| Artículos | 01 FEB 1999

Gestión del conocimiento: soluciones Lotus

Tags: Histórico
Jesús Alonso.

En la era de la información y las telecomunicaciones, el conocimiento es un capital valioso que debe insertarse en la infraestructura de las organizaciones: recopilarlo, utilizarlo, aprender de él y sacarle el máximo partido es la clave del éxito en el actual entorno cambiante . En este artículo analizamos tres productos basados en Lotus Domino y orientados a la gestión del conocimiento: Domino . Doc, Sametime y LearningSpace .

En cualquier organización se manejan documentos electrónicos . Sin embargo, la situación más común es que cada empleado use y organice sus propios documentos, desaprovechando a menudo el ?conocimiento? encerrado en otros de la misma empresa . Así, si el conocimiento reside sólo en las mentes y documentos aislados de los empleados, puede escapar al control de la organización . En cambio, si se inserta en la infraestructura de la organización y se hace parte indisoluble de ésta, será posible recopilarlo, utilizarlo, aprender de él y sacarle el máximo partido .

Los grupos de trabajo son la base de la gestión del conocimiento . Esta forma de organización se ha popularizado en los últimos años apoyándose en tecnologías como el correo electrónico, las bases de datos de debates, las intranets o la Web . Pero el conocimiento puede igualmente permanecer confinado en dichos grupos si no se dispone de los elementos necesarios para poder emplearlo en beneficio de la organización como entidad global .

Veamos por tanto qué elementos hacen falta para poder implantar sistemas efectivos de gestión del conocimiento . En primer lugar, no perdamos de vista que se trata de gestionar el conocimiento encerrado en documentos electrónicos . Partiendo de esta premisa, parece claro que cualquier herramienta que pretenda extraer conocimiento debe ser capaz primero de gestionar los documentos originales . De ahí que un gestor de bases de datos documentales sea el sistema de base ideal . Si además éste es programable, permitirá desarrollar aplicaciones complementarias que respondan a aspectos concretos de la gestión del conocimiento, pero sin tener que preocuparse por los servicios de base que ya proporciona el gestor . En esta línea, el producto Lotus Domino responde perfectamente a este perfil .

Los otros dos elementos imprescindibles de un sistema de gestión del conocimiento son: una infraestructura de comunicaciones suficiente y aplicaciones específicamente diseñadas para este fin .

Respecto a la infraestructura, podemos destacar como elementos imprescindibles una amplia aceptación y adopción de estándares relacionados con la comunicación, que permitan la comunicación, no sólo internamente en la organización, sino también entre ésta y sus clientes y colaboradores; también, redes con un ancho de banda suficiente para evitar que la lentitud de transferencia convierta en inviables ciertas soluciones; y finalmente la utilización de interfaces de cliente abiertas, que permitan crear, acceder y gestionar la información partiendo de entornos de trabajo distintos . Hoy podemos considerar que esta infraestructura de base está disponible .

Por tanto, llegamos a las aplicaciones . La gestión del conocimiento es un tema todavía incipiente, pero su importancia llevará a que proliferen productos sobre el tema . En este artículo analizamos tres aplicaciones desarrolladas por la empresa Lotus y basadas en Notes/Domino: Domino . Doc, que ofrece gestión documental distribuida y que puede ser el pilar sobre el que erigir un sistema de gestión del conocimiento; Sametime, que ofrece colaboración electrónica en tiempo real, y LearningSpace, que ofrece formación colaborativa a través de Internet/intranet . Se trata de tres productos totalmente independientes, pero que sirven de muestra para tratar la importancia de implementar sistemas de gestión del conocimiento en el actual entorno cambiante, donde cada vez es más importante acelerar la toma de decisiones y responder con prontitud a oportunidades comerciales .

Lotus Domino . Doc 2 . 0

En el entorno distribuido de las empresas modernas está creciendo de forma exponencial tanto la cantidad como la demanda de acceso a documentos . Todos los días se crea contenido muy valioso en las redes de todo el mundo, dentro de equipos interdisciplinarios . Esta situación requiere nuevas aplicaciones que permitan la gestión del conocimiento empresarial que esos documentos encierran . El primero de los productos que analizamos, Domino . Doc, responde a esta necesidad .

Domino . Doc ofrece una serie de funciones de gestión documental que más adelante describiremos, y que han sido creadas usando las herramientas y servicios para la creación de aplicaciones integrados en Domino .

Así, Domino aporta la base de la gestión documental: un almacén de objetos multimedia, servicios de replicación aptos para entornos distribuidos, seguridad probada, infraestructura ampliable y que admite correo, servidor web y entorno de desarrollo web propios, buscador de texto en índices capaz de buscar en todo el almacén de objetos y compatibilidad con estándares basados en protocolos, que permite a Domino suministrar contenido documental tanto a navegadores web como a clientes Lotus Notes . A partir de ahí, Domino . Doc lo complementa con sus funciones de gestión del ciclo documental, gestión documental distribuida y sus posibilidades de integración y crecimiento .

Empecemos por las funciones de gestión del ciclo documental . La idea es la siguiente: si se quiere extraer conocimiento de los documentos, éstos deben estar accesibles, es decir, deben entrar en el sistema . Por tanto, es imprescindible proporcionar a los usuarios una forma sencilla de incorporar al sistema los documentos que creen, independientemente de su ubicación o modo de acceso .

En este sentido, Domino . Doc ofrece una forma sencilla de almacenar los documentos, accesible tanto desde clientes Notes como desde navegadores de web, al igual que desde aplicaciones de escritorio . Al archivar un documento se indican aspectos tales como si el documento será revisable, quién podrá eventualmente revisarlo, y el ?tipo de documento?, que determinará la forma en que será gestionado desde su creación hasta su archivado al final de su ciclo . Así se va configurando el ?archivador? de Domino . Doc, y sobre él podremos gestionar la creación, revisión y aprobación, divulgación y archivado final de los documentos .

El área de trabajo de Domino . Doc es la que permite acceder de forma segura a su ?archivador?, tanto a quienes van a añadir contenido como a los que van a utilizarlo desde todo el entorno distribuido . Los creadores pueden controlar totalmente la capacidad de los demás para leer, modificar, añadir o borrar documentos . En este aspecto, una de las novedades de Domino . Doc 2 . 0 es la utilización de ?borradores? ( concepto que va más allá que el de las ?versiones? ) , y que permite la edición simultánea y distribuida de un documento por parte de varios autores .

El paso siguiente a la creación es la revisión y aprobación del documento por parte de los supervisores . Éstos podrán modificar los documentos y/o añadir comentarios antes de la aprobación definitiva . La integración de Domino . Doc con la infraestructura de mensajería y otras funciones de trabajo en grupo permiten automatizar aspectos relacionados con estas tareas, ya que se ofrecen eventos programables relacionados .

Después de aprobar la versión final, se divulga el documento . La divulgación puede llegar a un público más amplio, incluso fuera de la organización que lo creó, en un formato especial o mediante un sistema de distribución independiente, como Internet . Domino . Doc permite que las opciones de seguridad y de acceso al documento divulgado sean distintas a las aplicadas durante el proceso de creación y re

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