| Artículos | 01 JUN 1997

Lotus Notes / Domino 4.5

Tags: Histórico
Permite integrar documentos del Web en bases de datos documentales
Mariano Siminiani.

Domino/Notes permite un aprovechamiento eficaz de Internet en la gestión de la empresa.

La utilización de Internet es una excelente ocasión para hacer alarde de nuestras cualidades. Podemos demostrar nuestra paciencia para encontrar la información que buscamos; nuestra voluntad para no entrar en temas distintos de los que estamos buscando; otra dosis de resignación para esperar la transmisión de la información seleccionada; una dosis adicional de resistencia para imprimir la información que hemos traído; nuestra capacidad de actuar con método a la hora de archivar la información en disco y en papel; nuestra capacidad de investigación cuando queremos recuperarla; y, por fin, nuestra tolerancia cuando queramos recuperar la información de Internet que han almacenado otras personas de la empresa. Si el tema que se ha buscado es interesante, es muy probable que también interese a otros usuarios de nuestra red, que volverán a navegar por el Web para localizarlo... y sufrirán, repetidas, las mismas vicisitudes.

Lotus Notes nos puede ayudar ahora en todas estas peripecias. En pocas palabras: desde un usuario cliente de Notes podemos integrar automáticamente los documentos que obtenemos del Web en bases de datos documentales Notes. Una vez en ellas podemos buscarlos y utilizarlos sin estar conectados a Internet. Y esas bases de datos pueden corresponder a aplicaciones de cualquier tipo. Con menos palabras: podemos integrar la información del Web en la gestión de nuestra empresa. Salvamos así la barrera formada por la necesidad de utilizar navegadores específicos para Internet como elementos independientes del conjunto de aplicaciones de la empresa.

Gestionando desde Internet

Veamos lo que ocurre con Notes desde el punto de vista de un usuario normal de Internet. La utilización "clásica" de Internet se realiza mayoritariamente al nivel de información: muchos organismos publican, y el cliente busca y lee, en una actuación predominantemente "pasiva", aunque los objetos que encuentra se muevan. Sin embargo, se va implantando progresivamente una forma "activa" de utilizar Internet (pensemos en los nombres de Active y ActiveX, sin ir más lejos). Domino se emplea a fondo en esta línea. Con él, los clientes de Internet pueden actuar como usuarios de cualquier aplicación Notes a la que tengan autorizado el acceso. Así se puede utilizar Internet tanto al nivel de información como al de gestión. Proporciona una forma "activa" de utilizar un navegador en Internet. En pocas palabras: podemos utilizar aplicaciones Notes de gestión y workflow desde Internet.

Estamos hablando de acceso a las aplicaciones Notes de cualquier usuario autorizado provisto de cualquier navegador. Los usuarios no tienen porqué tener una licencia Notes para entrar en Notes. Esto favorece la puesta en funcionamiento de aplicaciones interempresa, ya que no obliga a la existencia de un entorno homogéneo Notes para compartir sus aplicaciones e información. Aún más: esta característica se puede aplicar a usuarios y entornos internos a la empresa, formando intranets "puras", es decir basadas completamente en estándares y tecnología Internet, que permiten a usuarios o departamentos, cercanos o remotos, incorporarse a aplicaciones Notes ya existentes sin necesidad de disponer de una licencia de cliente Notes, y sin más requisitos que los necesarios para acceder al Web.

Domino es una tecnología que se integra e incluye ahora en Lotus Notes, añadiendo a esta aplicación las funcionalidades de servidor Web. Integra estándares y protocolos de Internet con las funcionalidades de Notes. Y eso tiene otra consecuencia importante: significa que podemos desarrollar en Notes aplicaciones para Internet. Y para nuestras intranets.

Todas estas características no servirían de mucho sin un buen sistema de seguridad, ya que se debe ejercer un control riguroso sobre el acceso de los usuarios de Internet a las aplicaciones e información de Notes. Domino/Notes lo consigue al proporcionar al conjunto la seguridad de Notes. Los usuarios de Internet se pueden incorporar al sistema de seguridad de Notes.

En resumen, Domino/Notes se puede utilizar para interactuar con la empresa estando en Internet, y para sacar provecho en la empresa de la información útil que obtengamos de Internet. La integración de Domino en Lotus Notes formando Lotus Notes / Domino en su versión 4.5 ha sido aprovechada para introducir numerosas nuevas funcionalidades. De ellas, veremos a continuación las que tienen relación directamente con Internet y las intranets. Sin duda harán felices a muchos navegantes. Y a muchos gestores. Y a muchos usuarios de nuestras intranets.

El usuario de Notes en Internet

Domino/Notes permite la navegación por Internet a los usuarios Notes sin abandonar su entorno. Notes añade características de navegador a sus funcionalidades normales. Para utilizar esta modalidad, estando conectados previamente a Internet, no hay más que entrar en la aplicación de Notes indicada en principio como Web Navigator, que es el nombre de su navegador de Internet, como vemos en la figura 1. Así nos encontraremos en el entorno de la figura 2, que es una pantalla normal de visualización de base de datos Notes, aunque presenta algunas diferencias. Lo primero que notamos es que, en lugar de visualizar documentos Notes habituales, estamos viendo páginas Web. La pantalla está dividida en los tres paneles típicos del entorno Notes: panel de navegación por la base de datos (la ventana grande de arriba, a la izquierda), con carpetas que representan diversos aspectos de la base de datos a las que podemos arrastrar páginas Web; el panel de vista (el de arriba, a la derecha), mostrándonos los títulos y otros datos de todas las páginas; y el panel de previsualización (el de abajo), que nos muestra las páginas Web. Si extendemos este último a toda la ventana (con el ratón o mediante el botón "Zoom"), Web Navigator toma el aspecto normal de un navegador (fig. 3).

Estando conectados a Internet, y mediante el uso de los botones correspondientes podemos comenzar ya a navegar normalmente por su entorno. A la hora de visualizar documentos Web, Notes admite applets de Java, controles ActiveX, plug-ins de Netscape, y objetos multimedia según el W3C (World Wide Consortium). Soporta imágenes con formatos GIF y JPEG entre otros. Para permitir también el acceso a los grupos de conversación USENET, Notes incorpora InterNotes News.

Para la navegación, Notes soporta los siguientes tipos de URLs: de HTTP, (Hypertext Transfer Protocol), protocolo de transferencia de información HTML en el Web; de HTTPS, versión de seguridad HTTP usada en combinación con SSL (Secure Sockets Layer); de FTP (File Transfer Protocol), protocolo de transferencia de ficheros en Internet; de Gopher, interfaz para el tratamiento de la información mediante estructuras de menús; de Mailto, enlace utilizado en el sistema de correo electrónico para enviar mensajes a la persona especificada en dicho enlace; y de Finger, protocolo para buscar información sobre usuarios de Internet. Si en algún caso Notes no puede visualizar una página Web (lo que nos ha ocurrido en alguna ocasión), guarda esa página para que se pueda visualizar con otros navegadores. Notes también maneja y guarda los archivos anexos a páginas Web. Y admite los formularios del Web, a los que transforma en formularios Notes para su gestión, y los devuelve al Web con formato HTML.

Todas estas características no aportan mucho sobre las de los demás navegadores. Pero es precisamente aquí donde comienzan las funcionalidades que diferencian a Notes. Veámoslas. En primer lugar, y con objeto de conocer la aportación de Notes a la captura de información, analizaremos con algún detalle las operaciones que debemos hacer normalmente para utilizar la información que conseguimos en Internet. Con otros navegadores, las páginas que vamo

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