| Artículos | 01 MAR 2007

Ediprem apuesta por la tecnología para agilizar la gestión de su negocio

Tags: Histórico
Gracias a las soluciones ERP y e-business de Exact Software
Encarna González.
La necesidad de gestionar un inventario con cada vez más referencias y de optimizar la comunicación con sus comerciales, propios y franquiciados, ha llevado a la firma gallega especializada en la comercialización de regalos corporativos, Ediprem, a incorporar las soluciones de gestión de Exact Software, Exact Globe y Exact e-Synergy. Con ello, los 35 empleados con los que cuenta han visto mejorado su trabajo diario a la hora de gestionar todas las referencias, pedidos y, en definitiva, la actividad diaria de la compañía.

Con una trayectoria de 15 años comercializando regalos publicitarios y de empresa, la compañía gallega Ediprem ha emprendido una renovación de sus soluciones de gestión con la mirada puesta en optimizar su negocio y prestar un mejor servicio, tanto a sus comerciales como a sus clientes. La renovación tecnológica se emprende hace tres años en el momento en el que la compañía experimenta un notable incremento de su negocio y vislumbra un crecimiento aún mayor del mismo. La disponibilidad hasta el momento de una solución de gestión realizada a medida para la compañía de un proveedor local, dejó en evidencia, según los responsables de la compañía, las carencias de escalabilidad a tal crecimiento, así como los nuevos requerimientos de un negocio en expansión y que, actualmente, factura alrededor de 4 millones de euros anuales, contando con una plantilla en torno a los 35 profesionales.

Requerimientos iniciales
Como explica Marcos Sanchón, gerente de Ediprem, por la idiosincrasia del negocio, “manejamos múltiples referencias, tanto de catálogos propios como de catálogos de proveedores, con lo que resulta complejo y complicado gestionar del orden de entre 10.000 y 15.000 referencias de movimiento, ya que a nuestros clientes les ofrecemos todas las referencias del mercado (unas 500.000), lo que, con el sistema que teníamos hasta el momento, no nos permitía registrar todas las ofertas y realizar otras gestiones como hacer un histórico de ventas”.
Tras sopesar varias opciones de sistemas de gestión existentes en el mercado, desde Ediprem deciden apostar por las soluciones de Exact Software, en concreto por Exact Globe y Exact e-Synergy. “Buscábamos una gestión tipo ERP y que los comerciales pudieran gestionar un programa de visitas vinculado a clientes y, tras ver varias opciones, vimos que las soluciones de Exact Software lo resolvían”, apunta Marcos Sanchón.
Así, el responsable destaca que las principales prioridades que buscaban en la nueva solución a implantar tenían que hacer referencia a que “se tratara de un software estándar ya que, hasta entonces, habíamos contado con una solución a medida y no queríamos que nos ocasionara los problemas típicos de este tipo de soluciones, como que el proveedor desaparezca, que no haya actualizaciones disponibles o que no tuviera las evoluciones acordes al negocio”.
Una vez se tienen claros estos objetivos, en diciembre de 2004, coincidiendo con la configuración de un nuevo grupo accionarial, la primera decisión que se toma ante la evolución de la compañía es la de renovar completamente el sistema informático. Como recuerda Marcos Sanchón, “la primera solución que se escogió fue e-Synergy, ya que buscábamos un producto muy estándar, consolidado, con diferentes implantadores y con crecimiento futuro”.

Rápida implementación
Llegado el momento de implantar la solución e-Synergy de Exact Software, el gerente de Ediprem, destaca que es a mediados de 2005 cuando se inicia el proceso, algo que, en opinión de Marcos Sanchón, fue rápido ya que “soy de la opinión de que, cuanto más plazo se dé, más lentas van las cosas y más problemas acarrea, por lo que lo hicimos de una vez, dedicando casi el cien por cien de los recursos a estar con los consultores y con la gente de la empresa que son quienes, en definitiva, van a utilizar la solución para ver qué parametrizaciones se podían hacer y cómo utilizar la nueva solución”. En este sentido, el responsable destaca el hecho de que, a pesar de no ser una solución a medida, era necesario adaptar ciertas características a los requisitos de la actividad diaria de Ediprem. Asimismo, Sanchón apunta que era preciso conocer cómo sacar el máximo provecho a la solución, por lo que “era necesario que nosotros también nos adaptáramos al programa”.
Una vez implantada la solución Exact e-Synergy, el responsable destaca que un factor determinante en el éxito de dicha implementación fue la decisión de arrancar el programa en paralelo con la solución a medida de la que disponían hasta el momento. Como recuerda el gerente de Ediprem, “durante cerca de dos meses contamos con las dos soluciones en paralelo hasta que tuvimos todo a punto para contar solo con e-Synergy”. Así, en enero de 2006, ya sólo contaron con la solución de Exact Software, si bien desde entonces han ido haciendo ajustes.
Sin embargo, a pesar de que la implementación fue rápida, Marcos Sanchón reconoce que hubo ciertos momentos críticos en el proceso. Cabe señalar que el arranque de toda esta renovación se produjo en los meses de octubre a diciembre, coincidiendo con la época de mayor actividad para Ediprem. “Tuvimos la entereza de hacer esta implantación en los meses de mayor facturación del negocio, aproximadamente el 40 por ciento de la facturación del resto del año, lo cual fue un auténtico reto”, explica el gerente. La culminación de todo este proceso llega a principios de 2006, con la puesta en funcionamiento del portal de franquiciados. Asimismo, el responsable destaca que no hubo que hacer ningún tipo de cambio a su infraestructura tecnológica sino tan sólo añadir un segundo disco al servidor de aplicaciones donde se alojan las soluciones de Exact Software. Así, el nuevo sistema de gestión está soportado sobre el sistema operativo Windows 2000 Server SP 4 y bases de datos SQL Server, contando con un servidor de HP para realizar la comunicación cliente-servidor.

Agilizar la gestión
Junto a todo esto, el responsable destaca que otro de los aspectos clave para el éxito de este proyecto ha sido la implicación de la gerencia. Se trata de una solución completa, con un portal para los distribuidores con los que trabaja Ediprem y que pueden realizar sus pedidos a través de la Web; así como un portal de clientes, para los 6.000 con los que cuenta la firma, si bien alrededor de 3.000 son los que hacen más negocio con ellos. Como reconoce Marcos Sanchón, la implantación de este nuevo sistema de gestión también les ha permitido optimizar su relación con sus franquicias en Valencia, Sevilla, Madrid y Logroño. Así, estos portales permiten a la compañía visionar de una forma sencilla para que los comerciales, tanto directos como franquiciados, puedan pasar los pedidos directamente al sistema. Asimismo, las cerca de 500.000 referencias que maneja Ediprem y la complejidad de las comisiones comerciales hacían necesario contar con una solución única, integrada y de fácil acceso. “Teniendo en cuenta el elevado número de referencias de las que disponen nuestros comerciales y la agilidad que se requiere en el sector del regalo publicitario, necesitábamos un sistema que facilitara la gestión de los pedidos de una form

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