| Artículos | 01 MAR 2000

GESIA 2000

Tags: Histórico
Soporte informático para auditores externos
Francesc Garreta y Francisco Martín.
Hablar de una aplicación que garantiza “auditorías papeles-cero” dirigida a unos profesionales, los auditores externos, cuyas actuaciones deben documentarse por norma en los conocidos “papeles de trabajo”, parece que hablemos de la cuadratura del círculo. Y sin embargo es esto mismo lo que Gesia 2000 ofrece: una herramienta que permita eliminar todos los engorros tradicionales de creación, cruce y archivación de los clásicos papeles físicos relativos a una auditoría. Papeles que, además, deben guardarse por años y, en algunos casos , ocupan voluminosas carpetas y legajos. En su lugar, las aplicaciones informáticas como la examinada brindan unos papeles electrónicos, cuyo único problema sea su disponibilidad en una memoria externa, cada vez más económica de precio y reducida de espacio.
El producto presenta una sobria pantalla inicial totalmente familiar para el usuario Windows. Está presidida constantemente por una barra con siete menús: archivo, edición, módulos, herramientas, utilidades, ventana y ayuda.
Sin lugar a dudas, el corazón de la aplicación lo constituye el menú Módulos, compuesto a su vez de diez opciones. De éstas, las dos primeras (Datos Auditoría y Parametrización) son especialmente cruciales a la hora de organizar una auditoría determinada. La valiosa aportación de este tipo de aplicaciones profesionales está en que es posible aprovechar para actuaciones auditoras posteriores buena parte de los datos, guías y textos introducidos para una auditoría determinada. Lo que significa un evidente ahorro de tiempo.
En Módulos - Datos Auditoría, se han habilitado cuatro fichas superpuestas y activables mediante la correspondiente pestaña, donde se introducirán datos algunos de carácter “permanente” y otros relativos al ejercicio, sobre el cliente, el tipo de auditoría y niveles de dígitos necesarios, la moneda en que se ofrecerán los listados y cualquier otra observación textual que se desee añadir.
La segunda opción, Módulos - Parametrización, representa sin duda el corazón de Gesia 2000. Se compone de cinco subopciones: Personal, para definir el personal que interviene en el trabajo auditor; Grupos, para definir grandes masas contables sobre las cuales puede llegarse a conclusiones globales; Areas, que habilita toda posible fragmentación de los estados financieros, tanto clásica (áreas de Activo, Pasivo, de Gastos, Ingresos, con su respectiva referencia literal) como de cualquier otro tipo preferido por el usuario auditor; Archivos y carpetas, para definir la pertenencia de los papeles según su naturaleza ‘permanente’ o ‘corriente’ o de cualquier otro tipo que se desee establecer, fuera de esa clasificación dual consagrada, y, finalmente, Referencias, los auténticos papeles a ras del trabajo auditor.
Este último submódulo está estructurado en forma arborescente. Partiendo de las áreas previamente definidas, es posible crear papeles sea de contenido contable, documental o de simple guía. Cada referencia deberá estar adscrita a un determinado archivo o carpeta. Y, además de ofrecer la posibilidad de añadir un comentario descriptivo de la misma, el usuario podrá vincular archivos electrónicos de cualquier tipo (hoja de cálculo, documento textual, escaneado, etc.).
Obviamente, estas referencias giran en torno a los saldos de las cuentas de los estados financieros y así está programada la aplicación, que permite la introducción manual de dichos saldos o bien su importación a través de los mecanismos usuales (hojas de cálculo, campos identificados mediante separadores, etc.). También se ha cuidado de ubicar las cuentas dentro de una estructura, que puede definir el usuario, de Balance, Cuenta de Pérdidas y Ganancias y de Estado de Origen y Aplicación de Fondos. Esta es la función de las opciones restantes del menú Módulos y del de Herramientas.
Gesia es un programa realizado en VisualBasic y totalmente adaptado a Windows. Esto, sin embargo, no quiere decir que el fabricante haya secundado todos los estándares del sistema, pues hemos advertido algunas (ligeras) inconsistencias. Por ejemplo, el hecho de que aparezcan como disponibles en los menús opciones cuya activación carece de sentido en una determinada fase del trabajo (por ejemplo, Archivo - Presentación preliminar está disponible incluso antes de haber abierto auditoría alguna). Igualmente, la barra de herramientas está estructurada mediante botones generalmente muy expresivos de su función, al estilo de cualquier aplicación Office. En cambio, al usuario se le hurta la sensación de entrada y salida de las ventanas, y de este modo puede ir abriendo ventanas sin ser consciente del excesivo número de las mismas que va dejando abiertas. Tampoco está del todo fijado el estándar de grabación de datos, y en algunos sitios no es posible deshacer lo grabado. En cambio es extremadamente sencillo el proceso de introducción y validación (botón +) de datos en listados tipo hoja de cálculo. Otra baza interesante del programa es la posibilidad de imprimir parte o todos los papeles creados mediante la opción citada de Archivo - Presentación Preliminar. Esta opción no sólo posibilita el envío de los datos a una impresora, sino también su exportación a un nutrido grupo de formatos de archivo (rtf, txt, xls, etc.). Una opción que calificamos de muy acertada.
Gesia es heredero de todo lo bueno y todo lo perfectible del anterior programa en DOS denominado Audit.. No es, pues, un programa recién llegado al mercado. En su conjunto se trata de un loable intento de crear para los auditores un completo motor que gestione con rigor todo tipo de papeles de trabajo, a los que es posible vincular archivos elaborados por programas de todo tipo. Y, aunque aquí echemos en falta una mayor facilidad para controlar los archivos que el auditor va constelando en su labor (superando incluso la intrínseca ambigüedad terminológica de la opción Módulos – Parametrización – Archivos y Carpetas), el usuario de Gesia tendrá en último término una sensación de trabajo compacto y bien trabado (o, mejor, bien referenciado).
Una aplicación en la que se nota la mano de programadores sabiamente dirigidos por profesionales de la auditoría, tan avezados en su campo, como cartesianos en el modo de planificar su trabajo.


GESIA 2000 ****
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FABRICANTE: Audinfor S.L. DISTRIBUIDOR: Audinfor S.L. www.audinfor.comTel. 944 95 67 Fax 944 23 67 20 IDIOMA: castellano PVP: 104.400 pesetas (627,45 euros)

fmartin@pcw.idg.es

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