| Artículos | 01 MAY 2002

Excel 2002 (I)

Tags: Histórico
Rodolfo de Benito.
Si es un usuario novel de Excel 2002 o le gustaría empezar a utilizarlo, le invitamos a que nos acompañe en esta primera entrega.

El pasado mes concluíamos el curso de Word 2002 y éste iniciamos el correspondiente a otro de los programas más utilizados del paquete Office, Excel 2002. Al igual que en el anterior, intentaremos a lo largo de cuatro entregas que el lector pueda adquirir los conocimientos necesarios para utilizar la hoja de cálculo de forma satisfactoria. En la presente fijaremos las bases necesarias para poder ir aumentando paulatinamente el nivel de dificultad.

Introducción
Muchas cosas han cambiado desde la aparición a finales de los 70 de VisiCalc, la primera hoja de cálculo, hasta la actual Excel 2002. Sin embargo el objetivo principal sigue siendo el mismo: facilitar la entrada de datos y realizar las operaciones necesarias para su transformación automatizando en la medida de lo posible todo el proceso. Proceso que puede consistir en obtener nuevos datos a partir de ellos, representarlos gráficamente, organizarlos en tablas, filtrarlos según criterios, etc. Pensemos, por ejemplo, en una hoja de cálculo sencilla para llevar el control de las ventas, comisiones, gastos mensuales y dietas correspondientes a los comerciales de una empresa.
Las hojas de cálculo se dividen horizontalmente en filas etiquetadas con números y verticalmente en columnas etiquetadas con letras. Análogamente al juego de los barcos, la intersección entre una columna y una fila da lugar a una celda. Las celdas se referencian por la letra de columna y número de la fila a la que pertenecen. Por ejemplo, hablamos de la celda B3 para referirnos a la situada en la columna B fila 3. Concretamente, Excel consta de 16.777.216 celdas resultantes de multiplicar las 65.536 filas por las 256 columnas disponibles.
En ellas podrá introducir casi cualquier tipo de dato: números, textos, fechas... y, por supuesto, las fórmulas que nos permitirán efectuar cálculos, teniendo en cuenta que una fórmula es una expresión que, al ser evaluada por la hoja de cálculo, devuelve un valor. Por ejemplo, =C4*D3/2 devuelve el resultado de multiplicar el valor de la celda C4 por el de la celda D3 y dividirlo por dos. Para simplificar las fórmulas, las hojas de cálculo cuentan con gran número de funciones predefinidas que realizan los cálculos más habituales. Por ejemplo, la función Pago calcula el pago de un préstamo basándose en tasas de interés y pagos constantes. Puesto que el número de funciones incorporadas es bastante elevado, Excel cuenta con un asistente de funciones para facilitar su uso, el cual las agrupa atendiendo a su propósito: financieras, matemáticas, estadísticas, búsqueda y referencia, etc. Puede encontrar el asistente en el menú InsertarFunción.
Más adelante tendremos ocasión de hablar en detalle del uso de las fórmulas y las funciones, aunque anticipamos que son realmente el eje sobre el que gira el arte del buen hacer en una hoja de cálculo.

Elementos de la ventana Excel
En cuanto a los elementos principales de la ventana Excel -ver Figura 1-, comparte la mayoría de las barras presentes en Word -ver PC World nº 183-. Vamos a comentar brevemente aquellas que presentan diferencias:
- Barras de herramientas. Al igual que en cualquier otro programa Windows, estas barras condensan las acciones más habituales mediante botones. Excel cuenta con veinte barras de herramientas personalizables y agrupadas según su función: Bordes, Gráfico, Protección, Revisión, etc. Pruebe a pulsar con el botón derecho del ratón sobre una barra de herramientas cualquiera y seleccione en el menú contextual la que le interese mostrar u ocultar.
- Barras de fórmulas. Como utilidad principal muestra y permite la edición del contenido de la celda activa. Pruebe a desplazarse por las celdas de la hoja
-puede hacerlo con las teclas de movimiento del cursor o pulsando directamente con el ratón- y observará que en la barra de fórmulas se muestra en todo momento la dirección de la celda activa: B1, C6, etc. Luego escriba algo en una celda y verá que a medida que lo hace también aparece en la barra de fórmulas. Fíjese en el botón Insertar función, que le llevará directamente al Asistente de funciones, y en los botones Cancelar e Introducir para rechazar o aceptar los cambios introducidos en la celda.
- Barras de desplazamiento. Excel organiza las hojas de cálculo en libros almacenadas bajo un mismo nombre de archivo. Esto permite que las hojas de cálculo relacionadas entre sí puedan estar guardadas juntas en un mismo libro. Por ejemplo, un libro de Clientes podría constar de las hojas: Tabla de clientes, Resumen de ventas mensual y Resumen de ventas anual. De hecho, por defecto, cada vez que creamos un nuevo archivo en Excel estamos creando un libro compuesto de tres hojas de cálculo. Si usted lo desea puede indicar exactamente cuántas hojas tendrá por defecto cada nuevo libro, seleccionando en el menú HerramientasOpciones y modificando Número de hojas en nuevo libro de la solapa o ficha General.
Así pues, además de las típicas barras de desplazamiento vertical y horizontal, esta última dispone de fichas o solapas con el nombre de las hojas de cálculo que componen el libro: Hoja1, Hoja2, etc.; de tal manera que al pulsar sobre ellas se activa la hoja correspondiente. También cuenta con cuatro botones extra para desplazarse entre los nombres de las hojas cuando el número de éstas es muy elevado y no son todas visibles de forma simultánea.
- Barra de estado. Esta barra informativa situada en la zona inferior de la ventana se limita a indicar el estado de activación de algunas teclas, como por ejemplo: NUM (bloqueo numérico), MAY (mayúsculas) y DESP (bloqueo desplazamiento); y a mostrar información referente a la ejecución de alguna acción. Como valor añadido, muestra por defecto la suma de las celdas seleccionadas en la hoja de cálculo. Si pulsa con el botón derecho del ratón sobre la barra de estado podrá indicarle una función diferente a la de la suma.
- Panel de tareas. Facilita el acceso a las tareas relacionadas con: crear un nuevo libro, utilizar el portapapeles, realizar búsquedas e insertar imágenes prediseñadas. Si no lo tiene visible, puede activarlo seleccionando en el menú la opción VerPanel de tareas.

Ejercicio práctico
Ilustraremos el modo de trabajar con una hoja de cálculo sencilla basándonos en un pequeño símil relacionado con la producción de sidra en cuatro lagares. El ejercicio dará como resultado dos hojas de cálculo: la primera -ver Figura 3- se ocupará de determinar los kilogramos de manzanas necesarios para elaborar los litros de sidra que cada lagar puede almacenar en sus toneles; la segunda hoja -ver Figura 4- se centrará en calcular el coste unitario de producción de la botella de sidra y en el supuesto beneficio que se obtendría con la venta de la misma durante el primer semestre.
Pongámonos manos a la obra. Ejecute Excel y observe cómo el panel de tareas le da la posibilidad de abrir libros existentes, crear nuevos desde cero o bien a partir de una plantilla e incluso basados en otro libro. Empiece por introducir los datos conocidos y olvídese por el momento de los formatos; de ellos nos encargaremos al finalizar todos los cálculos. Es conveniente que sepa que el tipo y tamaño de letra que rige por defe

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