| Artículos | 01 DIC 2005

Informes dinámicos con Excel

Tags: Histórico
Rodolfo de Benito.
Excel estrena un complemento gratuito englobado dentro de las herramientas de explotación de business intelligence y enfocado a la creación de informes dinámicos a partir de datos multidimensionales. estos informes incluidos en el paquete analysis services complementan perfectamente a las tablas dinámicas que vimos En la entrega del mes anterior y también utilizan cubos OLAP como fuente de datos.

Instalar el complemento de Excel para Analysis Services
Las posibilidades que ofrece este complemento se asemejan bastante a las de las tablas dinámicas (vistas en el número 225 de PC World) y, de hecho, comparte funcionalidades con ellas como, por ejemplo, los filtros de página o el intercambio de ejes, aunque no incluye la integración con gráficos dinámicos. Por tanto, no puede considerarse como un sustituto de las tablas dinámicas pero es más potente y flexible en algunos aspectos relacionados con la exploración interactiva de datos y el análisis avanzado, como por ejemplo:
- Informes dinámicos estructurados y de formato libre.
- Análisis de tipo Causa-Efecto (What-if Analysis). Este análisis permite introducir cambios en los datos numéricos del informe y ver cómo repercute este cambio.
- Acciones (Actions). Permite la apertura directa de páginas web relacionadas con los datos mostrados en el informe, por ejemplo, al hacer clic en el nombre de determinado vendedor podría visualizarse una página web de la intranet de la empresa con los datos del comercial.
- Datos detallados (Drillthrough). Las fuentes de datos utilizadas para crear estos informes contienen datos agregados o resumidos y almacenados en una estructura denominada cubo. Drillthrough accede a esos datos detallados en caso necesario. Por ejemplo, si el informe compara las ventas anuales de un producto a lo largo del año, podríamos acceder al detalle de todas y cada una de las ventas diarias.
Antes de utilizar el complemento Excel para Analysis Services y descargarlo desde la página www.microsoft.com/downloads/details.aspx?displaylang=es&FamilyID=DAE82128-9F21-475D-88A4-4B6E6C069FF0. hay que tener en cuenta que sólo funcionará con Excel 2003 o con Excel 2002 y el Service Pack 3 de Office XP. El proceso de instalación es el habitual y no presenta ningún problema. Una vez instalado, Excel dispondrá de una nueva barra de herramientas y un nuevo menú, Análisis del cubo, desde los que es posible elaborar los informes dinámicos y trabajar con el complemento. En los trucos siguientes veremos cómo crearlos y utilizarlos.

Cómo conectar con los datos origen del informe
Los datos utilizados por un informe están almacenados en cubos de datos que, generalmente, son creados por un servidor OLAP como Microsoft SQL Server. En este truco trabajaremos con el cubo local creado en la entrega del mes pasado a partir de la base de datos Neptuno (ver PC World nº 225). El cubo contiene las dimensiones: FechaEntrega, País (jerarquizada como País, Región, Ciudad y NombreProducto), NombreCompañía y Vendedor.
Para crear el informe es necesario establecer una conexión con el cubo y conectarse a ella. Si no dispones de una conexión a los datos realízala de la forma siguiente:
1. Selecciona en el menú de Excel Análisis del cubo » Administrar conexión....
2. Pulsa el botón Nueva y elige la ubicación del cubo según corresponda: Servidor, Cubo local o HTTP. En nuestro caso elegiremos la segunda e indicaremos el nombre y ubicación del cubo local con los datos de las ventas registradas en la base de datos Neptuno.
3. Pulsa el botón Siguiente y por último Finalizar para crear la conexión con el cubo y terminar el asistente.
Ahora sólo falta conectarse a ella seleccionando la correspondiente al cubo de datos a analizar y pulsando Conectar. Asegúrate de que el estado de la conexión indica Abierta.

Informes estructurados con Analysis Services
Son informes de disposición fija en la hoja de cálculo muy semejantes a las tablas dinámicas y, al igual que éstas, pueden dividirse en los apartados o zonas siguientes: eje de filas, eje de columnas, filtro de página y cuadrícula de datos. Por ejemplo, en eje de las filas del informe podemos tener los productos vendidos, en el de las columnas los meses del año 2004 y en la cuadrícula de datos la cantidad vendida de cada producto por meses y, además, con un filtro de página conseguiremos que la información mostrada pertenezca sólo al vendedor que indiquemos.
Básicamente, para crear un informe estructurado indicaremos qué zonas contendrá y asignaremos una dimensión del cubo de datos a cada una de ellas. Ambas operaciones pueden realizarse fácilmente con ayuda del panel de tareas Elaborar informe, accesible desde la barra de herramientas del complemento. Este panel, a su vez, contiene el Panel de diseño y el Panel de datos, según queramos trabajar con el diseño del informe o asignar dimensiones a una zona del mismo.
En resumen, los pasos básicos para crear un informe estructurado son:
1. Activar el panel de tareas Elaborar informe, mostrar el Panel de diseño y elegir una de las estructuras predeterminadas de informe, por ejemplo Fila, columna y filtros de página.
2. En caso necesario, añadir más segmentos al informe seleccionándolos en el apartado Insertar segmento o cuadrícula. Por ejemplo, podríamos seleccionar otro filtro de página.
3. Seleccionar una zona del informe, mostrar el Panel de datos, elegir en el apartado Origen de datos la dimensión que va a mostrar y pulsar el botón Aplicar, repitiendo el proceso para las restantes zonas del informe. Ten en cuenta que la primera vez que se indica el origen datos es necesario seleccionar el nombre de la conexión que se está utilizando.
Si necesitas borrar una dimensión sólo tienes que seleccionarla en el informe y elegir en el menú Análisis del cubo » Eliminar » Segmento.

Cómo manipular los informes estructurados
Podemos dividir la manipulación de estos informes en las acciones siguientes:
- Seleccionar un filtro de página, escogiendo un nuevo valor en la lista desplegable del filtro. Por ejemplo, seleccionando el primer trimestre del año para ver sus ventas correspondientes.
- Pivotar ejes, arrastrando los datos situados en el eje de las filas al eje de las columnas y viceversa. Esta acción se realiza arrastrando el símbolo más (+) de cualquier celda perteneciente al eje. Empleando este mismo sistema también podrás cambiar de celda un filtro.
- Mover todo el informe, arrastrando el símbolo (^) de cualquier celda del informe y soltándolo en otra posición.
- Navegar por los datos, mediante el menú Análisis del cubo » Exploración, por ejemplo para expandir o contraer las dimensiones de datos. Si se trata de un informe que totaliza los productos vendidos en un año, al expandir la dimensión de la fecha se totalizarán los datos de las ventas por trimestres y si se expanden nuevamente se totalizarán por meses. Al contraer se conseguirá la acción contraria.

Cómo crear informes de diseño libre
Se construyen de forma similar a los estructurados salvo que se asignan directamente los datos del cubo a celdas de la hoja de cálculo en lugar de a una zona del informe (eje de fila, eje de columna, e

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