| Artículos | 01 FEB 1996

Hojas de cálculo: las grandes desconocidas

Tags: Histórico
Filosofía para optimizar su trabajo con hojas de cálculo
Enrique Dans.

El trabajo sin estructura dentro de una hoja de cálculo puede convertirse en una bomba de relojería en contra de la productividad y de las capacidades analíticas de la misma. A lo largo del presente artículo se plantea un ejercicio filosófico para el momento antes de comenzar su próximo modelo, y comprobar las ventajas de trabajar en un entorno de total flexibilidad. Independientemente de lo bueno que se considere manejando su hoja de cálculo, verá como sus análisis y sus conclusiones ganarán con el cambio.

El título de este artículo puede parecer ciertamente paradójico a un número importante de usuarios. ¿Desconocidas las hojas de cálculo? ¿Un programa que cientos de miles de usuarios utilizan habitualmente en el contexto de su trabajo y que se ha convertido en algo así como un estándar dentro del manejo de información en el mundo de los negocios? ¿Cómo puede considerarse desconocido un programa que un número importante de usuarios retuerce hasta la saciedad en busca de los más variados y a veces siniestros fines?

Sin embargo, después de la experiencia con un número importante de directivos españoles a lo largo de un experimento desarrollado desde hace cinco años en el Area de Tecnologías de la Información del Instituto de Empresa, y a la luz de las comparaciones establecidas con usuarios de mercados como el americano -considerado más evolucionado que el español en lo referente a factores tecnológicos-, se puede empezar a entrever una curiosa conclusión: si bien las hojas de cálculo son utilizadas por un muy importante volumen de usuarios con resultados aparentemente satisfactorios, menos del 2% de esos usuarios optimiza totalmente su utilización.

Dejando aparte el tópico que enuncia aquello de que el 70% de las prestaciones de cualquier programa nunca llegarán a ser utilizadas, ni incluso conocidas por el usuario medio, parece ser que la sola incorporación de ciertos elementos de división y compartimentación de las funciones, y la simple lógica aplicados a la construcción de modelos, permite que incluso aquellos usuarios acostumbrados a manejar horas y horas la hoja de cálculo en interminables sesiones de análisis de escenarios, descubran una especie de nuevo universo de posibilidades que se abre ante su tradicionalmente explotado instrumento de análisis.

Como en tantas ocasiones dentro del sector informático, el uso de una herramienta se ha popularizado antes que la cultura necesaria para utilizarlo. Y en el caso de la hoja de cálculo, herramienta que comentábamos imprescindible dentro del mundo de los negocios, el desconocimiento provoca desde simples pérdidas de un tiempo a veces demasiado caro, hasta la mera imposibilidad de emplear el programa para obtener el tipo de análisis que se planteaba obtener.

Las ideas más importantes

Primera enmienda a la totalidad: lo importante de la hoja de cálculo no es su impresionante capacidad para realizar complejas operaciones matemáticas en un tiempo récord. Eso lo hace bastante mejor y con mejor relación calidad/precio una simple calculadora de bolsillo. Lo verdaderamente importante es otra característica llamada flexibilidad. Corolario a la primera enmienda: si su trabajo en un momento dado supone realizar una serie de cálculos, por complejos que éstos sean, para conocer finalmente su resultado, no utilice una hoja de cálculo. Use una calculadora. En un sinnúmero de ocasiones lo único que queremos saber es eso: ¿cuánto da no se qué operación? No justifique el uso de una hoja de cálculo para algo así, no vale la pena. No sea forofo, sea funcional. La utilidad de una hoja de cálculo comienza tan sólo o cuando el resultado no es más que un punto de partida, un primer escalón para su posterior análisis o, como segunda posibilidad, cuando lo que se va a hacer se convertirá de alguna manera en una operación repetitiva, en algo que redundará en una mayor productividad posterior. Y tan sólo en esos dos casos, no hay más. Ni menos.

