| Artículos | 01 SEP 2005

Excel a todas potencia

Tags: Histórico
Rodolfo de Benito.
En esta entrega nos centramos en la hoja de cálculo Excel con trucos para proteger, ampliar y mejorar nuestro trabajo con esta aplicación.

Cómo ocultar una hoja de cálculo
Excel ofrece la posibilidad de ocultar una hoja de cálculo para, por ejemplo, preservar datos que son utilizados por otras hojas del mismo libro pero que no interesa que sean vistos o modificados por terceras personas. Esto se consigue fácilmente seleccionando en el menú Formato » Hoja » Ocultar.
El problema está en que las hojas ocultas pueden volver a visualizarse sin ningún problema mediante el comando Formato » Hoja » Mostrar. Es cierto que para impedir la modificación de toda la hoja o de parte de la misma se puede utilizar el menú Herramientas » Proteger, pero este sistema, aunque puede ocultar la visualización de las fórmulas, sigue mostrando el contenido de la hoja.
El truco que proponemos se basa en la modificación directa de la propiedad Visible del objeto WorkSheet, o lo que es lo mismo, del objeto hoja de cálculo. Veamos cómo:
1. Pulse la combinación de teclas ALT + F11 para acceder al Editor de Visual Basic.
2. En la ventana del Explorador de Proyectos (si está oculta pulse CTRL + R) localice el nombre del proyecto correspondiente a su libro, por ejemplo, VBAProject (Prueba.xls) y haga clic en el nombre de la hoja que quiere ocultar.
3. En la ventana Propiedades (pulse la tecla F4 si está oculta) localice la propiedad Visible y cambie su valor eligiendo xlSheetVeryHidden en la lista desplegable. No se preocupe si al seleccionar este valor la propiedad sigue mostrando el valor xlSheetVisible.
Antes de cerrar el Editor conviene que proteja estos cambios con una contraseña de tal modo que se impida la modificación no autorizada de la propiedad Visible. Para ello sólo tiene que acceder al menú Herramientas » Propiedades de VBAProject, en la solapa Protección marcar la opción Bloquear proyecto para visualización e introducir la contraseña en el apartado Contraseña para ver las propiedades del proyecto. Una vez protegido el proyecto, salga del editor pulsando la combinación de teclas ALT + Q y guarde los cambios en su libro.
Obviamente, para ver la página oculta tendrá que asignar el valor xlSheetVisible a la propiedad Visible.

Limitar el desplazamiento de columnas y filas
Las hojas de cálculo disponen de un número elevado de filas y columnas, en el caso de Excel 65.536 filas y 256 columnas. Hay veces que interesa limitar el área de desplazamiento de tal forma que sólo se pueda visualizar un rango determinado de filas y columnas. Piense que, de esta manera, se podría impedir el acceso a ciertas zonas de la hoja de cálculo o sencillamente hacer más cómoda la tarea de seleccionar celdas.
Para limitar el desplazamiento es necesario modificar una propiedad de la hoja de cálculo siguiendo los mismos pasos que hemos visto en el truco anterior para modificar la propiedad Visible, pero en esta ocasión tendrá que modificar la propiedad Scroll-Area. Localice esta propiedad en la hoja que le interese y asígnele como valor el rango de celdas visible, por ejemplo, $A$1:$J$33. Con esto conseguirá que no se pueda acceder más allá de la columna J y de la fila 33.
Recuerde que, a semejanza de lo visto en el truco anterior, puede proteger con una contraseña los cambios realizados.

Cómo seleccionar celdas rápidamente
En hojas de cálculo con elevado número de datos puede resultar difícil distinguir las celdas con valores calculados mediante fórmulas de los datos introducidos manualmente (constantes). Esto se puede realizar seleccionando en el menú Edición » Ir a, pulsando el botón Especial y seleccionando la opción apropiada, por ejemplo, Celdas con fórmulas o Constantes. Con ayuda de este sistema resulta sencillo también localizar las celdas que contienen un formato condicional o tienen aplicada una validación.
Esta funcionalidad no se olvida de incorporar opciones relacionadas con la auditoría de fórmulas. Por ejemplo, si una fórmula trabaja con diez celdas y se pretende seleccionarlas rápidamente se puede partir de la celda de la fórmula y marcar las opciones Celdas precedentes y Directamente relacionadas en el cuadro de diálogo Ir a Especial. Análogamente, partiendo de una celda es posible seleccionar las fórmulas que la utilizan marcando la opción Celdas dependientes.

Evitar la sobrescritura de celdas con fórmulas
Para evitar que una celda con una fórmula se modifique o sobrescriba accidentalmente se puede utilizar una regla de validación, sin necesidad de proteger toda la hoja de cálculo. Veamos cómo:
1. Seleccione todas las fórmulas por el método explicado en el truco anterior. Recuerde que puede precisar qué tipo de fórmula le interesa (números, texto, etc.).
2. Pulse en el menú Datos » Validación.
3. En la lista desplegable Permitir del criterio de validación seleccione Personalizada, escriba =”” en el cuadro de texto Fórmula y pulse Aceptar.
Si ahora intenta modificar la celda verá que no es posible, aunque este sistema no es de utilidad para evitar el borrado de la celda.

Validar datos con listas de otras hojas
Continuando con la validación de datos o, lo que es lo mismo, los valores permitidos para una celda, una de las opciones más interesantes de esta funcionalidad es validar según la información contenida en determinadas celdas de la hoja. Suponga, por ejemplo, que en una celda es necesario introducir el nombre de una provincia y desea asegurarse que el dato se tecleará correctamente. Para solventar el problema puede utilizar la validación de la forma siguiente:
1. Introduzca los nombres de las provincias en celdas adyacentes dentro de la misma hoja de cálculo en la que se realizará la validación.
2. Seleccione la celda donde se tecleará el nombre de la provincia y escoja en el menú Datos » Validación.
3. En la lista desplegable Permitir del criterio de validación seleccione Lista, en el cuadro de texto Origen haga clic en el botón que le acompaña seleccione todas las provincias, pulse la tecla Intro para completar la selección y luego Aceptar.
Hasta aquí nada novedoso, el problema surge cuando la lista utilizada en la validación no se encuentra en la misma hoja de cálculo o incluso está en otro libro, ya que Excel no permite seleccionarla directamente. La solución consiste en utilizar la función Indirecto, por ejemplo, si las provincias se encuentran en las celdas A3:A52 de la hoja Datos entonces en el cuadro de texto Origen del criterio de la validación teclearíamos =INDIRECTO(“Datos!$A$3:$A$52”). Tenga en cuenta que si el nombre de la hoja de cálculo contiene algún espacio en blanco, por ejemplo Datos provincias, debe hacer referencia a ella encerrándola entre comillas simples de la forma siguiente =INDIRECTO(“’Datos provincias’!$A$3:$A$52”).
En cuanto a referenciar listas de datos ubicados en otro libro, y siempre y cuando esté abierto en el momento de hacer la validación, se puede emplear el sistema anterior anteponiendo el nombre del libro de esta forma INDIRECTO(“[NÓMINA.xls]Datos!$A$3:$A$52”). En este ejemplo la lista de validación estaría situada en el rango de celdas A3:A52 de la hoja Datos perteneciente al libro Nómina.

Aumentar las veces que se puede deshacer
La pos

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