| Artículos | 12 MAR 2010

Herramientas de colaboración on-line para un trabajo más productivo

Tags: Hardware
PCWORLD PROFESIONAL

Con unos presupuestos cada vez más reducidos y un soporte técnico limitado, muchas pequeñas y medianas empresas tienen que trabajar de una manera aún más eficiente. Un primer paso importante en obtener más y mejor trabajo de un personal reducido es permitir que los empleados trabajen juntos en tiempo real, sin importar a qué distancia se encuentren.

En esta breve guía, se explica cómo seleccionar herramientas de colaboración que puedan encajar en las necesidades de cada organización. El servicio gratuito Google Apps es un punto de partida para muchas empresas, pero en algunos casos es preferible optar por un servicio más robusto y de pago, como HyperOffice o la propia Premier Edition de Google Apps.

 

Google Apps

Si su empresa es pequeña y empieza ahora a adentrarse en el mundo de la colaboración on-line, la versión gratuita de Google Apps es un excelente punto de partida, puesto que incluye correo electrónico con gran espacio de almacenamiento, calendarios compartidos, edición de documentos y otras herramientas.Aplicaciones en la red

Tanto con Google Apps como con otros servicios parecidos, las líneas de conversaciones por correo electrónico son el eje conductor de la colaboración entre empleados. Gmail incluye más de 7 GB de espacio y Google añade constantemente más capacidad al servicio. Siempre se está conectado a través del protocolo HTTPS para encriptar los datos. Y, como con otros servicios de colaboración, se puede acceder a los mensajes desde el navegador o desde el propio cliente de e-mail. Para comunicaciones en tiempo real, Google Talk permite mensajería instantánea así como llamadas de voz y vídeos, desde el mismo cliente de correo electrónico.

Google Calendar permite compartir o suscribirse a los calendarios de otros usuarios, algo crucial en colaboración. Se puede, además, sincronizar con muchos teléfonos móviles (importante si los trabajadores son móviles) o leer los datos a través de un navegador web (también móvil).  

Con Google Docs docs.google.com se pueden almacenar y editar documentos y, además, incluye cierta compatibilidad con Microsoft Office, especialmente en los documentos de textos, hojas de cálculo y en la herramienta de presentaciones. El usuario puede cargar sus archivos para compartirlos y editarlos con terceros o, si lo prefiere, empezar de cero. También se pueden establecer permisos a personas individuales o a un grupo, permitiendo a terceras personas ver o editar archivos.

Existen otras herramientas que también pueden ayudar a las empresas a colaborar y comunicarse. Google Sites es como un editor básico de páginas web, pero también puede utilizarse para crear portales para compartir información de empresa o detalles de cara al cliente final.

 

Google Apps Premier Edition

Es la versión de pago de lo anteriormente visto. Por unos 50 dólares al año por usuario, la empresa puede actualizarse de las herramientas básicas a unas con prestaciones profesionales. Además de añadir capacidad de administración de grupos al servicio (de manera que el departamento o administrador de sistema pueda gestionar todos los usuarios desde una única interfaz), el servicio de pago incrementa la capacidad de almacenamiento y ofrece unas prestaciones más robustas de cara al usuario en toda la suite.

Por ejemplo, Google Mail tiene 25 GB de capacidad, Google Calendar incluye personalizaciones orientadas a la empresa para mejorar la programación de colaboración, como la capacidad de comparar los calendarios de dos personas de manera más sencilla para encontrar horas libres en las que acordar una reunión. Google Groups también tiene una clara orientación profesional, permitiendo que los empleados se comuniquen en un foro que está cerrado al mundo exterior. 

Además, las cuentas de pago de Google Apps pueden utilizar su propio nombre de dominio, de manera que los mensajes de correo electrónico se pueden enviar desde una dirección “@miempresa.es” en lugar del típico “@gmail.com”. Google también ofrece un mejor soporte y responsabilidad a los clientes empresariales. Es decir, que si el servicio gratuito de Google se cae, el de profesionales puede seguir perfectamente activo (de hecho, Google promete un 99,99 por ciento de disponibilidad con sus servicios profesionales).

 

HyperOffice

Ideal para pequeñas y medianas empresas, HyperOffice combina las robustas prestaciones y unificación de las herramientas de IBM y Microsoft junto con la posibilidad de recortar prestaciones para empresas que no tienen un departamento TI dedicado. Así, si se tiene un problema, se puede llamar a HyperOffice y obtener ayuda y soporte directamente desde el fabricante.

Además, cuenta con vídeos a modo de tutorial muy bien producidos que aparecen directamente en la nueva interfaz, para ayudar al usuario a dar sus primeros pasos sin soporte técnico. Si se necesita más asistencia, HyperOffice también contempla ayuda a través de conferencia vía web.  
Aplicaciones ofimáticas en la red
Los servicios que integra HyperOffice son básicamente los mismos que sus competidores. Así, se puede acceder al servicio a través de un navegador web y utilizarlo para gestionar los contactos, mensajes, proyectos, archivos y demás. Para compartir un archivo, por ejemplo, los usuarios pueden suscribirse a determinados documentos de otros compañeros de trabajo, de manera que recibirán una notificación de todas las actualizaciones que se produzcan. Determinadas historias y conversaciones por correo electrónico se pueden relacionar con proyectos específicos, de manera que si alguien se suma más tarde al proyecto puede leer la documentación previa de manera sencilla. 

HyperOffice puede sincronizarse a Outlook, de manera que el usuario puede leer los mensajes de correo electrónico en cualquier navegador IMAP o POP. Esta flexibilidad es especialmente útil para los trabajadores que no siempre están conectados y para hacer una transición a aplicaciones basadas en la nube sin tener que abandonar las actuales herramientas de trabajo. Se puede organizar el componente de almacenamiento de archivos en un ordenador Windows o Mac para

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