrada, Outlook 98 incorpora toda una serie de funciones de agenda .

De entrada, puede instalar y gestionar conexiones a varias cuentas de Internet . También soporta una completa colección de formatos de intercambio de información como POP3/SMPT, IMAP4, LDAP, para buscar nombres y direcciones en Internet, NNTP, lector de noticias, correo HTML y MHTML, S/MIME, para enviar y recibir correo de Internet cifrado, vCard, para enviar y recibir información de contactos, vCalendar, para enviar y recibir información sobre convocatorias de reuniones e iCalendar, para compartir información de libre/ocupado del calendario .

Por lo que respecta a la elaboración de los mensajes puede utilizar, desde texto plano, hasta una gran variedad de material de escritorio HTML, con disponibilidad de fuentes, hiperenlaces y fondos . También Microsoft Word puede servir para crear mensajes . En cualquier caso, la disponibilidad de corrección ortográfica será una ayuda interesante . Previendo que el intercambio de mensajes se puede realizar con clientes de correo electrónico que utilicen distintos protocolos y formatos, Outlook tiene la posibilidad de responder a un mensaje en el mismo formato que tenía el mensaje original .

Obviamente los mensajes pueden llevar anexos documentos e imágenes e incorporar elementos de seguridad como firmas digitalizadas . También se podrán establecer distintas prioridades para su envío .

Ha mejorado, y mucho, la descarga de correo electrónico, que puede tener lugar en un segundo plano, mientras se realizan otras tareas con Outlook . Si se desea, se pueden programar conexiones a intervalos fijos que aprovechen para descargar el correo las horas de conexión más ventajosas .

En la recepción de los mensajes, una Vista previa nos permite conocer su contenido sin abrirlos . Gracias a la útil herramienta Organizar será sencillo archivarlos en carpetas específicas que faciliten su control . Esta misma herramienta permitirá crear reglas ?o utilizar las predefinidas? que archiven automáticamente los mensajes entrantes en las carpetas determinadas . El formato automático permitirá diferenciar, mediante un código de colores o una fuente específica, aquellos mensajes que nos interese resaltar en un momento del conjunto . Más aún, podremos mar

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