| Artículos | 01 FEB 1997

Gestores de Información Personal

Tags: Histórico
Corel InfoCentral 7, Lotus Organizer 97 y Microsoft Outlook 97
Jaime Peña.

Últimas versiones de los programas de gestión de información personal. Estos programas han adquirido un protagonismo especial en las diversas suites.

Desde nuestro últimos análisis de los Gestores de Información (véase PC World 110, Mayo de 1995 y PC World 122, Junio de 1996), ha habido algunos cambios muy importantes. Si bien Starfish Sidekick 95 no ha tenido cambios, InfoCentral, ahora en manos de Corel, ha presentado su versión 7.0, Lotus ha presentado Organizer 97, ambos con el sustancial cambio de ser ahora aplicaciones Windows 32-bits, y Microsoft presentó un nuevo producto, denominado Outlook 97, que sustituye a Schedule+. Más bien, deberíamos decir, que Outlook 97 integra Schedule+ en un producto mucho más ambicioso.

Ahora, más que nunca anteriormente, los Gestores de Información son núcleos neurálgicos de acceso a la información dentro de las suites respectivas. Con todo, nos encontramos con tres productos, InfoCentral 7, Organizer 97 y Outlook 97, que representan muy diferentes sabores de lo que puede entenderse por un Gestor de Información. Observe que, discretamente, obviamos por el momento denominarlos PIMs (Personal Information Managers, Gestores de Información Personal). Veremos por qué a lo largo del presente artículo.

Los tres productos analizados, presentan visiones muy personales de lo que es un Gestor de Información debe satisfacer y, en casos, serían hasta complementarios. Todos tienen particularidades muy interesantes, unos más bien enfocados a la gestión personal y otros a la gestión de un entorno de trabajo en la oficina. En todos ellos, se destaca su integración en las respectivas suites y presentan como otra de sus grandes novedades el facilitar accesos a Internet.

Para todos los usuarios no tiene el mismo significado el estar bien organizado, y de ahí las diversas propuestas en lo que nos pueden ayudar extraordinariamente. Los clásicos PIMs son herramientas fundamentales para las tareas individuales, Organizer es el que más se aproxima a ello; Outlook, sobre todo, e InfoCentral, en medio de ambos, se centran más en la compartición de recursos y en enlazar usuarios con actividades diarias, trabajos generales con el ordenador y planificación de tareas y proyectos. La conectividad es otra área que ya es básica.

NOTA: Este artículo fue realizado con las versiones en inglés de algunos programas; que eran las disponibles en ese momento. Cuando usted lo lea, con toda probabilidad, ya estarán disponibles en castellano. Por ello, las fichas técnicas correspondientes indican como idioma el castellano, aunque las pantallas correspondan a las versiones en inglés.

Lotus Organizer Edición 97

Desde hace tiempo pensamos que Lotus Organizer es el paradigma de un PIM (Gestor de Información Personal). A lo largo del tiempo siempre ha destacado como un producto extremadamente ágil, atractivo y sencillo de utilizar. Su forma de trabajar, tomando como paradigma (y hasta como forma externa) una agenda de bolsillo, parece que acerca al usuario al producto, dando a entender que no se encontrará con nada desconocido para él. La edición 97 es la primera compilada como nativa de 32-bits, lo que la hace plenamente compatible con las especificaciones de Windows 95 y Windows NT, incluyendo el soporte para nombres largos de archivo y trabajo con la libreta de direcciones de Microsoft Exchange para envío de mensajería, como correo electrónico en una red o e-mail a través de Internet.

Bajo la apariencia de una agenda de bolsillo, Lotus Organizer aporta toda la flexibilidad de un programa informático, en donde cabe incluir alarmas sonoras, recordatorios, aniversarios, búsquedas automatizadas y hasta almacenar imágenes gráficas y asociar documentos a los textos. Lotus Organizer es un producto que ha sabido evolucionar, manteniendo una idea motriz que lo encumbró en la cima de los Gestores de Información Personal. Visto como un componente de la suite Lotus SmartSuite, también es un ejemplo de integración, con su pionero sistema de SmartIcons y un aspecto concordante con el resto de aplicaciones.

Lotus Organizer trabaja mediante un sistema de archivos de agenda, que contienen la totalidad de la información que hay en todos los apartados. Cada archivo de agenda puede estar personalizado con nuevas páginas o apartados particulares y cada usuario podrá cargar el suyo personal. Dentro de un mismo ordenador pueden coexistir tantos archivos de agenda como deseemos. A la par, se proporciona un aceptable sistema de protección de accesos mediante contraseñas (para el usuario principal, el asistente y de sólo lectura).

La exportación e importación de datos entre agendas es también bastante simple, aunque habrá que hacerlo apartado por apartado. Echamos en falta un sistema de borrado de información más ágil; por ejemplo, para borrar direcciones, hemos de hacerlo una a una. Puede que nos interese importar cada tiempo direcciones de una base de datos y, según trabaja Organizer, habrá duplicaciones de datos si no realizamos previamente todo manualmente.

Componentes principales

Veamos a continuación las capacidades de cada uno de sus apartados y qué aportan de nuevo:

Dietario: Permite visionar días de trabajo, semanas, semanas con días de trabajo y vistas mensuales. La novedad más importante se encuentra en la vista diaria, que permite hacer apuntes extensibles directamente sobre el planning horario. La perspectiva puede ser de página ancha, ocupando dos páginas por día. En otro orden de cosas, las actividades pueden ser valoradas, de manera que haya un seguimiento de costos. La vista calendario es de lo más potente de Organizer.

Tareas/Recordatorio: La organización de tareas incluye la definición de tipo de tarea, costos, duración (fija o variable), prioridad y confidencialidad. Las vistas pueden ser por prioridad, estado actual, fecha de comienzo y categoría.

Directorio: Es la agenda de datos personales. Se incluye una excelente selección de campos de datos predeterminados, como direcciones, teléfonos, fax, anotaciones, dirección e-mail, categoría, tratamiento y demás. Es factible seleccionar diversos modos de ordenación y cambiar los nombres de los campos, pero está restringido el uso de campos de usuario, lo que supone una limitación a destacar.

Llamadas: Es otra de las posibilidades más atractivas de Organizer. Usted podrá crear llamadas telefónicas predeterminadas, que se realizarán con marcado automático. Cada llamada puede tener adjunta una anotación y llevarse un registro de las realizadas y de las entrantes.

Planes: El plan anual contempla fechas que van más allá del año 2000. La apariencia es la ya clásica en Organizer, de manera que se exponen los días del mes con códigos de color por actividades, predeterminadas y definibles por el usuario. La vista será bien de 12 meses o por trimestres.

Notas: Organizado en carpetas, capítulos y páginas (según preferencias del usuario), nos proporciona un sencillo editor RTF (Rich Text Format). En él se pueden incluir textos con formato, justificaciones de párrafos, enlaces a otros puntos de la agenda y pegar e incrustar imágenes. Simple de utilizar, pero muy funcional. Como complemento ideal, hemos echado en falta poder utilizar el corrector ortográfico.

Aniversarios: Las entradas de aniversarios están organizadas por meses; se puede incluir una alarma y grados de confidencialidad. Los aniversarios automáticamente pasan de un año a otro si es de nuestro interés.

Otras características

Un aspecto especialmente cuidado es el trabajo en grupo. Supongamos que dentro de una empresa precisamos coordinar reuniones; Lotus Organizer permite realizar citas tentativas, en las que se pueden invitar a otros usuarios que utilicen también Organizer y contrastar los calendarios de los grupos de usuarios. Esta capacidad también es factible

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