| Artículos | 01 OCT 2005

"Hable" con su hoja de cálculo

Tags: Histórico
Manejar una hoja de cálculo mediante diálogos
Claudio H. Sánchez.
Los diálogos son controles que se insertan en una hola de cálculo para cambiar sus datos y obtener resultados más cómoda y elegantemente. en nuestro artículo práctico vamos a ver cómo utilizar estos controles, cómo insertarlos y cómo establecer sus comportamientos y propiedades.

BENEFICIOS: Creación de hojas de cálculo más amigables, elegantes y de aspecto profesional.
TIEMPO REQUERIDO: 60 minutos
NIVELDE EXPERIENCIA: Medio
COSTE: 0 ¤
HERRAMIENTAS: Microsoft Excel

Decimos que “manejamos” una hoja de cálculo cuando cambiamos algunos de sus datos y obtenemos los resultados correspondientes. Normalmente eso significa ubicarnos en una determinada celda y escribir el dato deseado. Existe otra opción, más ágil y elegante, que es utilizar los controles o diálogos. Ejemplos de diálogos son las barras de desplazamiento, que permiten variar en forma continua el valor de una celda, o las listas desplegables, que nos ofrecen una colección de datos entre los cuales debemos seleccionar el correcto.
Vamos a mostrar el uso de diálogos de una forma práctica, en una hoja de cálculo que computa el precio del alojamiento en un hotel. Esta hoja multiplica la duración de la estancia por el precio de la noche, tomada de una tabla, según el hotel elegido (por simplicidad, en un primer momento supondremos que solamente se contratan habitaciones sencillas). El ejemplo servirá para aplicar los diálogos a cualquier otra hoja de cálculo que contenga celdas cuyos valores varíen en forma continua (como la duración de la estancia) o que provengan de una lista (como el precio del hotel). Naturalmente, estos diálogos pueden ser aplicados en otros muchos casos, por lo que es importante conocer cómo funcionan para comenzar a emplearlos.

1- Las barras de desplazamiento
El valor de la celda B3, que representa la duración de la estancia, se puede variar a voluntad desplazando el cursor dentro de una barra de desplazamiento, como las que se usan para recorrer un documento muy largo página a página. Las barras de desplazamiento, como todos los controles o diálogos, se obtienen de la barra de herramientas Formularios. Si no tenemos esta barra a la vista, la obtenemos con las opciones Ver » Barras de herramientas » Formularios.
Una vez obtenida esta barra de herramientas, hacemos un clic en el botón Barra de desplazamiento. El puntero del ratón se convertirá en una pequeña cruz. Arrastrando el ratón, dibujamos un rectángulo de aproximadamente una fila de alto por tres columnas de ancho. Al soltar el botón aparecerá la barra en la hoja de cálculo.
El valor de la celda B3 cambiará según cuál sea la posición del cursor dentro de la barra de desplazamiento. Decimos que B3 es la celda vinculada a la barra. Para establecer esta vinculación, haremos un clic con el botón derecho sobre la barra y tomaremos la opción Formato de control. Aparecerá un cuadro con las distintas opciones de la barra.
Dentro de Vincular con la celda, indicamos B3. Es decir, la celda asociada al movimiento de la barra. El cuadro muestra también distintas opciones de valores (Valor mínimo, Valor Máximo, Incremento, etc.), que se corresponden a los valores extremos de la celda vinculada y de la variación del valor de esa celda a medida que deslizamos el cursor dentro de la barra. En principio, podemos dejar los valores sugeridos por Excel para estas opciones. Después de hacer clic en Aceptar, podemos probar el funcionamiento de la barra deslizando el cursor a lo largo de la misma y variando en consecuencia el valor de la celda B3.

2- Listas desplegables
La selección del hotel se hará a través de una lista desplegable. Un ejemplo de listas desplegables es la que usamos para elegir el tipo de fuente dentro de la barra de herramientas Formato. Estas listas se obtienen con el botón Cuadro combinado, dentro de la barra de herramientas Formularios.
Haremos clic en el botón Cuadro combinado y dibujaremos, arrastrando el ratón, un rectángulo de aproximadamente una fila de alto y una columna y media de ancho. Al soltar el botón, aparecerá la lista desplegable en la hoja de cálculo. Las listas desplegables tienen dos direcciones asociadas: un rango de entrada, y una celda vinculada. El Rango de entrada es el rango donde se encuentran las opciones que aparecerán al descolgar la lista. En nuestro caso, es el rango donde escribimos los nombres de los hoteles. La celda vinculada no es B4, donde debe aparecer el precio de la noche para el hotel elegido. La celda vinculada es una celda auxiliar, digamos A16, donde aparecerá el número de orden del hotel elegido: si seleccionamos el primer hotel de la lista, en la celda vinculada aparecerá un 1. Si seleccionamos el segundo hotel, aparecerá un 2 y así sucesivamente. Luego usaremos una función adecuada para obtener, en B4, el precio correspondiente. Por último, asignaremos las propiedades de la lista desplegable tal como hicimos con la barra de desplazamiento, a través de un clic con el botón derecho sobre la lista y tomando la opción Formato de control.

3- La función Índice
Para obtener en la celda B4 el precio correspondiente al hotel elegido escribiremos la función =INDICE(B11:B14;A16), donde B11:B14 es el rango que contiene los precios de los hoteles y A16 es la celda vinculada a la lista desplegable. La función INDICE devuelve el valor que, dentro del rango dado como primer argumento, ocupa la posición indicada por el segundo argumento.
Con estos datos ya podemos probar el funcionamiento de la hoja de cálculo ajustando la cantidad de días con la barra de desplazamiento y eligiendo el hotel de la lista desplegable. El precio total del alojamiento aparecerá en la celda B5.

4- Botones de opción
Consideremos ahora una variante más compleja de nuestra hoja de cálculo: el precio de la habitación varía según sea sencilla, doble o triple, tal como indica la tabla del rango A11:D14. Realizaremos la elección del tipo de habitación mediante botones de opción, otro de los objetos de diálogo que también se obtienen de la barra de herramientas Formularios. Insertaremos uno tal como hicimos con los demás objetos y luego lo duplicaremos dos veces con las opciones de Copiar y Pegar.
Los tres botones de opción de nuestra hoja de cálculo forman un grupo. Cuando seleccionemos uno de ellos, se deseleccionarán los otros dos. Por eso se utilizan para seleccionar opciones excluyentes. El grupo de tres botones tiene una celda vinculada que es común a los tres. El valor de esta celda es el número de orden del botón seleccionado. En nuestra hoja de cálculo estableceremos A17 como celda vinculada. Debemos tener en cuenta que el número de orden corresponde al orden en que fueron creados los botones. Si cambiamos el orden, moviendo los botones por la hoja de cálculo, cada uno conservará su número original. También podemos cambiar el texto del botón por otro más adecuado (por ejemplo, Sencilla, Doble y Triple). Para ello, haremos clic con el botón derecho sobre el botón y tomaremos la opción Modificar texto.

5- La función Índice con dos variables
El precio a obtener en B4 se identifica, dentro de la tabla de precios, mediante dos coordenadas: la fila correspondiente al hotel, dada por la lista desplegable, y la columna correspondiente al tipo de habitación, dada por el botón de opción seleccionado. Para

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