| Artículos | 01 NOV 2007

EnerSys, cuando la industria evoluciona de la mano de las TI

Tags: Histórico
Consolida sus soluciones de gestión de la mano de IBS
Encarna González.
Aunque cuenta con 30 años de historia, la firma especializada en baterías industriales Acumuladores Industriales EnerSys se vio inmersa hace unos años en un proceso de integración en una gran multinacional estadounidense que le hizo iniciar una nueva etapa. Las implicaciones en la relación que debía mantener con el resto de sucursales de venta y fabricación de la compañía, tanto a nivel internacional como con sus delegaciones en el mercado nacional, hizo que emprendiese una renovación tecnológica gracias a la que ha alcanzado notables beneficios.

En 1977 la compañía de origen vasco y dedicada a la fabricación de baterías de tracción y estacionarias veía la luz. Más tarde, su atractivo hizo que la multinacional estadounidense con central en Reading, Pennsylvania, pusiera sus ojos en ella. Hoy en día, fabrica y distribuye reserva de energía y baterías de fuerza motriz, cargadores, equipamiento de alimentación y accesorios de baterías a clientes de todo el mundo. De hecho, cuenta con oficinas regionales en Bélgica y China, equipos locales de gestión en algunos países, y equipos para la fabricación, ventas y distribución en Europa, Norteamérica y Asia. La sede española ubicada en la localidad vizcaína de Zamudio es uno de los centros de fabricación y distribución que ha integrado la multinacional.

Retos iniciales
Sin duda, la comunicación entre estos diferentes centros era uno de los retos iniciales a los que debía hacer frente la compañía que, fruto de las distintas adquisiciones realizadas, inicialmente llegó a contar con 17 soluciones de gestión empresarial (ERP) en Europa y que iban desde los sistemas de gestión de SAP a soluciones fabricadas a medida. Éste último era el caso de la filial española que, tal y como explica Pedro Elgezabal, director de TI de EnerSys en nuestro país, “disponíamos de un programa a medida de una empresa de Bilbao, con la contabilidad en SQL Server y, cuando se produjo la adquisición, tomaron a ocho países de Europa, entre ellos a nosotros, para buscar aplicaciones que nos permitieran ‘hablar todos el mismo idioma’, por lo que implantamos un programa intermedio hasta que se eligiera uno definitivo para utilizar a nivel global”. No obstante, aunque el responsable señala que ésta era una opción para aproximadamente unos cinco años, “al final, ante lo bien que ha funcionado, seguramente será para más años”.
Además de buscar esta solución, la firma vasca también debía solventar el problema de la heterogeneidad de sistemas que dificultaba el intercambio ágil de información entre sedes. Así, se hacía necesario que todos estos sistemas se comunicasen y se relacionaran con otros sin que ello les llevase mucho tiempo ni fuera enormemente costoso. Además, se precisaba de un sistema que creara de forma automática e instantánea los pedidos de los clientes. En definitiva, un sistema que minimizase tiempo y distancia.
Con todo ello, el número de sistemas ERP en Europa se redujo de 17 a 3 con la mirada puesta en que el personal de todo el grupo trabajara con un sistema común de gestión, optimizando las comunicaciones y agilizando los procesos lo que, en definitiva, debía contribuir a mejorar el servicio prestado a los clientes.

Apuesta por IBS
En el caso español, los responsables de la filial, tras estudiar diferentes opciones existentes en el mercado, se inclinan por la oferta del proveedor IBS, sobre todo, por varias razones. Como sostiene Pedro Elgezabal, en primer lugar, “porque teníamos un problema a nivel de control de stocks y para nosotros era importante tener los almacenes localizados. Sin embargo, con el anterior sistema, no existía tal control, así como tampoco de los depósitos de material fuera de nuestras instalaciones”. En este sentido, el responsable hace referencia a aquellos materiales (baterías) que EnerSys presta a los clientes para que, posteriormente los devuelva o facture. Tal y como recuerda el responsable de TI de la compañía, esta falta de control les llevó a no tener constancia de todo lo que debían facturar, con la consiguiente pérdida económica que ello les representó y que supieron ver cuando realizaron el cambio hacia el nuevo programa de gestión y que les permitió ver los stocks reales que tenían. Además, también había que tener en cuenta la comunicación con sus sedes españolas ubicadas en Barcelona, Madrid, Sevilla y Valencia.
Así, la solución escogida fue IBS Enterprise ASW, que cuenta con un gestor de pedidos que les ha permitido mejorar las deficiencias que tenían en la parte logística. Además, esta solución también dispone de la funcionalidad necesaria para crear una cadena de suministro de producto flexible y dinámica por grupos, mercados y regiones, algo que se enmarcaba dentro de los propósitos del grupo. Sin duda, esto ayudaba a la compañía a automatizar los procesos de suministro de mercancías desde centros de fabricación o distribución paralelos.

Adaptación al mercado local
Todo el proceso de migración a la nueva solución se inicia en diciembre de 2004, proceso que duró aproximadamente un año y medio y cuyas fases se hicieron por departamentos. Según el responsable de tecnología de EnerSys, “se fue haciendo todo más o menos a la vez y fue necesario realizar el traspaso de muchos datos a mano utilizando el programa de hoja de cálculo de la suite de ofimática de Microsoft, Excel. Sí podemos decir que hubo problemas de pérdidas de datos pero, en general, IBS respondió bien”.
Junto a esto, cabe señalar que EnerSys no implantó la solución completa de IBS Enterprise ASW, aunque sí prácticamente un 85 por ciento de la misma sobre un servidor de la firma HP y plataforma Windows. Los módulos escogidos fueron los dedicados a ventas, fabricación, compras, control de almacenes contabilidad y cartera de clientes y clientes y proveedores (formando éste parte de la solución de relación con clientes, CRM). No obstante, Pedro Elgezabal destaca que también tuvieron que realizar ciertos retoques para ajustarlos a sus necesidades locales específicas, como la parte destinada a la cartera de clientes ya que, “aunque el programa es bueno, hicimos ajustes porque no tenía contemplado aspectos como el de las devoluciones, algo que es muy usual en nuestro mercado”.

Mayor agilidad, eficiencia y rigor
En la sede de EnerSys en Zamudio, alrededor de 35 personas se han beneficiado de las mejoras que aporta la nueva solución de gestión a la que acceden en función de su cargo en la corporación, si bien los responsables de gerencia y el responsable de TI tienen acceso a todos los módulos de la misma.
Tal y como destaca Elgezabal, “IBS Enterprise ASW nos ha aportado mejoras a nivel de infraestructuras y de comunicación con las distintas delegaciones. Además, esta solución cuenta con un aspecto muy positivo como es que dispone de una pantalla desde la que puedes controlar con facilidad los procesos a una velocidad óptima”.
No obstante, tal y como destaca el director de TI de la firma, un aspecto importante para que toda esta renovación haya dado buen resultado es que hubo una formación previa para los usuarios de esta solución, “ya que son distintas formas de trabajar y estos cambios

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