| Artículos | 01 NOV 2007

Gestión documental para una óptima administración de la información

Tags: Histórico
Construcción de puentes entre el documento analógico y el digital
Encarna González.
"Según datos de la consultora IDC, el 82 por ciento de las compañías piensa que los documentos que maneja diariamente son vitales para el éxito de su negocio. Sin embargo, aproximadamente el 90 por ciento no es capaz de calcular lo que gasta en gestionar toda esta información. Esto, unido a la necesidad de disponer de información de forma rápida y sencilla, y a la proliferación de normativas que obligan a tener un mayor control de los datos, hace necesario dotarse de sistemas de gestión documental que ayuden a las empresas en estas actividades. De los equipos escogidos y su administración dependerá el éxito de una correcta gestión documental en beneficio de su negocio.

No es nada nuevo el enorme y creciente volumen de datos que día a día han de gestionar las empresas. Es por ello que la adopción de políticas, estrategias, procedimientos y tecnologías asociadas a la creación, gestión y almacenamiento de contenidos y documentos digitales en las empresas está adquiriendo cada vez mayor importancia. La gestión de toda la información que manejan las corporaciones implica grandes esfuerzos en catalogación, consultas, acceso e integración ya que, por lo general, toda esta documentación se encuentra dispersa en distintos soportes, muchos no digitalizados, y en distintos departamentos. No es de extrañar pues, que para los responsables de las organizaciones, la gestión de la documentación sea una necesidad inminente y esté proliferando la búsqueda de nuevas soluciones que ofrezcan ventajas y valor añadido sobre los tradicionales sistemas de archivo y almacenamiento.
Además, en los últimos años, esto se ha visto impulsado por la integración entre distintas tecnologías y al continuo desarrollo de las infraestructuras de comunicación. De ahí que ahora estemos asistiendo a una proliferación de soluciones y servicios de gestión documental digitalizada.

Necesidades de las empresas
Sin duda, reducir la ingente cantidad de papel que cada día se debe gestionar, y digitalizar toda esa información, es uno de los principales retos que buscan las empresas para poder optimizar su administración y trabajo diario. En este escenario entran en juego soluciones que también afectan a la creación y difusión de contenidos, como la lectura automática de datos (LAD), la facturación electrónica, los servidores de fax o archivado electrónico, entre otras. Soluciones que facilitan la digitalización de los procesos de gestión, evolucionando desde el tradicional papel.
Así, según diversos estudios de mercado llevados a cabo, las necesidades de las empresas en cuanto a gestión documental van desde la creación y difusión de documentos personalizados, a la mejora de la comunicación con clientes, socios y proveedores, o la optimización de procesos como la gestión de pedidos, la facturación o la trazabilidad de los envíos. Todo ello con un claro objetivo: difundir la información con mayor rapidez, comprobar su contenido y que, en definitiva, mejore el rendimiento de los procesos reduciendo costes. Todo esto explica la situación de este mercado de la digitalización que, según IDC, es cuatro veces más dinámico que el de las aplicaciones. De hecho, según las cifras que maneja la consultora, a nivel europeo, el mercado del software de digitalización experimentará un crecimiento anual medio superior al constatado a nivel mundial. Así, el mercado europeo de software de digitalización tendrá una tasa de crecimiento anual medio del 23,1 por ciento entre 2005 y 2009, y el mercado de licencias y de mantenimiento pasará de 196 millones de dólares en 2005 a 519 en 2009.

Cómo abordar la digitalización documental
Una correcta gestión de los flujos documentales debe contar con no pocos aspectos a tener en cuenta. Además, no hay que olvidar que, aún en nuestros días, la información que intercambian las compañías combina lo tradicional (el papel) y lo digital, y resulta vital que el resultado sea coherente con todos los formatos (faxes y correos electrónicos, entre otros), y que los datos deben actualizarse para que no queden obsoletos. Además, las soluciones de digitalización permiten automatizar tareas que tradicionalmente se han realizado de forma manual, por lo que las empresas demandan, cada vez más, soluciones de digitalización que aumenten la automatización de las tareas de forma notable. Junto a ello, debido a que todas las compañías disponen de aplicaciones de gestión, resulta crucial disponer de la solución de digitalización como interfaz que permita optimizar la administración, tanto de los documentos entrantes como de los salientes.
Tal y como apunta Miguel Sarwat, director de marketing de Toshiba Tec Spain Imaging System, “el primer paso que tienen que dar las empresas es analizar cuáles son sus necesidades de gestión documental y qué pretenden conseguir con un proyecto de esta índole: optimización de costes, accesibilidad y seguridad de la información, ahorro de espacio u otras ventajas”.
Una vez definidas las necesidades y los objetivos que quieren conseguir, se debe analizar el flujo de gestión documental con el que trabajan las compañías y cuál quieren conseguir.
Además, para Juan Martínez Chuan, director de tecnología y soluciones de Kyocera Mita, lo importante es que la compañía, sea del tamaño que sea, tenga claros los procedimientos de trabajo que implican el uso de documentos por funciones departamentales e inter-departamentales. “A menudo tenemos que realizar un trabajo de consultoría de procesos documentales ya que, en muchos casos, las empresas no conocen con detalle cómo se desarrollan dichos procesos y es necesario asegurar que la solución se adapte a los procesos de la empresa y no al contrario”, destaca el responsable.
Una vez dado este paso, Juan Martínez aboga por llevar a cabo una implantación del proyecto por fases, es decir, “implementar una solución a pequeña escala, por ejemplo en un solo departamento para, posteriormente, expandir las funcionalidades del sistema al resto de la compañía”. Esto permitiría reducir los tiempos de implantación y acomodar la solución a los procesos de trabajo sin que ello suponga un perjuicio al ritmo de trabajo de la empresa.
En tales puntos también se muestra de acuerdo Pablo García Carvajal, responsable de ventas de Xerox Global Services España, quien, además de evaluar la actual situación documental, definir los objetivos a conseguir e introducir mejoras en los procesos documentales de forma que se aproveche al máximo las ventajas del nuevo entorno digital, “apuesta por diseñar una solución innovadora y exclusiva para cada tipo de cliente y, a la hora de implantarla, contar con un socio tecnológico experimentado en la gestión de proyectos y la monitorización de los mismos, formando al personal involucrado e integrar su solución de gestión documental digital con la infraestructura existente, protegiendo así sus inversiones hasta la fecha”.
Teniendo en cuenta todos estos aspectos, y una vez llevados a cabo, no hay que olvidar que, como en todos los proyectos, es preciso hacer un seguimiento del funcionamiento del mismo para poder ver las ventajas que ha conllevado y, en el caso necesario, poder acometer los cambios o ajustes que se requieran para poder

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