| Artículos | 01 JUN 2002

Excel 2002 (II)

Tags: Histórico
Rodolfo de Benito.
Excel incluye herramientas para analizar listas de datos fácil y rápidamente. Conozca cómo sacar partido a las tablas dinámicas y a otras utilidades específicas.

Uno de los usos más habituales de una hoja de cálculo es el de manejar listas de datos para su análisis u obtención de otros datos a partir de estos. En este artículo nos centraremos en conocer qué herramientas aporta Excel para su manejo sin olvidarnos del protagonista principal: las tablas dinámicas. Para finalizar, indicaremos los mecanismos de protección contra modificaciones o intrusiones no deseadas en los archivos Excel.

Importar datos Web
Para ilustrar el manejo de listas de datos empezaremos por importar a Excel una tabla de una página Web para su posterior tratamiento. Concretamente accederemos a la información sobre el número de visitas a páginas Web de medios digitales en febrero, facilitados en la página de la Oficina para la Justificación de la Difusión (OJD).
Para ello seleccione Nueva consulta Web en el menú DatosImportar datos externos. Excel le mostrará una ventana similar a un navegador de Internet en la que podrá teclear la dirección de la página Web que le interese, en este caso www.ojd.es/ Acontrol/Awww/tablas.htm. Tras pulsar el botón Ir, se cargará la página
-Figura 1-, y verá que a la izquierda de toda tabla aparecen unos iconos amarillos con forma de flecha. Pulse sobre el que apunta a la tabla con los datos a importar y haga clic en el botón Importar. Sólo resta indicar en qué celda desea colocar los datos.
Recuerde que en cualquier momento puede acceder a las propiedades de la consulta Web, modificarla o actualizar los datos pulsando con el botón derecho del ratón sobre cualquier celda importada en el proceso.
Continuando con el ejemplo, puesto que sólo nos interesan los datos de febrero, eliminaremos las columnas pertenecientes a los demás meses y a la columna URL primaria -seleccione las columnas, pulse con el botón derecho del ratón y seleccione Eliminar-. Para poder manipular más fácilmente los datos añadiremos una columna llamada Tipo en la cual indicaremos la naturaleza del medio: diario electrónico, publicación profesional, etc. Tras estas operaciones el resultado debería ser similar al de la Figura 2, al cual hemos aplicado un autoformato de tabla -menú FormatoAutoformato...-.

Ordenación y filtros
La lista de datos del ejemplo está compuesta de cuatro columnas o campos: Tipo, Nombre, Visitas y Páginas. Sería interesante ordenar la lista de mayor a menor número de visitas en función del tipo de medio. Seleccione en el menú: DatosOrdenar e indíquele que ordene por Tipo y luego por Visitas en orden descendente. Como ha podido comprobar, no es necesario seleccionar todos los datos, Excel ejecutará la ordenación sobre toda la lista.
Frecuentemente es necesario ver selectivamente los datos de una lista en función de algún campo o columna. Seleccione en el menú DatosFiltroAutofiltro y elija Publicaciones profesionales en la lista desplegable de la columna Tipo
-ver Figura 3-.
También es posible personalizar los filtros de tal forma que muestren los datos que cumplan unas condiciones determinadas. Por ejemplo, aquellas publicaciones profesionales cuyo número de visitas supere las 200.000. Pulse sobre la lista desplegable correspondiente a la columna Visitas, escoja Personalizar, seleccione es mayor que y teclee 200.000 en la lista desplegable contigua. Observe cómo el botón de las listas desplegables filtradas aparece en color azul. Y recuerde que en cualquier momento puede mostrar nuevamente todos los datos desactivando esta opción en el menú DatosFiltroAutofiltro.
Otra forma de mostrar datos selectivamente consiste en teclear en celdas aparte el nombre del campo por el que filtrar, por ejemplo Tipo, y debajo en celdas contiguas los criterios, por ejemplo Revistas y Diarios electrónicos; a condición de que la ubicación de estos criterios esté separada de la lista al menos por una fila. Ejecute el filtro mediante el menú DatosFiltroFiltro avanzado y seleccione los criterios especificados. Para deshacer el filtrado, elija en el menú DatosFiltroMostrar todo.

Subtotales y esquemas
No sería una mala idea completar la lista agregando una fila de totales por cada tipo de medio, de tal manera que se contabilice el número visitas y páginas para cada uno. No es necesario introducir ninguna fórmula manualmente, tan sólo pulse sobre cualquier celda de la lista y seleccione en el menú DatosSubtotales. Indique subtotales para cada cambio en el campo Tipo y agregue la función Suma a Visitas y Páginas –ver Figura 4-.
Fíjese en el lateral izquierdo de la hoja de cálculo y observará tres pequeños botones numerados. Esto es indicativo de un esquema de tres niveles de detalle generado automáticamente al insertar subtotales. Pulse sobre los botones numerados para mostrar los niveles de detalle que le interesen:
- Nivel 1. Muestra el total general
- Nivel 2. Visualiza el total de todos los tipos de medios.
- Nivel 3. Muestra todos los datos con sus totales, permitiendo contraer o expandir cada uno de ellos independientemente.
Para disponer de un mayor control sobre las agrupaciones en el menú DatosAgrupar y Esquema, encontrará las opciones necesarias para agrupar y desagrupar datos manualmente, ocultar y mostrar detalles, así como para configurar y borrar un esquema. La opción Autoesquema agrupa automáticamente siempre y cuando la lista posea subtotales adyacentes a los datos a agrupar.

Formularios de datos
Excel, a semejanza de Access, es capaz de mostrar cada fila de una lista de datos -registro- en un cuadro de diálogo llamado formulario desde el cual es posible ver, modificar, añadir, eliminar y buscar registros cómodamente.
Antes de poner un ejemplo de cómo utilizarlos, desactive el esquema que ha definido en el punto anterior seleccionando en el menú DatosAgrupar y esquemaBorrar esquema. Desactive también los subtotales mediante DatosSubtotales y pulsando el botón Quitar todos. Hecho esto, seleccione en el menú DatosFormulario y verá cómo automáticamente le aparece el citado cuadro de diálogo mostrando los datos del primer registro -ver Figura 5-. Veamos qué podemos hacer con él.
-Ver y modificar datos. En la parte superior derecha del formulario se indica el número de registro actual y el total. Muévase por los registros utilizando la barra de desplazamiento vertical del formulario. Si desea modificar algún dato puede hacerlo directamente e incluso cancelar la modificación pulsando el botón Restaurar.
-Añadir registros. Cree un nuevo registro pulsando el botón Nuevo y rellénelo con los datos que crea convenientes. Ese registro se añadirá al final de la lista.
-Borrar registros. Localice el registro que desea borrar y luego pulse el botón Eliminar.
-Buscar registros. Suponga que desea localizar rápidamente los registros pertenecientes a los Diarios. Previamente es necesario indicar el criterio de búsqueda, pulse el botón Criterios y escriba Diarios en el campo Tipo. Presione sucesivamente el botón Buscar siguiente y verá cómo la información mostrada pertenece únicamente a diarios electrónicos. Finalizada la búsqueda, borre los criterios pulsando nuevamente el botón Criterios.
Como ha podido compr

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