| Artículos | 01 FEB 2004

Enviar mensajes de correo

Tags: Histórico
Gonzalo Alvarez.
Este mes presentamos varios trucos para sacar mayor rendimiento a nuestros clientes de correo, Netscape o Outlook Express: los acuses de recibo, que nos permitirán saber si los mensajes enviados han sido leídos; las firmas de mensajes, que añaden automáticamente nuestra información personal a todos los mensajes que enviemos; y las tarjetas de presentación virtuales, que cumplen el mismo cometido que las de cartón, pero empleando un formato estándar de intercambio de información personal.

¿Habrá llegado el correo?
Una de las limitaciones más frustrantes del correo electrónico es que uno nunca sabe si el mensaje que ha enviado a una persona le ha llegado y si ha sido abierto. Cuando el servidor de correo no puede enviar un mensaje al destinatario, entonces nos llega un mensaje automático informándonos de los motivos por los que el mensaje no se ha podido entregar: la dirección de correo es errónea, no existe esa cuenta en el servidor de correo de destino, o está bloqueada, o no puede recibir mensajes con archivos adjuntos tan grandes, o simplemente el servidor está caído o apagado. Ahora bien, supongamos que le llegó correctamente al destinatario, pero no obtenemos ninguna respuesta. ¿Lo habrá leído? ¿No quiere contestarnos?
La solución a nuestras inquietudes consiste en solicitar acuses de recibo, de manera que tengamos la certeza de que el correo llegó a su destino y fue, al menos, abierto.
Netscape 7.0. Ya sea en el navegador o bien en la aplicación de Correo/Grupos de noticias, seleccione Editar » Preferencias » Correo/Grupos de noticias » Acuses de recibo. Verifique la casilla Al enviar mensajes, solicitar siempre acuse de recibo. Si el destinatario acepta enviar una confirmación de lectura, la confirmación se enviará cuando el mensaje se abra.
Recuerde que el comportamiento de los acuses de recibo se puede personalizar para cada cuenta. Para ello, abra la aplicación de Correo/Grupos de noticias y seleccione Editar » Configuración de cuentas de correo/grupos de noticias. De entre todas las cuentas que tenga dadas de alta, seleccione la que desee configurar de forma diferente y seleccione Acuses de recibo. Por defecto, se encuentra verificada la opción Utilizar preferencias globales de acuse de recibo para esta cuenta. Seleccione en su lugar la opción Personalizar acuses de recibo para esta cuenta y configure las opciones a su gusto.
Outlook Express 6.0. Seleccione Herramientas » Opciones » Confirmaciones. Active la casilla Solicitar confirmación de lectura para los mensajes enviados, haciendo así que se envíe una solicitud de confirmación de lectura en todos los mensajes salientes. Los destinatarios de los mensajes pueden elegir enviar o no las confirmaciones, según su propia configuración. Si el destinatario acepta enviar una confirmación de lectura, la confirmación se enviará cuando el mensaje se abra.

¡He recibido su correo!
Si lo desea, puede responder a los acuses de recibo que le llegan de otros usuarios para que sepan que sus mensajes le llegaron y los ha leído. De esta forma, el remitente se quedará un poco más tranquilo, porque aunque no le responda inmediatamente, al menos sabrá que lo leyó.
Netscape 7.0. En el navegador, seleccione Editar » Preferencias » Correo/Grupos de noticias » Acuses de recibo. A continuación, seleccione la opción Permitir acuses de recibo de algunos mensajes. Por último, configure según sus necesidades cuál será su política respecto a qué mensajes acusar recibo.
Recuerde que, como explicamos en el truco anterior, el comportamiento de los acuses de recibo se puede personalizar para cada cuenta.
Outlook Express 6.0. Seleccione Herramientas » Opciones » Confirmaciones. Acuda al área Devolver confirmaciones de lectura, optando por lo que desee: no enviar nunca una confirmación de lectura; que Outlook Express le notifique cada vez que se solicite una confirmación de lectura, de manera que puede elegir enviar o no una confirmación cuando reciba la notificación; enviar siempre una confirmación de lectura cuando sea solicitada.

Firmas personales
Habrá observado que muchos usuarios añaden al pie de sus mensajes unas líneas de texto con su nombre, dirección, empresa, teléfono, fax, página web e incluso algún dibujo. Por supuesto, no creerá que las escriben cada vez. Se pueden crear una sola vez e insertarlas cuando se desee al pie del mensaje. Resulta muy sencillo configurar su cliente de correo para que se añadan siempre o solamente cuando así lo indique.
Netscape 7.0. Seleccione Editar » Configuración de cuentas de correo/grupos de noticias. Seleccione la cuenta cuya firma desea configurar y en el área Identidad verifique la casilla Anexar esta firma. A continuación, pulse el botón Elegir y seleccione un archivo de texto o HTML o una imagen o lo que quiera anexar a modo de firma. Automáticamente se añadirá ese archivo al final de sus mensajes.
Outlook Express 6.0. Seleccione Herramientas » Opciones » Firmas. Para crear una firma, presione el botón Nueva y después escriba el texto en el cuadro Modificar firma o haga clic en Archivo y busque el texto o el archivo HTML que desee utilizar. Verifique la casilla Agregar firmas a todos los mensajes salientes si quiere que se añadan a todos. En caso contrario tendrá que hacerlo para cada mensaje individual: cuando haya terminado de redactar el mensaje y antes de enviarlo, seleccione Insertar » Firma y elija la firma deseada.
Estas firmas no deben confundirse con las firmas digitales o electrónicas. Solamente añaden información adicional a los correos, pero en ningún caso identifican a los usuarios. Las firmas digitales y los certificados fueron tratados en esta misma sección en el número 199, de junio de 2003.

Una firma para cada ocasión
Puede encontrarse en la situación de que requiera distintas firmas, según para quién vaya dirigido el correo o según la cuenta que utilice. En ese caso, Outlook Express le permite crear tantas firmas como necesite y luego seleccionar la que venga al caso.
Si desea utilizar distintas firmas para cuentas diferentes, primero cree tantas como necesite, como hemos explicado en el truco anterior, pulsando repetidamente el botón Nueva. A continuación, seleccione una firma, pulse el botón Opciones avanzadas y seleccione la cuenta con la que desee utilizar la firma. Repita la operación anterior, asociando una firma a cada cuenta, hasta que haya terminado con todas las firmas.
Ahora bien, si lo que desea es disponer de un conjunto diferente de firmas utilizando la misma cuenta de correo, entonces seleccione Herramientas » Opciones » Firmas y desactive la casilla Agregar firmas a todos los mensajes salientes. En adelante, deberá insertar manualmente la firma deseada a cada mensaje. Cuando haya terminado de redactar el mensaje, seleccione Insertar » Firma. Aparecerá un menú contextual con todas las firmas que haya creado. No tiene más que seleccionar la adecuada y se añadirá a su mensaje.
Un atajo consiste en crear un botón en la barra de herramientas, para facilitar la tarea de insertar firmas en sus mensajes salientes.
Cree un mensaje nuevo y haga clic con el botón secundario del ratón sobre la barra de herramientas. Seleccione Personalizar en el menú contextual. En el cuadro de lista Botones disponibles seleccione Insertar firma y pulse el

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