| Artículos | 01 MAR 2004

Exprima la hoja de cálculo de su PDA

Tags: Histórico
Cómo diseñar una hoja de cálculo para llevar el control de gastos con Pocket Excel o SheetToGo
Rodolfo de Benito.
Veremos las posibilidades que ofrece la hoja de cálculo de un PDA con Pocket PC o con Palm OS. Entre otras cosas, aprenderemos a insertar funciones de tipo condicional, de bases de datos y de búsqueda; y a relacionar información entre varias hojas de cálculo. Como resultado obtendremos una útil y práctica herramienta que nos ayudará a llevar el control de gastos.

Objetivo
Nuestra intención con este artículo es mostrar a los lectores cómo aprovechar al máximo la hoja de cálculo de un PDA sin recurrir a la instalación de otras hojas de cálculo más potentes. La idea es desarrollar una hoja para contabilizar los gastos aplicable tanto a usuarios de Pocket PC como de Palm OS. Se eligió un iPAQ 1940 con Pocket Excel como representante del primer grupo y una Palm Tungsten T3 con SheetToGo -ver más detalles de ambas en PC World nº 205- como representante del segundo. De esta forma quedará patente qué se puede hacer y cuáles son las limitaciones de sus hojas de cálculo -ver recuadro Pocket Excel, SheetToGo y Excel-.
La hoja de cálculo que le proponemos constará a su vez tres hojas:
- Gastos mensuales. En ella apuntaremos los gastos diarios de un mes. Véase Figura 1.
- Forma de pago. Es una hoja auxiliar -ver Figura 2- donde se recogerán las diferentes formas de pago (efectivo, tarjeta, cuenta corriente, etc.) y los saldos iniciales del mes. También se empleará para detallar los datos de las cuentas corrientes (número de cuenta, nombre de la entidad, etc.).
- Totales. Servirá para conocer en todo momento el saldo disponible y el total de gastos entre fechas, por concepto y por forma de pago. Véase Figura 3.
Puede empezar por dar un nombre a cada hoja ejecutando el mandato Formato » Modificar hojas en el Pocket -ver Figura 4- o Formato » Hojas en la Palm.

Gastos mensuales y Forma de pago
En esta hoja iremos apuntando los gastos a medida que se produzcan. Constará de un título en la primera fila y de las columnas siguientes: Fecha, Concepto, Importe, Código, Forma de pago y Observaciones. Podemos introducir estos títulos en la fila número dos y en columnas consecutivas. Presumimos que el lector conoce el funcionamiento básico de una hoja de cálculo -ver PC World nº 187- por lo que obviaremos algunos pasos intermedios.
Para resaltar estos títulos, aplicaremos un color de fondo y letra negrita mediante el comando Formato de celdas, accesible en ambas aplicaciones con sólo mantener la presión del puntero sobre la celda deseada (por supuesto, en el menú también está disponible). Aprovecharemos también este mandato para aplicar un formato Moneda a las celdas que contendrán el importe de cada gasto (en SheetToGo será necesario indicar el mandato Formato de número). Como puede apreciarse en la Figura 5, esta versión de SheetToGo está muy limitada en cuanto a los formatos que ofrece.
Con objeto de facilitar la introducción de datos, optamos por la columna Código -en la Figura 1 viene como C- para no tener que escribir la forma de pago. Por ejemplo, en lugar de poner Tarjeta Visa, teclearemos una V. Esta codificación se ubicará en la hoja Forma de pago. Es un buen momento para ir a esta hoja e introducir en ella las columnas Código, Pago y Saldo –ver Figura 2-. Teclee los títulos de estas columnas y vaya rellenando con información similar a la mostrada en la Tabla A. Por ejemplo, si la forma de pago es la cuenta corriente 1 y dispone de un saldo de 6.000 ¤, teclearía en sus columnas correspondientes: C1, Cuenta corriente 1, 6000.
Aprovechamos para recordarle que la barra de estado de Pocket Excel le permitirá cambiar fácilmente de hoja. Puede activarla mediante el comando Ver » Barra de estado.

