| Artículos | 01 MAR 2007

Juan Jiménez García gestiona la carga de animales con dispositivos móviles

Tags: Histórico
Con tecnología BlackBerry, Movistar e ITOS Outsourcing Services
Pablo Oliveira.
Que una empresa del sector primario como es la ganadería decida introducir en sus procesos una solución que involucra nuevas plataformas ERP con dispositivos móviles es una muestra de que prácticamente cualquier empresa puede beneficiarse del uso de nuevas tecnologías, siempre y cuando se adapten a sus necesidades y a sus presupuestos. Juan Jiménez García ha conseguido en un tiempo récord adaptar sus antiguos albaranes en papel a un sistema de comunicación que le permite conocer casi en tiempo real la situación de los pedidos a través de una sencilla BlackBerry.

Juan Jiménez García es una empresa fundada en Lorca, Murcia, en la década de los sesenta dedicada a las actividades ganaderas y a la producción de piensos. La empresa tiene actividades en el sector porcino, vacuno y ovino, siendo el primero el que supone la mayor parte de su negocio. Con 200 granjas repartidas entre las provincias de Almería, Granada, Jaén, Málaga, Murcia, Sevilla y Toledo, sus responsables han visto la necesidad de acelerar los procesos de pedidos con el objetivo de automatizar lo más posible la confección de los albaranes de venta o traslado de animales.
Su actividad ganadera requiere el movimiento constante de animales desde las diferentes granjas. Debido a que éstas se encuentran ubicadas en diferentes puntos geográficos, uno de los principales problemas que detectaron es que los albaranes de entrega se recibían en la sede central con varios días de retraso. La planificación se convertía en un proceso muy difícil de gestionar, ya que se necesitaba conocer en todo momento la cantidad de animales reales que se tenían en las diferentes granjas.

Una infraestructura adecuada
Antes de la introducción del nuevo sistema, el proceso de cargas de animales comenzaba cuando los responsables de zona enviaban a la central un listado semanal de animales que estaban listos para salir de las granjas. Esta información se enviaba físicamente, en un formulario impreso en papel, por fax o correo electrónico. Además, los clientes solicitaban sus pedidos mediante una llamada telefónica. Con estos datos, una persona era la encargada de realizar una planificación y crear un listado de previsiones, detallando la cantidad de animales que iban a salir y las granjas, el cliente y el transportista que se harían cargo del pedido. Así, cada transportista recibía el conjunto de la previsión semanal que le correspondía, pero para cada carga o entrega el transportista debía realizar un albarán manuscrito con copia para el cliente. De este modo, todo el sistema de intercambio de información se realizaba a través de documentos en papel.
“Además, la planificación de todas estas cargas se realizaba en una hoja de cálculo y se quería comenzar a utilizar el sistema ERP Microsoft Dynamics Axapta. Esto proporcionaba una mayor consistencia de los datos y una mejor accesibilidad a la información”, comenta Pedro Rodríguez, responsable de sistemas de Juan Jiménez García. Según Rodríguez, lo que se ha querido mejorar con el proyecto de introducción de dispositivos BlackBerry e impresoras portátiles es agilizar estos pasos facilitando la tarea a las personas implicadas y para contar con toda la información de una forma inmediata en los sistemas informáticos. “Todo empezó como un pequeño proyecto interno dentro de la empresa para ver la viabilidad de la solución de estos problemas con la creación de una pequeña aplicación Java J2ME para BlackBerry. Pronto se vio que técnicamente el proyecto era posible y que los costes asociados a su desarrollo y posterior uso no eran muy elevados, por lo que nos decidimos a acometer el proyecto”, argumenta el responsable de sistemas.

El “Proyecto BlackBerry”
La introducción de dispositivos Black-Berry ha sido una solución interna de la empresa, desarrollada por el departamento de informática, aprovechando los conocimientos en la materia del responsable de sistemas que, antes de incorporarse a esta empresa, había trabajado ya en varios proyectos de tecnologías móviles. Así, se han reducido los costes, al no contratar un servicio externo, y se ha optimizado el trabajo, ya que se ha desarrollado por personas que conocen totalmente el funcionamiento de la empresa. Además, reconocen que han contado en todo momento con el apoyo de técnico de Telefónica Movistar, en lo referente a las comunicaciones del servicio BlackBerry Correo Movistar; y de ITOS Outsourcing Services, como proveedor de las impresoras portátiles necesarias para el funcionamiento de la solución.

Hacia el nuevo sistema automatizado
Con la introducción de los dispositivos BlackBerry, las impresoras portátiles y la adaptación del sistema central al ERP Axapta el objetivo era la automatización de todo el proceso. Completar todos los campos de un albarán a mano impedía que se pudieran señalar todos los datos que permiten dotar de más detalle a los pedidos. Además, el envío de estos albaranes a la sede central para su pertinente registro se producía con retrasos, lo que impedía que se reflejara con exactitud la situación actual de las granjas.
Así, la confección de partes a través de dispositivos móviles ha traído como beneficios la disponibilidad de la información en un menor tiempo y el ahorro de tiempo del personal de oficina, al eliminar casi totalmente la tarea de introducción de los datos de los albaranes en el sistema. Además, los transportistas pueden saber así, en todo momento, qué cargas deben realizar con sólo acceder a la aplicación y se puede obtener una visión casi en tiempo real de todo el proceso. Finalmente, prácticamente se han podido sustituir las comunicaciones a través de teléfono o fax por el nuevo sistema de mensajes de correo electrónico. Con este sistema el responsable crea las previsiones en el ERP central, indicando todos los detalles de las cargas que hay que realizar. Así, cuando un transportista ejecuta la aplicación en su BlackBerry le aparecerán las previsiones que él tiene aún pendientes. Estos datos sirven para crear el parte que se envía al servidor desde el terminal, donde son procesados, creándose los pedidos de venta y de compra correspondientes. De este modo, el usuario recibirá un número de albarán y podrá proceder a imprimir un comprobante (ticket) con todos los datos del pedido.

Resolviendo los inconvenientes
Aunque la adaptación a estos nuevos sistemas pueda parecer un proceso sencillo, la empresa ha tenido que resolver una serie de importantes escollos para llevar a cabo el proyecto de forma exitosa.
Como siempre en este tipo de proyecto, la utilización de nuevos dispositivos y nuevas aplicaciones desarrolladas por usuarios con muy pocos conocimientos en tecnologías provocó en un primer momento la desconfianza por parte de los trabajadores. Por ello, el objetivo era desarrollar una solución simple, fácil de utilizar, con una interfaz amigable y que permitiera realizar las tareas rápidamente. “Desde su puesta en funcionamiento en agosto, el uso de la aplicación ha ido aumentando progresivamente y esto es una clara muestra de la aceptación de la aplicación por parte de los usuarios finales. Aún así, hemos introducido a un departamento reticente a los cambios en el manejo del nuevo programa debido a que era vital la introducción de los datos de

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