| Artículos | 01 NOV 1996

Hojas de cálculo: el proceso productivo hasta el final

Tags: Histórico
Enrique Dans.

¿Es usted usuario de una hoja de cálculo? ¿Cree que la aprovecha plenamente? Conozca las herramientas más olvidadas y productivas de una hoja de cálculo.

Hace algún tiempo tuvimos ocasión de esbozar una filosofía práctica de trabajo con las hojas de cálculo (PC World nº 118, Febrero 96). En este artículo comentábamos que de las cosas más importantes que uno puede hacer al plantearse su trabajo con una hoja de cálculo es respetar la mágica división entre entradas de información, procesos de resolución y salidas del tipo que sean. Con este esquema, más o menos ramificado en función de las necesidades, pero siempre necesariamente basado en compartimentos estancos, uno tiene claro en principio cómo desarrollar su trabajo, y soluciona además una papeleta bastante típica, a saber, ¿por dónde empiezo? Ahora bien, el proceso productivo no está completo. Hasta el momento nos hemos limitado a marcar las, digamos, normas de higiene y buena conducta. Comencemos, por tanto, con la parte realmente interesante: hasta dónde puede llegar esto de la hoja de cálculo, o, más propiamente, en qué casos y de qué manera nos va a servir con eficiencia.

El análisis de datos

El análisis de datos es la primera y principal función de la hoja de cálculo, aquella para la que fue diseñada en sus orígenes. Se adapta plenamente al esquema comentado en el artículo anterior de Entradas/Procesos/Salidas, y se desarrollará tanto mejor cuanto más estrictos y ordenados seamos en ello. Llegar con nuestra hoja al resultado de una serie de cálculos más o menos complejos puede ser considerado ahora como un primer paso, un momento inicial del análisis. Lo verdaderamente interesante suele venir después, cuando comenzamos a aplicar la serie de instrumentos que la hoja pone a nuestra disposición. Básicamente, estos instrumentos pueden clasificarse en los siguientes: herramientas de análisis de escenarios, de búsqueda de objetivos, de planteamiento de problemas y de análisis de sensibilidad. Cualquiera de ellos, por separado, ofrece posibilidades francamente brillantes, y en general sorprende a muchos usuarios con tendencia a considerarse a sí mismos como de perfil alto en el manejo del programa. Lo que pretendo con la enumeración que sigue es que usted, como usuario, piense si en su trabajo utiliza habitualmente análisis de este tipo, y si no lo hace, pero estima que sería interesante hacerlo se informe de cómo podría llegar a desarrollarlo en su programa de hoja de cálculo. Si su programa no lo tiene, malo: cámbiese de programa.

Análisis de escenarios: El análisis de escenarios podríamos caracterizarlo como una herramienta capaz de, una vez terminada la hoja, tomar la celda de salida y, en función de los valores que tomen una serie de celdas variables, ver su valor y tomar nota de él. Pongamos un ejemplo: usted está trabajando el análisis del lanzamiento de un producto, y barrunta que los factores críticos que decidirán si el producto se lanza o no son su precio, el tamaño estimado de su mercado, la cuota de ese mercado que se alcance en el lanzamiento y el coste de uno de los componentes. Dado este panorama, tiene dos posibilidades.

La clásica sería imprimir una hoja de cálculo completa de cada una de las combinaciones de escenarios que estima posible, y aparecer en la reunión de presentación del tema con un tomo del tamaño de un Espasa que posiblemente nadie se va a leer. La otra consiste en hacer, de la manera más automática que se pueda, una hojita que defina cada escenario poniendo sólo el valor de cada celda variable (cuatro celdas por escenario) y, al lado, el valor de la celda o celdas de salida, pongamos por caso la valoración del proyecto y el periodo de recuperación de la inversión. Si este resumen es capaz de generarse de manera cuasi-automática, es evidente que habrá obtenido algo presentable, con información de inmediato uso, que puede proyectar tranquilamente sin aburrir a nadie en una reunión y que posiblemente permita tomar decisiones o sacar las conclusiones oportunas de un solo vistazo.