Nombres de rango
Cuando un conjunto de celdas se utiliza a menudo en la definición de fórmulas, es más cómodo dar un nombre al rango para luego referirnos a ellas. Por ejemplo, la fórmula =Suma(Importe) nos daría la suma del conjunto de celdas denominado Importe y para hallar su promedio bastaría con teclear =Promedio(Importe). Aunque no es una operación imprescindible, es interesante, ya que facilita la creación de fórmulas.
Ilustrémoslo con un ejemplo y veamos cómo asignar un nombre a la lista de datos con la forma de pago:
1. En la hoja Forma de pago seleccione todas las celdas que contienen el Código, Forma de pago y Saldo (sólo los datos, no los títulos).
2. Si dispone de Pocket Excel seleccione en el menú Herramientas » Definir nombre, teclee Tipo_pago, pulse Agregar y presione OK. En caso contrario seleccione Archivo » Agregar marcador teclee Tipo_pago y pulse Aceptar. Véase Figura 6.
Este nombre de rango será de utilidad a continuación.

Funciones de búsqueda
Si recuerda, en la hoja Gastos mensuales tecleábamos un código para indicar la forma de pago. La función BuscarV (en Pocket Excel) o VLookUp (en SheetToGo) localiza un dato de la primera columna de una lista y devuelve otro de la misma fila. Precisamente eso es lo que queremos. Obtener automáticamente, para cada gasto, a qué forma de pago corresponde el código introducido.
La sintaxis de ambas funciones es idéntica, ya que en realidad se trata de la misma función:
BuscarV(valor_buscado; matriz_buscar_en; indicador_columnas; ordenado)
VLookUp(valor_buscado; matriz_buscar_en; indicador_columnas; ordenado)
Póngase manos a la obra y sitúese en la celda que contendrá la forma de pago del primer gasto. Teclee en ella la fórmula =BUSCARV(D4;Tipo_pago;2;FALSO) o, si lo prefiere, insértela desde el asistente de funciones. Los argumentos tienen el significado siguiente:
-Valor_buscado, D4, es la celda que contiene el código de la forma de pago. Recuerde que esta función siempre busca por la primera columna de la lista Matriz_buscar_en.
-Matriz_buscar_en es el nombre o referencia a la lista en la que se encuentran los datos a localizar. En nuestro caso teclearemos Tipo_Pago (nombre de rango definido en el apartado anterior). Así evitamos indicar el nombre de la hoja en la que está situada y, además, nos ahorramos fijar las referencias a las celdas.
-Indicador_columnas se refiere al número de columna de la lista en la que se encuentra el dato a extraer. Como lo que pretendemos es recuperar la forma de pago y ésta se encuentra en la segunda columna, escribiremos 2.
-Ordenado es un argumento opcional de tipo lógico -por defecto Verdadero-. Indica si debe encontrar la coincidencia más aproximada o la exacta. Obviamente, para evitar resultados no deseados, en este ejemplo escribiremos Falso.
Una vez introducida la función compruebe que al modificar el código aparece la forma de pago correspondiente. Sólo falta copiar esta celda hacia abajo tantas celdas como gastos preveamos introducir en un mes. Si dispone de Pocket Excel intente realizar esta operación mediante el comando Edición » Rellenar.

La función condicional “Si”
Al copiar hacia abajo la fórmula anterior, en aquellas filas donde aún no hay ningún dato introducido, la forma de pago aparecerá como #N/A. Es un error indicativo de que el código no existe en la lista de formas de pago. Una solución sencilla es crear, en la hoja Forma de pago, un nuevo elemento en la lista cuyo código, forma de pago y saldo estén en blanco.
Alternativa más elegante es modificar la fórmula del BuscarV y preguntar si la celda del código e

Contenidos recomendados...

Comentar
Para comentar, es necesario iniciar sesión
Se muestran 0 comentarios
X

Uso de cookies

Esta web utiliza cookies técnicas, de personalización y análisis, propias y de terceros, para facilitarle la navegación de forma anónima y analizar estadísticas del uso de la web. Consideramos que si continúa navegando, acepta su uso. Obtener más información