| Artículos | 01 MAR 2001

Microsoft Excel 2000

Tags: Histórico
Antonia Soler.
41- Habilitar (o deshabilitar) la función Autocompletar
La función Autocompletar se halla activada por omisión en Excel. Su función es completar el texto que hemos comenzado a escribir en una columna de datos si los primeros caracteres tecleados coinciden con una entrada ya existente. Esto facilita la entrada consistente de datos repetitivos en bases de datos. Por ejemplo, en una lista de productos, facilitaría la introducción siempre igual del nombre de la categoría del producto.
Sin embargo, si no trabajamos con listas, esta función puede resultar molesta. En esos casos, puede desactivarse usando la opción de menú HerramientasOpcionesModificar, desactivando la casilla de verificación Habilitar Autocompletar para valores de celda.

42- Filtrar tablas dinámicas
Las tablas dinámicas ya estaban disponibles en versiones anteriores de Excel, permitiendo resumir la información de una lista o base de datos. Pero Excel 2000 las ha mejorado considerablemente. Uno de los aspectos más útiles es que ahora no sólo podemos filtrar la tabla por los campos ubicados en la posición página, sino que además podemos filtrar los ubicados en las posiciones fila y columna. Esto aumenta enormemente la flexibilidad de la información resumida en la tabla.
Para crear una tabla dinámica usaremos la opción DatosInforme de tablas y gráficos dinámicos. Con ello se entra en un asistente de tres pasos que guía el proceso de creación. Para concretar la información que debe mostrar la tabla, pulsaremos en el paso 3 el botón Diseño. Al finalizar, veremos la tabla en pantalla, con los botones de campo disponibles para aplicar filtros.

43- Numerar automáticamente facturas
Si usamos Excel para hacer facturas, pedidos o, en general, documentos que deben numerarse de forma automática, conviene tener en cuenta que existen unas plantillas ya preparadas para conseguir la autonumeración.
Se trata de las plantillas de Excel Informe de gastos, Factura y Pedido. Pueden usarse seleccionándolas en ArchivoNuevoSoluciones de
hoja de cálculo.
Al usarlas por primera vez deben personalizarse, indicando los datos relativos a nuestra empresa. Para ello usaremos el botón Personalizar o cambiaremos a la pestaña Personalizar.
Si queremos que la numeración automática de las facturas o pedidos empiece por 1 no hace falta indicar nada en la personalización. La plantilla ya ofrece una barra de herramientas con un botón que agrega automáticamente números de seguimiento secuenciales cada vez que un usuario asigne un número automático a un nuevo formulario basado en la plantilla. Pero si la numeración automática requiere mayor control, en la personalización podemos indicar la ruta a un fichero de texto que actuará como contador, lo cual permitirá reiniciar numeraciones o empezarlas en un número concreto. El fichero contador debe tener el mismo nombre que la plantilla.
Otro tema interesante es que estas plantillas pueden almacenar la información introducida en las hojas basadas en ellas en otro fichero (en el caso de Facturas llamado BDFACTUR.XLS), que va disponiendo la información en forma de lista o base de datos. Esta función también se facilita mediante uno de los iconos de la barra de herramientas de la plantilla.
Por último, tengamos en cuenta que, para que todo lo anterior esté disponible, debe tener instalado el complemento Herramientas de plantilla, que se carga mediante la opción de menú HerramientasComplementos.

44- Guardar un libro en formato HTML
En Excel 2000, cualquier libro de trabajo puede ser guardado como archivo HTML mediante la opción ArchivoGuardar como página Web. El fichero así generado podrá leerse con cualquier navegador, y si contiene hipervínculos, éstos funcionarán siempre que se refieran a recursos disponibles para el usuario.
La posibilidad de guardar como HTML ya estaba disponible en Excel 97, pero allí aparecía un asistente que preguntaba qué rangos del libro se deseaban guardar en formato HTML. Y lo cierto es que el aspecto final del fichero generado era poco atractivo.
En cambio, ahora no sólo se guarda el libro completo, sino que además podemos controlar el aspecto final del fichero en el navegador.
Para personalizar el modo en que se realiza la conversión a HTML usaremos la opción de menú HerramientasOpcionesGeneralOpciones Web. Podremos personalizar, por ejemplo, la ubicación donde se almacenarán los gráficos y otros archivos auxiliares, especificar el formato en que se guardarán los gráficos o la resolución del monitor donde se visualizarán las páginas.
Si se dejan las opciones por omisión, en el caso de que el libro contenga datos en diversas hojas y gráficos, Excel crea un archivo HTML por hoja y un GIF por gráfico, y los almacena en una subcarpeta con el mismo nombre del archivo HTML principal seguido por la palabra _archivos. Al abrir el fichero principal aparece activa la primera hoja, pero pueden usarse las pestañas de la parte inferior para consultar el libro completo. Además, el archivo HTML puede volver a abrirse en Excel para editarlo, sin perder ninguna característica del fichero original. Si posteriormente el archivo se guarda en otra ubicación, se comprueban los vínculos y se reparan los que no funcionen.

45- Analizar datos de páginas Web
Con Excel 2000 se pueden crear y ejecutar consultas para recuperar datos disponibles en la web, a fin de analizarlos en Excel. Además de obtener los datos, podremos periódicamente pedir su actualización automática.
Para obtener datos de web, empezaremos usando la opción de menú DatosObtener datos externosNueva consulta Web. Aparece entonces una caja de diálogo que permite seleccionar una página web e indicar luego si queremos recuperarla completa, sólo las tablas o sólo una tabla específica. Si pensamos usar en otras ocasiones la consulta conviene guardarla, y luego podremos volver a ejecutarla con la opción DatosObtener
datos externosEjecutar consulta guardada.
En cualquier caso, una vez disponemos de los datos sobre la hoja, la barra de herramientas Datos externos facilita, entre otras cosas, la actualización de los datos.
De forma similar a la descrita podemos también obtener datos de bases de datos externas.

46- Gráficos dinámicos
Relacionado con las tablas dinámicas, Excel ofrece ahora gráficos dinámicos, que se adaptan a las modificaciones que se introduzcan en la tabla. Sin embargo, además, pueden usarse para resolver un problema que antes tenía una solución laboriosa y compleja: la actualización de un gráfico al cambiar el número de datos que representa. Este tema puede resolverse con gráficos dinámicos siempre que la información esté dispuesta en columnas. Veamos cómo hacerlo:
1- Empezaremos seleccionando el rango de datos que deseamos representar gráficamente (o un rango que contenga todos los datos, aunque haya columnas intermedias). Todas las columnas del rango deben tener algún texto en la cabecera, y la selección debe incluir esas cabeceras.
2- El paso siguiente es darle un nombre al rango, usando la opción InsertarNombreDefinir.
3- A continuación, usamos la opción DatosInforme de tablas y gráficos dinámicos para crear un gráfico dinámico. En el asistente, en el segundo paso, nos aseguraremos de indicar el nombre del rango, y no las direcci

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