Búsqueda de objetivos: La búsqueda de objetivos y las herramientas de planteamiento de problemas están íntimamente relacionadas, la primera puede considerarse algo así como la hermana pobre de la segunda. La búsqueda de objetivos centra sus posibilidades en algo muy sencillo: ya he terminado mi hoja, me da este resultado, y quiero ver cuánto tendría que ser una de las variables de entrada para que mi resultado final llegase a tal cantidad. Ejemplo clásico: mi lanzamiento del producto está diseñado, ya sé cuánto gano o pierdo, pero ¿cuántas unidades tengo que vender para superar el umbral de rentabilidad exigido por la compañía para acometer nuevos proyectos? ¿y para llegar a beneficio cero? Son preguntas sin duda interesantes.

La limitación de la búsqueda de objetivos radica en que sólo es capaz de ajustar una celda en función de otra, y además sin condicionantes de ningún tipo. Si nuestro proyecto es tan maravilloso que no hay manera de perder dinero con él, la búsqueda de objetivos nos responderá, sin despeinarse lo más mínimo, que para hacer beneficio cero hay que vender 1.250 unidades ¡negativas! de producto. Y se queda así, tan ancho. Esto es algo para análisis rápidos y simples, para cosas más sofisticadas, tenemos que recurrir al planteamiento de problemas.

Planteamiento de problemas: El planteamiento de problemas es también una situación común, y probablemente de las herramientas más valiosas y menos utilizadas de las hojas de cálculo. El Solver, en Microsoft Excel, o el Analizador en Lotus son en general prestaciones oscuras en su funcionamiento para la mayoría de los usuarios, y lo digo a la luz de la muy amplia muestra de directivos de muchas compañías que todos los años circulan por las aulas del Instituto de Empresa.

Se trata de algo tan atractivo como lo siguiente: ya tengo mi hoja desarrollada, y decido coger una celda, normalmente una de la zona de salidas, e intentar maximizarla (por ejemplo, si es un beneficio) o minimizarla (un coste) o llevarla a un valor determinado. Además, para llegar a ese fin, autorizo a que se prueben valores dentro de una serie de celdas de la zona de entradas (nótese una vez más el interesante beneficio que obtenemos de nuestra estructuración), y que los valores que se prueben u otros estén restringidos de las más diversas maneras. Por ejemplo, coger el coste de reparto de mercancías entre las diferentes sucursales por toda España, y minimízarlos. Para ello, se autoriza a juguetear con las celdas que contienen la cantidad a enviar desde cada uno de los almacenes a cada sucursal, pero, eso sí, que las cantidades a probar sean siempre positivas, números enteros (por no mandar media unidad de producto a ningún sitio) y que, además, una serie de celdas que representan la cantidad almacenada en cada sucursal sea siempre igual o superior que la demanda estimada para cada una de esas sucursales. Con esos datos, la herramienta se pondrá a trabajar y acabará encontrando el mejor compromiso de reparto de mercancías teniendo en cuenta toda la parafernalia de datos que hayamos introducido en el problema. Mas ideas; ajuste de balances, reparto de turnos en personal, carteras de valores, decisiones de producción a alta o baja capacidad o hasta diseños en ingeniería. Simplemente es cuestión de tener un problema planteable de esa manera y una hoja bien organizada.

Análisis de sensibilidad: Por último, pero no menos importante, las herramientas de análisis de sensibilidad, Tabla de Hipótesis en Lotus o simplemente Tabla en Excel. Se trata de lo siguiente: como siempre, con el problema terminado, cogemos nuestra solución y nos decimos: muy bonita esta solución, sí, pero... ¿qué pasaría con ella si una o dos variables de entrada cambiasen su valor en un intervalo de diez puntos arriba o abajo? Y, además, me gustaría ver cómo varía mi solución en cada una de las comb

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