| Artículos | 30 JUN 2010

Microsoft Outlook 2010

Tags: Histórico
PC World

En este análisis describimos las características y funciones más destacables de la nueva versión de Outlook 2010. Además de las mejoras llevadas a cabo en el diseño de la pantalla principal, los nuevos comandos permiten llevar a cabo funciones habituales con un menor número de clics, así como ser más eficientes y productivos. 

Actualmente, el tiempo de manejo de la aplicación Outlook, por parte de cualquier profesional, un día cualquiera de trabajo, viene a ser la más elevada frente a cualquier otra de las que forman parte de Office. Este hecho, ha propiciado que Microsoft haya centrado gran parte de su nuevo desarrollo en ofrecer novedades interesantes que permitan facilitar el trabajo diario de sus usuarios, con atajos y pasos rápidos, para llevar a cabo cualquier tarea, y sin apenas necesidad de realizar clics repetitivos con el ratón.

Así, nada más abrir la ventana principal de Outlook, es posible apreciar importantes cambios que van a permitirnos ser más productivos. Por ejemplo, una barra lateral situada en la parte derecha de la ventana permite desplegar el calendario y las tareas más recientes que están pendientes de resolver. Un simple clic basta para desplegarlo, a la vez que se mantiene la vista de mensajes en la bandeja donde nos encontremos situados, con lo que facilita el hecho de programar o consultar rápidamente y evitar que se solapen citas en el mismo día y hora. En el otro lado de la pantalla, en el izquierdo, es posible comprimir todas las carpetas, de modo que contemos con un área mucho mayor para visualizar la bandeja en la que nos encontremos situados, y el mensaje sobre el que nos encontremos.

Otra función destacable, ubicada en esta ocasión, en la parte inferior de la pantalla, es el control de zoom para vistas. Como sucede con el resto de aplicaciones típicas de Office 2010, permite ampliar la fuente de letra de un mensaje, o bien, disminuirla para poder visualizar el mensaje o documento en su totalidad.

Trabajar con Ribbon y Backstage
En lo que se refiere interfaz de usuario, cabe destacar la denominada cinta, la cual permite encontrar rápidamente las funcionalidades que se desean. La cinta viene a reemplazar muchos menús que habitualmente era necesario desplegar, de modo que los comandos ahora aparecen agrupados para que resulte más fácil su localización y uso. Así, por ejemplo, en la ficha de inicio, se encuentran los comandos que permiten crear y trabajar con elementos de Outlook. Las distintas pestañas “enviar y recibir”, “carpetas”, “vista” o “complementos”, despliegan cada una de ellas los comandos directamente relacionados.

También Backstage View permite acceder a las funciones principales de manera muy rápida y visual. Desde este punto, es posible configurar las diferentes cuentas de correo, manejar el acceso OWA, prefijar las respuestas automáticas cuando uno se encuentra fuera de la oficina, gestionar el buzón de correo y administrar el tamaño, vaciando los elementos y menos utilizados de cada carpeta, así como fijar reglas y alertas para administrar de una manera más eficiente las cuentas de correo.

Mensajes relacionados o vista de conversación
También aparece presente la nueva vista de conversación para facilitar la organización y seguimiento de los mensajes de correo. Al hacer clic sobre cualquier conversación de mensajes asociados, se despliegan para que puedan ser visualizados los distintos mensajes que han sido intercambiados con el mismo asunto. Un clic con el botón derecho nos permite actuar en la conversación para asignar una determinada categoría a cada uno de ellos, así como marcarlo para realizar seguimiento. De este modo, la opción de “limpiar conversación” permite eliminar todas las respuestas redundantes y conservar sólo el último mensaje válido que recopila los mensajes encadenados por los diferentes usuarios. A decir verdad, funciona bastante bien, aunque lo que en la teoría suena bastante atractivo, necesitará de alguna que otra mejora posteriormente, dado que durante nuestro tiempo de uso comprobamos como mensajes con similar tema en el asunto, acaban siendo agrupados aunque no tengan nada que ver entre ellos.

El simple hecho de convertir un mensaje en una reunión ahora es casi inmediato. Es posible crear una convocatoria de reunión en un solo paso. Basta con acceder, dentro del grupo Responder, a la opción dedicada de Reunión, y todos los participantes del correo electrónico serán incluidos en la propuesta.

Búsquedas, trucos y sugerencias
Otra característica que ha ganado enteros frente a la versión de Office 2007 es Outlook 2010, con un motor para realizar búsquedas de mensajes por contenido bastante más avanzado y efectivo que en anteriores ediciones. De hecho, llega a alcanzar los niveles de “Google Search”. Una ficha dedicada aparece cada vez que se introduce un término de búsqueda, lo que le permite afinar las búsquedas al instante, así como los recibidos a última hora, con una indexación de contenidos que actúa de forma mucho más rápida y eficiente que anteriores. Como usuario habitual, siempre he optado por alguna que otra solución alternativa a la de Microsoft, y en esta ocasión, el índice de localización de contenidos, a nivel de correos, ha sido bastante similar a la reportada por Copernic Desktop en su versión 3.2.

Del mismo modo, las sugerencias o mensajes también denominados MailTips permiten a los usuarios corregir sus acciones antes de que los mensajes sean enviados. Incluso los ficheros utilizados como adjuntos y que superen el tamaño máximo permitido por la organización, serán supervisados por la aplicación, informando detalladamente. También permite controlar los destinatarios con dirección restringida o con dominio externo a la organización, para los casos en los que se envían mensajes a grupos de usuarios o departamentos y aparece adjunto alguno otro por error... Sigue leyendo este artículo en el Especial Office 2010 de PC World. ¡Ya en tu quiosco o en nuestra página de suscripciones por sólo 3,5 euros !

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