| Artículos | 01 OCT 2005

El trabajador móvil: archivos sin conexión

Tags: Histórico
José M. Alarcón.
El mes pasado revisamos el manejo de ese útil pero a la vez desconocido elemento llamado Mi Maletín. Siguiendo en una línea similar vamos a estudiar la mejor manera de trabajar con equipos que están conectados de manera intermitente a la red local.

Necesidades y requisitos
La característica de archivos sin conexión lleva disponible en Win-dows desde su versión 2000. A pesar del tiempo que tiene y de su indudable utilidad, al igual que pasaba con Mi Maletín se trata de una característica muy poco conocida y menos aún utilizada por los usuarios. Esperamos que este artículo contribuya a su adopción por parte de muchos.
Si usted trabaja habitualmente con un equipo portátil accediendo a archivos ubicados en unidades de red encontrará este artículo de gran ayuda. Lo normal en estos casos es que llegue usted a la oficina, conecte el equipo a la red, se autentique y comience a trabajar. Hasta aquí todo perfecto. Lo malo es que si se quiere ir a trabajar a las instalaciones de un cliente o a casa tiene que copiar los archivos que necesite desde la red local a su portátil, y al volver sincronizar de nuevo los cambios. La herramienta Mi Maletín puede ayudarle bastante, tal y como hemos visto. Sin embargo no deja de ser un engorro para usarlo a menudo y además requiere una atención especial por nuestra parte. ¿No sería estupendo poder abstraernos de un detalle tan prosaico como el de tener o no conexión a la red local? La idea es que para nosotros sea transparente por completo el hecho de encontrarnos conectados a la red o no estarlo, disponiendo de acceso a nuestros archivos aunque estemos fuera de la oficina. ¿Imposible...? Siga leyendo.

NOTA:
Las explicaciones que se ofrecen a continuación son válidas tanto para Windows 2000 como para Windows XP Professional. Sin embargo, en este último, para poder usar los archivos desconectados deberá desactivar el cambio rápido de usuario yendo a Inicio » Panel de control » Cuentas de usuario y desmarcando las dos casillas que se ven en la figura.

Activación de los archivos sin conexión
Antes de conseguir nuestro objetivo de transparencia ante la presencia de la red local debemos activar la característica de archivos sin conexión de Windows. Para ello abra el explorador de archivos en cualquier disco local y utilice el menú Herramientas » Opciones de carpeta. En la pestaña correspondiente (la situada más a la derecha) deberá marcar la casilla Habilitar archivos sin conexión, que por defecto viene desactivada. Ello habilitará el resto de opciones de la página que nos sirven para regular el comportamiento de la característica.
Las dos primeras opciones sirven para establecer cuándo se sincronizarán los archivos (hablaremos sobre esto más adelante) cuando vuelva a haber conexión a la red local. Si no se marcan, las sincronizaciones serán siempre manuales, es decir, a petición del usuario.
La penúltima casilla se utiliza para añadir seguridad a los archivos que se encuentran en la caché local. Es muy útil si manejamos información confidencial, pero recuerde que puede ralentizar el equipo el hecho de forzar el uso intensivo de criptografía, así que márquela sólo si lo considera estrictamente necesario.
La guía deslizante de la parte inferior nos ayuda a controlar el espacio máximo que se utilizará para albergar la caché de archivos sin conexión. Redúzcalo si dispone de poco espacio en su unidad del sistema (normalmente C:\).

Uso de los archivos sin conexión
Ahora que ya hemos preparado el terreno veamos exactamente cómo sacarle partido a esta útil característica. Lo primero que debemos hacer es navegar con el explorador de Windows a cualquier recurso de red que necesitemos tener disponible aunque estemos desconectados de la red local. Puede ser una unidad compartida completa o cualquiera de las carpetas disponibles dentro de ellas (no necesariamente las de primer nivel). Pulse con el botón derecho sobre el icono de la carpeta o archivo que quiera tener sin conexión y en el menú contextual que aparece verá una nueva opción Disponible sin conexión, que debe seleccionar. Durante unos instantes verá que aparece un diálogo de sincronización como el de la figura. Lo que ocurre es que el sistema está copiando a una carpeta de caché local la última versión de los contenidos.
De este modo, aunque se pierda la conexión siempre tendremos la última versión disponible para uso local. La diferencia entre haber hecho la copia nosotros mismos o haber usado un maletín estriba en que se trata de una acción automática, transparente e independiente de que la conexión se haya roto por habernos ido de la oficina o porque se ha caído la red de repente. Nosotros seguimos accediendo al recurso de red como si estuviésemos conectados.
La única diferencia que advertiremos con una carpeta compartida normal es que ahora se muestra una doble flecha pequeña de color azul sobreimpresa sobre el icono de la carpeta o archivo, como se ve en la figura. Todo lo demás sigue igual para nosotros. Tendremos acceso a los archivos desde el entorno de red y los permisos de lectura y escritura existentes permanecerán inalterados. Si no fuese por el indicador sobreimpreso no seríamos conscientes del cambio.
Por curiosidad: la copia local de los archivos se guarda por defecto en la carpeta C:\WINDOWS\CSC. No espere encontrar los archivos tal cual en este lugar. La organización y el formato de esta caché no están documentados, por lo que no debería tocar su contenido.

Sincronización de los archivos
Cuando perdemos la conexión con la red local aparece un pequeño icono en el área de notificación, al lado del reloj, que nos advierte de este hecho. Aparte de esto no notaremos nada especial. Como mucho una pequeña demora inicial al acceder por primera vez al recurso compartido.
Seguiremos trabajando normalmente con los recursos “remotos”. Al volver a la oficina y recuperar la conexión no se restablece el trabajo en remoto directamente sino que depende de nosotros seguir trabajando con la copia local o no. Si hemos marcado la opción de sincronizar al inicio o cierre de sesión será entonces cuando, si hay conexión a la red, se sincronizarán los archivos. En el resto de los casos seremos nosotros quienes debemos indicar manualmente que deseamos una sincronización en un momento dado. Para ello basta con pulsar con el botón derecho sobre el icono de notificación de la figura y elegir la opción Sincronizar. Esto lanzará el proceso de sincronización ente las versiones locales y remotas, de un modo similar al que ya vimos en el número anterior con Mi Maletín.
Si hemos marcado la correspondiente acción, cuando se restablece la conectividad se nos avisará a intervalos regulares de la necesidad de sincronizar, para que no nos olvidemos.

Conflictos de sincronización
Al igual que ocurría en el caso de Mi Maletín, la sincronización mueve archivos entre la caché local y su ubicación original, pero no tiene la capacidad de conciliar cambios en un archivo si éste se ha modificado en ambos lados. Mientras el maletín sólo permitía conservar una de las dos versiones del archivo, las carpetas sin conexión dan la oportunidad también de crear un nuevo archivo y conservar ambas versiones para revisión o conciliación manual. En la fig

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