| Artículos | 01 SEP 2005

Los mejores trucos de impresión

Tags: Histórico
José M. Alarcón.
Tranquilo, no es que vayan a producirle miedo o alguna cicatriz psicológica. Se trata simplemente de algunos consejos que le ayudarán a sacar el mayor partido a sus impresoras desde Windows.

El laberinto de las configuraciones: cómo sortearlo
Desde siempre, las impresoras han permitido multitud de ajustes referentes a su comportamiento a la hora de realizar su tarea principal: poner en papel lo que sólo estaba en la pantalla. La mayoría de los usuarios suelen jugar únicamente con la calidad de impresión. Lo cierto, sin embargo, es que en la actualidad hay infinidad de ajustes que se pueden realizar en una impresora: calidad, blanco y negro o color, resolución, origen del papel, marcas de agua, doble cara o sencilla, etc. Yo, por ejemplo, para algunos documentos (los que van al exterior) utilizo una marca de agua con el logo de mi empresa, otros los imprimo a baja calidad en blanco y negro, otros a máxima calidad y en color, las facturas desde la bandeja de alimentación manual, etc.
Si usted es también de los que cada vez que imprime un documento tiene que tocar “tropecientos” ajustes en la configuración de la impresora dependiendo de la ocasión, este consejo le resultará de mucha ayuda.
Aunque pueda parecer curioso lo que vamos a contar, en ningún lugar está escrito que una impresora deba instalarse una sola vez en un equipo. Nada nos impide agregar varias veces la misma impresora a nuestro sistema de forma que aparezca repetida. A cada una de estas copias de la impresora le podemos asociar unos determinados parámetros de impresión y cambiarle el nombre para reflejar su cometido. Así, podemos tener “Impresión en borrador”, “Alta calidad”, “Marca de agua con baja calidad”, etc. Podemos agregar tantas veces la impresora como ajustes utilicemos habitualmente. Así, a la hora de imprimir desde nuestro programa favorito bastará con escoger la instancia de la impresora con los ajustes que nos interesen. Se acabó ajustar cien cosas cada vez que imprimimos.

Limitar la instalación de impresoras sólo a administradores
Al igual que en el truco anterior fomentábamos la creación casi indiscriminada de impresoras para atender a nuestras necesidades, bien es cierto que en muchos casos necesitaremos justo lo contrario: que los usuarios no puedan agregar impresoras y usen sólo las que nosotros les facilitemos. Esto toma especial relevancia en Windows XP, ya que varios usuarios con cuentas recortadas pueden hacer uso de la misma máquina en un aula, un ciber, etc.
Se puede conseguir que sólo los administradores y usuarios avanzados en Windows XP/2000/2003 sean capaces de añadir nuevas impresoras al sistema, impidiéndolo a los usuarios normales (de permisos recortados).
Para ello abra el registro de configuraciones de Windows (regedit.exe) y navegue hasta la clave HKEY_LOCAL_MACHINE\System\CurrentcontrolSet\Control\Print\Providers\LanMan Print Services\Servers. Una vez en ella, si no existiera, cree una entrada de tipo DWORD con el nombre AddPrinterDrivers y asígnele el valor 1. Con esto quedará bloqueada la gestión de impresoras para todos los usuarios salvo los administradores.
También puede darse el caso contrario y es que desee permitir a los usuarios limitados añadir tantas impresoras como necesiten para sacar partido al truco anterior. Es muy sencillo. Sólo tiene que asignar el valor 0 a la clave indicada.

Balancear la carga de impresión entre varias impresoras
Si en nuestra empresa o pequeña oficina se trabaja mucho con la impresora y debido a ello siempre la tenemos saturada, con unos esperando a que terminen los trabajos de impresión de los otros, podemos recurrir a este estupendo truco para aumentar la capacidad de impresión.
Al precio que están las impresoras en la actualidad no parece una inversión descabellada adquirir otra impresora idéntica a la que ya tenemos. Si conectamos la nueva impresora (o impresoras, pueden ser varias nuevas) al mismo ordenador podemos hacer que éste reparta automáticamente la carga de trabajo entre todos los dispositivos, aliviando así los cuellos de botella.
Lo normal será usar impresoras que se puedan conectar a través de puertos USB, ya que suele haber varios en el equipo, mientras que puerto paralelo (LPT, para impresoras tradicionales) normalmente sólo hay uno.
Conéctelas todas ellas a sendos puertos USB de su equipo y proceda con la instalación de sólo una de ellas. Una vez instalada y probada vaya a la carpeta de Impresoras en su menú de Inicio y abra las propiedades usando el correspondiente menú contextual. En la pestaña Puertos, acepte la opción para usar el balanceado de carga de las impresoras y marque los puertos en los que estén conectadas.
Ahora sólo habrá una impresora visible en el equipo y en la red (si la comparte, como es lógico) pero en realidad serán dos o más diferentes que trabajan como una sola. Así, Windows irá distribuyendo los trabajos automáticamente entre el grupo de impresoras según sea necesario, aliviando la carga de la impresora original.
Este truco también puede funcionar con impresoras idénticas que se usen de forma remota (en red), pero hay que tener cuidado al hacerlo, puesto que si están dispersas en un edificio no tendremos manera de saber a través de cuál de ellas ha salido la copia que hemos enviado a imprimir, lo cual puede ser desesperante si tenemos prisa (o divertido si queremos darnos un paseo).

Usar páginas de separación de trabajos
Cuando se comparte una impresora en la red es muy habitual que los usuarios envíen documentos a la cola y luego tarden en ir a recogerlos. Si a esto unimos un entorno de elevado tráfico de impresión el resultado es que los documentos de unos y otros se mezclan continuamente, y se pierde tiempo averiguando de quién es cada grupo de hojas, dónde termina cada documento, etc.
En estos casos resulta de utilidad que la impresora imprima de forma automática una página de separación de trabajos que indique, como mínimo, de quién es el documento y cuándo se ha enviado a imprimir.
Se puede incluir una de estas páginas especiales yendo a las propiedades avanzadas de una impresora local (que es la que luego se comparte) y asignando un archivo de página de separación mediante el botón incluido a tal efecto (ver figura adjunta).
Windows proporciona de fábrica tres páginas de separación predefinidas que podemos encontrar en C:\Windows\System32. Ver tabla.
Puede utilizar cualquiera de estos archivos de separación o bien crear uno propio. Si abre alguno de los mencionados verá que están formados únicamente por comandos de texto que indican al controlador cómo crear la página de separación. Basta con que cree un archivo similar y lo guarde con la extensión .sep para disponer de uno propio. Si se aventura con esta posibilidad le resultará de ayuda la tabla con los significados de los comandos (que no viene incluida en la ayuda de Windows y no es fácil de conseguir) así como consultar el contenido de los que vienen con Windows.

Cómo establecer los permisos de impresión más adecuados
Al igual que con cualquier otro recurso del sistema operativo, en el caso de las impresoras también es posible controlar con precisión lo que pueden (y lo que no pueden) hacer con ellas los usuarios. De hecho la forma de proceder es prácticamente la misma. Se abre la carpeta Inicio » Impresoras y faxes, y se e

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