| Artículos | 01 SEP 1998

Microsoft Office 2000

Tags: Histórico
Nueva versión de la suite ofimática de Microsoft
Jorge Pascual.

A mediados de julio Microsoft nos reunió en su sede central de Redmond ( Seattle, USA ) una selección de aproximadamente cien redactores técnicos de todo el mundo para presentar la beta 2 de la nueva versión de Office . Básicamente las mejoras que se han incorporado a Office 2000 se pueden agrupar en tres grandes bloques: colaboración con tecnología Web, herramientas avanzadas de análisis y facilidad de uso y administración .

Fundamentalmente lo que se pretende con Office 2000 es que cualquier usuario del producto pueda publicar contenidos electrónicos sin necesidad de poseer conocimientos técnicos . En este sentido se quiere elevar el formato HTML al mismo nivel que el formato nativo ( . doc, . xls, . ppt, . mdb ) , pudiendo desde Office grabar y cargar contenidos HTML . Es más, se pretende que HTML sea el formato por defecto de todas las aplicaciones de la suite . Tras las pruebas realizadas con la beta 2 hemos podido comprobar que esa idea se está llevando a la práctica con un nivel de fiabilidad muy alto . Hemos realizado tests de exportación de documentos a HTML, hojas de cálculo y presentaciones de PowerPoint y la calidad obtenida ha sido máxima, consiguiendo un fiel reflejo del documento original . Lo mismo ha sucedido al importar un documento HTML dentro de Excel o de Word . Cuando se guarda en HTML, la misma aplicación se encarga de generar la página Web así como una carpeta con los contenidos gráficos, salvados en formato original y en formato leíble por cualquier navegador ( GIF o JPEG ) .

De acuerdo con FrontPage, la nueva versión de Office incorpora los temas que habitualmente sirven para dar forma al sitio Web . De igual forma, desde cualquier aplicación es posible definir un enlace a otro sitio Web . El portapapeles trabaja en formato HTML, por lo que la copia y pegado de trozos de documentos desde el navegador a Office es algo muy sencillo . Otras de las mejoras referentes a la colaboración e intercambio de información en la Web son la inspección y recuperación de enlaces rotos; la codificación de caracteres en HTML para que cualquier usuario, independientemente del lenguaje que utilice, pueda visualizar correctamente la página y la generación automática del formato gráfico adecuado ( GIF o JPEG ) en función de los contenidos .

Con todo lo anterior desde Office se pretende que el establecimiento de una intranet no suponga una carga para la empresa . Hasta este momento, los usuarios de herramientas ofimáticas generan los contenidos de la intranet que posteriormente son pasados al webmaster . La misión de éste es la de trasladar esos documentos a formato HTML para su posterior publicación en línea . Con el aumento exponencial del contenido de las intranets, la figura del webmaster se ha convertido en un obstáculo para el crecimiento de las mismas . Office pretende que desde el mismo lugar que se generan los documentos puedan ser publicados electrónicamente sin necesidad de intervención alguna del webmaster, solucionando así el problema del mantenimiento de la intranet .

El siguiente bloque de mejoras se centra en las herramientas de análisis destinadas a poder tomar mejores decisiones . Las dos herramientas clave son las PivotTables y los PivotCharts . Las PivotTables son un tipo especial de tablas que se pueden componer dinámicamente sin más que ir arrastrando los campos de las bases de datos hasta los lugares adecuados dentro de las tablas . Esto permite que fácilmente, y con la sola utilización del ratón, se puedan componer tablas cruzadas que inmediatamente se pueden modificar visualmente para ir así ajustando el contraste de datos hasta dar con el deseado . Los PivotCharts no son más que gráficos que se autorefrescan a partir de los datos que va tomando la PivotTable . De este modo, dinámicamente se pueden hacer pruebas hasta conseguir el contraste adecuado, sin necesidad de tener que hacer tablas previas o utilizar SQL manualmente para la generación de esas tablas cruzadas . Otra de las herramientas de análisis es la página Web de acceso a datos, cuyo cometido es extender las aplicaciones de bases de datos hasta la intranet corporativa . Dentro de estas páginas existe la lista de elección de campos, cuyo fin es que el usuario pueda arrastrar hasta la página de acceso a datos los campos que considere oportunos . Con estas páginas lo que se pretende es que los usuarios puedan compartir información más rápidamente y de forma más eficiente . Además, mediante la incorporación de un asistente, los usuarios de Excel pueden crear puentes desde la intranet hasta la base de datos que utilicen .

Pese a que Office puede generar directamente HTML, también puede trabajar con ActiveX . Estos controles proporcionan interactividad en la Web, lo que en algunas ocasiones facilita la tarea de mantenimiento . Por ejemplo, una hoja de cálculo se puede guardar como HTML puro o como un ActiveX incrustado dentro de una página HTML . Si se opta por el primer tipo, el usuario de la intranet únicamente verá datos estáticos, mientras que si se opta por el segundo, el usuario podrá interactuar con los datos . Por ejemplo, imaginemos que tenemos desarrollada una pequeña hoja de cálculo que elabora un préstamo hipotecario . Si ésta la guardamos como HTML puro, únicamente será válida para un determinado interés, un plazo de tiempo fijado y una cantidad también fijada . Si por el contrario se utiliza un control ActiveX, el usuario de la intranet podrá introducir los datos propios, y de este modo el control se comportará exactamente igual que si se estuviera trabajando con Excel . Lo mismo ocurre si se tiene un gráfico enlazado . En el caso de guardarlo como ActiveX el gráfico irá cambiando con los datos, mientras que en HTML puro será un GIF o JPEG estático . En total son tres los componentes web que se entregan con Office 2000: hoja de cálculo, gráfico y PivotTable . Para poder trabajar con ellos es necesario que exista una licencia de Office en la máquina cliente, ya que si se accede desde un ordenador que no tenga licencia de Office esos componentes no funcionarán y la interactividad se perderá por completo .

El tercer gran grupo de mejoras se refieren a la instalación y mantenimiento del producto, además de las herramientas destinadas a la facilidad de uso . Desde Microsoft se habla de una instalación inteligente, cuya gran ventaja es que automáticamente determina cuál es la instalación óptima para un usuario, basando las decisiones en los productos que ya se tienen instalados y que utiliza habitualmente . También se habla de instalación bajo demanda, que consiste en la instalación de programas y componentes según se necesitan y de forma totalmente transparente para el usuario . Es decir, el usuario simplemente utiliza el producto y, si en algún momento se seleccionan opciones que requieren programas o componentes no instalados, Office comienza a buscar el CD-ROM o el directorio de instalación para conseguir esos componentes, y todo ello sin molestar al usuario con avisos o advertencias . Evidentemente esta es una opción encaminada a disminuir el trabajo de mantenimiento del producto por parte del administrador del sistema . La figura del administrador adquiere una especial importancia en Office 2000 . Son muchas las herramientas que se ponen a su disposición, como por ejemplo la posibilidad de modificar el GUI para que determinados usuarios no tengan acceso a algunas opciones de los programas .

Office 2000 constará de un único ejecutable para todos los países . El problema del lenguaje se soluciona con un módulo aparte que, además, se instala automáticamente y el usuario puede tener instalados cuantos lenguajes desee, siendo posible la activación de uno u otro según las necesidades . Esto resulta especialmente útil en intranets extensas donde, pese a que se elaboran documentos en un único idioma, hay personas que prefieren l

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