| Artículos | 01 NOV 2004

Historial de archivos con Windows 2003

Tags: Histórico
José M. Alarcón.
En este artículo veremos cómo es posible montar un sistema de control de versiones de archivos de manera sencilla y totalmente integrado con el explorador de Windows.

Versionamiento de archivos
Casi todo el trabajo que se realiza en un ordenador tiene que ver de alguna manera con archivos. Cuando trabajamos con una hoja de cálculo, texto o imagen, al final el resultado de nuestro trabajo se almacena en un archivo. Desde mi punto de vista una de las características que harían más útil un sistema de archivos sería disponer de un sistema de versiones automático. Así, bastaría indicar que queremos mantener un histórico de un archivo o carpeta para que, de forma automática y transparente, cada vez que modificásemos algo pudiésemos seguir sus cambios. Piense en lo útil que resultaría en muchos casos:
- Un contable dispondría de todas las versiones de sus hojas de cálculo. Si se descubre un error podría volver hacia atrás para verificar uno por uno los cambios realizados sobre los números, identificando la causa más fácilmente.
- Un equipo de programadores podría almacenar todas las versiones del código fuente de sus aplicaciones y consultar o recuperar cualquiera de ellas si lo necesitase. Adiós a usar tediosas herramientas de forma manual o dependientes de un entorno de desarrollo.
- Si debido a un fallo de alimentación o cualquier otro motivo un archivo se corrompe o se elimina siempre podemos recuperar su estado anterior y volver a trabajar con él.
Mientras no disponemos de algo similar nativamente en el sistema operativo podemos intentar emular esta funcionalidad de otros modos. A ello nos ayudará una de las nuevas características de Windows 2003: el servicio de instantáneas. En mi opinión se trata de una de las mejores características añadidas a este sistema operativo de servidor y en ciertos entornos, sólo por disponer de ella, ya vale la pena actualizarse (aunque hay muchísimas razones más para hacerlo, claro).
Como virtud adicional de este sistema habilita la posibilidad de recuperar archivos borrados en unidades de red, algo imposible hasta ahora, ya que en este tipo de unidades no funciona la papelera de reciclaje.

Cómo se habilitan las instantáneas
Para poder sacar partido a esta característica no le queda más remedio que disponer de un servidor con Windows 2003 Server. Tenga en cuenta además que sólo funciona con archivos que residan en el servidor y que, por lo tanto, son accesibles a través de unidades de red compartidas en la red local. Esto no supone un gran impedimento, ya que es (o debería ser) la forma más habitual de proceder en cualquier empresa o pequeña oficina.
Deberá tener en cuenta que las instantáneas sólo se pueden activar sobre unidades NTFS completas. No es posible habilitarlas sobre unidades FAT o sobre carpetas individuales.
Para activar la generación de instantáneas sobre una unidad abra el explorador de Windows 2003 y pulse con el botón derecho sobre un volumen cualquiera para acceder a sus propiedades. Observará que existe una pestaña llamada Instantáneas que se encuentra en penúltima posición (vea la primera figura). Para habilitar la creación de vistas instantáneas de la unidad sólo debe seleccionarla y pulsar sobre el botón que dice Habilitar. De todos modos es conveniente que antes ajuste las opciones de trabajo pulsando el botón Configuración, lo que hará que se muestre la ventana de la figura adjunta a este párrafo. El parámetro más importante es el del Área de almacenamiento. Aquí habrá que indicar en qué otra unidad desea almacenar las copias instantáneas que se hagan de su unidad objetivo. Sólo se permite elegir en la lista las unidades de tipo NTFS que haya en el sistema. Deberá asegurarse además de que la elegida tiene el espacio libre suficiente para albergar las instantáneas, o de otro modo no se podrían almacenar con normalidad. Como mínimo se le exigen 100 MB libres. Sin embargo en función del tamaño de la unidad original y de la frecuencia con la que se realicen cambios en sus contenidos tendrá que escoger un volumen con mucho más espacio libre. Deberá estimarlo usted mismo en función de sus necesidades. En unidades en las que se trabaje con frecuencia es recomendable reservar un mínimo del triple del espacio que ocupen sus contenidos. Por ejemplo, si estimamos que tendremos alrededor de 1 GB de archivos en la unidad nuestra recomendación sería reservar un volumen NTFS con al menos 3 GB libres, aunque su experiencia puede ser otra.
Aunque no es obligatorio, sí es conveniente que el volumen en el que se almacenan las instantáneas pertenezca físicamente a otro disco duro. De este modo se agiliza el trabajo en entornos muy demandados, puesto que el proceso afecta menos al trabajar en dos dispositivos físicos diferentes.

Frecuencia de trabajo
Lo que hace en realidad el servicio de instantáneas es crear una copia del estado de la unidad en un momento determinado. No almacena el contenido completo, pues sería muy costoso en espacio, sino que guarda las diferencias entre el estado actual y el que hubiese en su anterior proceso de creación de instantáneas. Es muy similar a una copia de seguridad incremental y de hecho es lo que se usa por detrás, aunque no sustituye a una política adecuada en este sentido, que sigue siendo indispensable.
Hay que entender bien este concepto: no se guardan todos los cambios que ha sufrido un archivo (que sería lo ideal) sino que se almacena únicamente su estado en un momento determinado. Por ello es de vital importancia escoger una programación adecuada al uso que se va a dar a esta característica. En entornos con baja carga de trabajo en los que se realizan pocos cambios al día en los archivos, con realizar las instantáneas una vez al día (por la noche) seguramente es suficiente. En otros entornos más demandados es probable que se necesiten dos, tres o más procesos de creación de instantáneas cada jornada. Sólo tiene que escoger la programación que más se adecue a su situación pulsando el botón correspondiente en la pestaña de la figura anterior. En el ejemplo de la figura se realiza un único proceso de instantánea a las 00:00 horas de lunes a viernes, algo suficiente para una pequeña oficina en la que no se modifiquen cantidades ingentes de archivos cada día.
Tenga en cuenta también otra cuestión: el servicio almacena un máximo de 64 versiones de los contenidos de una unidad, independientemente del espacio que haya disponible para hacerlo. De este modo, si saca una copia al día podrá almacenar el histórico de más de dos meses, pero si realiza dos instantáneas diarias sólo se guardarán las versiones hasta 32 días atrás. Si se ocupa todo el espacio disponible se borran las versiones más antiguas hasta que vuelva a haber sitio.
Tenga en cuenta que todo lo que ocurra en el periodo entre la creación de instantáneas no se almacenará, ya que sólo se guardan “fotografías” del contenido en los momentos programados. Así, si tiene programadas las instantáneas a las 00:00 todos los días y crea un archivo nuevo por la mañana, lo modifica y lo borra antes de esa hora no quedará rastro de él en el histórico.

Cómo accedo a las versiones
La única forma de acceder a las versiones de una uni

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