Segunda enmienda: ¿qué es lo que sabe verdaderamente hacer una hoja de cálculo? Primero e indudable, calcular. En ese sentido, la hoja de cálculo es como un enanito introducido en el interior de nuestro ordenador y que resulta ser una fiera de las matemáticas, es decir, calcula a toda velocidad y además con una precisión a veces obsesiva. De hecho, en algunas ocasiones donde se incluyen recálculos verdaderamente complejos, lo único que nos faltaría por ver es la cabeza del susodicho enanito emergiendo por la boca de la disquetera y lanzando improperios contra los familiares más próximos del usuario.

Sin embargo, esto es sólo el principio al que nos hemos referido en la primera enmienda, y algo más debe haber. Una hoja de cálculo es, además, capaz de tomar ciertas decisiones de primer nivel mediante el uso de dos tipos de funciones: las funciones lógicas y las de búsqueda. Gracias a esos dos tipos de funciones, que van más allá del mero enanito calculador, el usuario puede relajar una gran cantidad de fases de la toma de decisiones en el ordenador, haciendo que sólo aquellas que verdaderamente necesitan algo de inteligencia coyuntural recaigan en él. Todo lo demás, lo puramente mecánico, el "si pasa esto haz aquello" o el "vete a esta tabla a ver lo que da esto", se resuelva mecánicamente. No olvide que cuando trabaja con una hoja de cálculo la capacidad de proceso que puede saturarse no es la del ordenador, es la suya.

Dadas estas cuestiones, el trabajo con una hoja de cálculo se reducirá, en principio, a dos cuestiones: si lo que intentamos es un modelo para soporte a la toma de decisiones, nuestra meta será conseguir la mayor flexibilidad posible. Y si, por contra, lo que intentamos es mecanizar un proceso repetitivo, algo que todos los meses nos tortura con sus metódicas secuencias de cálculos, nuestra meta será la comodidad y la seguridad. La claridad en el planteamiento de lo que queremos conseguir cuando nos sentamos delante del programa nos ayudará a acercarnos a nuestros objetivos de una manera más eficiente.

Calcular frente a analizar

¿Qué tipos de cosas pueden introducirse en una hoja de cálculo? Fundamentalmente tres: textos, números y operaciones. Modernamente cuatro, en ciertas hojas de cálculo se define la llamada entrada mixta, compuesta de letras y números, y dotada de una serie de características y comportamientos especiales. Con tan sencillos mimbres, ¿en qué se diferencia la hoja de cálculo de una calculadora? Simplemente, en lo siguiente: cuando en una calculadora se pretende sumar, por ejemplo, 12.347.993 con 23.987.286, lo que se hace es introducir el primer número en una pantalla a través de unas teclas, y ese número aparece. Después, se pulsa una tecla de operación, y ahí aparentemente no ha pasado nada. Finalmente, se introduce mediante el mismo procedimiento el segundo número, y el primero desaparece de nuestra vista, y no se puede volver a él. Por último, presionamos una tecla mágica en la que pone = y aparece el resultado, 36.335.279. Pero ya no vemos ni al primer ni al segundo protagonista, sólo a su consecuencia. Una calculadora, por así decirlo, es un sistema de cálculo secuencial, en el que sólo una unidad de información cabe ante nuestra vista, pero que en la mayoría de los casos nos llega, porque nos da lo que queríamos, un resultado.

En una hoja de cálculo, la historia es bien diferente: deje Vd. caer los dos números donde quiera, y en una tercera casilla opérelos, y si quiere ponga entradas de texto para ilustrar lo que es cada uno. La diferencia, aparte de ser más bonito y más ilustrativo (a cambio de un consumo de recursos exagerado en comparación con la espartana calculadora), radica en que aquí sí vemos a todos los protagonistas de la historia, y podemos actuar sobre ellos una vez que la operación está hecha sin necesidad de repetir la totalidad del proceso.

En tamaña obviedad radica la verdadera ventaja d

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