| Artículos | 01 NOV 1998

GEXTOR 2000

Tags: Histórico
Gestión comercial para Windows
Francisco Martín.

Según la página Web de Extrasoftware www . extrasoft . es este producto ha sido lanzado el 15 de junio de 1996 y pretende ofrecer una solución gráfica para las funciones de compras y de ventas de las pequeñas y medianas empresas ante los dos retos contables por excelencia a los que se deben enfrentar en estos momentos: el euro y el cambio de siglo .

El circuito de compras se encuentra complementado con una flexible gestión de almacenes . De hecho permite el control de inventarios por tipos de almacenes y por unidades de negocio en que pueda organizarse una empresa ( sucursales, delegaciones, tiendas, etc . ) . Los mismos productos o artículos comerciales pueden clasificarse por números de serie o lotes, por su ubicación en un determinado almacén, e incluso por kits o conjunto de artículos identificados individualmente que forman una oferta específica . Al tiempo que el acceso a los mismos puede realizarse por código de barras e incluso por imagen . En el archivo de Proveedores se especifican no sólo los datos de identificación, sino también el tipo de IVA, el domicilio de pago, los artículos que suministra, la cuenta contable .

El circuito de ventas también resulta particularmente sofisticado . El programa prevé la existencia de agentes comerciales cuyo control, incluso estadístico, resulta inmediato y fácil de realizar . Por su parte el archivo de Clientes permite especificar las tarifas y los descuentos aplicados ( hasta dos tipos se incluyen al pie del albarán o factura ) . De la amplia flexibilidad con que se ha dotado este programa da fe el que permita no sólo señalar ?a mano? la tarifa adecuada para un determinado cliente, sino también un posible cambio de idioma y de moneda .

Es posible, además, crear una serie de ofertas aplicables al cliente que se desee . Éstas pueden referirse a los artículos y al período de tiempo que se crea conveniente, pudiendo resolverse en regalos ( como las clásicas ofertas 3x2 de los libreros ) , ofertas de regalo de otros artículos si compra uno distinto y determinado, precios especiales y ofertas de descuentos especiales .

Pero tanto o más que el examen de la potencia informativa de este producto nos ha interesado, en esta primera aproximación, su funcionamiento y ajuste al entorno Windows . Es un acierto la doble entrada al programa, como responsable ( administrador ) del mismo y como simple operador . Esto permitirá a las empresas confiar en las personas adecuadas para que la aplicación responda cuando más se necesita . Es de advertir que a la figura del denominado administrador sólo se le exigen unos conocimientos algo más elevados que los elementales para gestionar correctamente el sistema . El administrador es el que define los ficheros básicos ( empresas, almacenes, tabla de divisas, preferencias de visualización, informes, etc . ) y los accesos de otras personas, mientras que el usuario se limita a beneficiarse de esta anticipación de datos efectuada por aquél . Obviamente, en las empresas con menores recursos humanos, las figuras del administrador y del usuario pueden solaparse .

El programa está lleno de finos detalles, como suele ser habitual en este fabricante . Así, la escritura del código postal en un campo visualiza la ciudad a que se refiere en el campo siguiente . Y si se olvida la letra del NIF el mismo programa se encarga de sugerir la adecuada .

Existe una loable voluntad de normalización de los procesos de entrada a través de pantallas divididas en cuadros que se activan mediante pestañas . Esta división aunque a veces se exagere en el número de cuadros o pestañas, representa un acertado ejemplo de la claridad y homogeneización que caracteriza todo el producto .

Considero extraordinariamente útil la posibilidad que concede el programa al administrador para obtener una información general, presentada de forma arborescente, de los movimientos y ficheros de una empresa, así como el control visual de los accesos y de las incidencias de los usuarios .

Otra utilidad casi imprescindible en este tipo de productos es la creación de albaranes, facturas y cualquier tipo de informe personalizado, que enriquecen los que ya incorpora por defecto Gextor 2000 . También aquí, como en otros lugares la utilización del menú contextual, según los estándares de Microsoft, es la adecuada . Sin embargo, tengo mis dudas si la utilidad entera del generador de informes, ya de por sí avanzada con respecto a lo que ofrecen otros programas, con su clasificación del documento en cabecera, detalle y pie, no podría hacerse aún más intuitiva y fácil de manejar .

También he encontrado ciertas inconstancias de respuesta del programa ( botones de adición de campos, tabla de divisas con sólo dos botones, sin el útil Cancelar ni la posibilidad de desplazar filas ) . Gextor 2000 muestra una inevitable, y perdonable, lentitud de respuesta en la creación de una empresa, que da lugar a la creación de un fichero MDB de más de 4 MB ( aunque posteriormente puede compactarse y reducirse a menos de 1 MB ) .

En este primer contacto no hemos tenido la oportunidad de examinar el funcionamiento de los traspasos de los movimientos de almacén a contabilidad . El programa tiene prevista esta utilidad . Como también posee una función para exportar e importar datos, aunque sólo en el formato universal de texto con separadores . Este aspecto deberá sin duda enriquecerse en una aplicación tan neurálgica dentro del sistema de información global de una empresa .

En su conjunto, Gextor 2000 se presenta como una compleja base de datos, que sorprende por la racionalidad y por la sencillez de su uso . Prácticamente ahorra al empresario los temibles costes adicionales de aprendizaje de su personal de compras y comercial .

El euro

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El programa admite la utilización dual del euro ( el euro y la peseta en un mismo documento, hasta que, al cabo de tres años, sólo se utilice de nuevo una sola moneda ) , aunque esta posibilidad no resulte inmediata en la versión examinada .

Gextor 2000 Gestión Comercial ****

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FABRICANTE: Extra Software S . A . DISTRIBUIDOR: Extra Software S . A . Tel . 91 742 20 63 www . extrasoft . es IDIOMA: castellano . PVP: 168 . 200 pesetas

fmartin@pcw . idg . es

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