| Artículos | 01 MAY 1995

Crystal Reports Professional 4.0

Tags: Histórico
El líder de los generadores de informes
Rais Busom.

La especialización en el software y la independencia del formato de base de datos han propiciado la aparición de una nueva serie de generadores de informes, potentes, con capacidad de análisis y fáciles de utilizar. Crystal Reports es uno de los más extendidos.

Sin duda para el usuario corriente los informes sofisticados han constituido uno de los quebraderos de cabeza más importantes. Largas horas ante la pantalla para realizar agrupaciones, saltos de página, y que todo salga correctamente impreso. No digamos ya para los programadores, lo aburrido que resulta realizar innumerables bucles y comprobaciones, tan sólo para realizar un listado agrupado. Hasta ahora los informes constituían una parte oscura y olvidada de muchos gestores de bases de datos. No pasaban de ser simples listados que no resaltaban ninguna información.

Crystal Reports utiliza a fondo las características de la interfaz de usuario de Windows tanto para presentar informes realmente atractivos como para que resulte fácil conseguirlo. Tanto es así que nos podemos entretener en realizar versiones diferentes de un mismo informe para ver cuál nos gusta más. Pero ésta no es la única característica importante que nos ofrece. También nos facilita la posibilidad de ver correlaciones entre variables que de otra manera no hubiésemos descubierto.

Crystal Reports Professional es un programa especializado en la generación de informes, fácil de utilizar y muy versátil. Pero no es únicamente una herramienta para volcar datos, sino que permite filtrar tales datos y hasta analizarlos. Es una herramienta doble: para usuarios y programadores. Para usuarios, es un programa que permite acceder a cualquier base de datos y extraer datos de la manera más conveniente. Crystal Reports ofrece una manera fácil y única, sea cual sea la fuente, para hacer informes, al contrario de lo que sucede con los pertenecientes a los propios entornos de bases de datos. Para el programador, Crystal Reports ofrece la posibilidad de integrar informes y gráficos de calidad profesional, desde cualquier lenguaje anfitrión. De hecho, muchas versiones de Crystal Reports, se han distribuido con entornos de programación de otras compañías como sucede con dBASE de Borland o Visual Basic de Microsoft.

Diccionario y acceso a datos

Crystal Reports está dotado de un gestor de diccionarios que permite almacenar todos los datos necesarios para realizar los informes. Se trata de una útil aplicación independiente del generador de informes, que nos permite utilizar la base de datos según las necesidades específicas de nuestro informe, de manera independiente al motor de la base de datos. Además ésta información queda registrada para usos posteriores.

Al crear un nuevo diccionario tenemos que identificar las tablas que queremos utilizar. Una tabla del diccionario puede estar constituida por un fichero de datos de dBASE (DBF), Paradox (DB), ObjectVision (OVS), Btrieve (DDF), por una tabla mediante acceso directo a DB2, SQLBase, NetWare SQL, Oracle, Sybase, o mediante una tabla o fichero al que se accede a través de ODBC o IDAPI. En cualquier momento pueden explorarse los datos de los campos pertenecientes a las tablas escogidas, así como cambiar los nombres de los campos originales. Es fundamental que a este nivel Crystal Reports ya ofrece la posibilidad de incluir campos calculados, llamados genéricamente fórmulas. En el diccionario también pueden almacenarse ficheros gráficos (TIFF, BMP, PCX, TGA, GIF), o informes de Crystal Reports, así como relaciones entre tablas. Es importante destacar que las relaciones pueden realizarse entre datos provenientes de fuentes diferentes, por ejemplo, un fichero dBASE y una tabla de Oracle. Incluso pueden definirse criterios de integridad referencial y ver ejemplos concretos antes de aceptar. Después de tener definidas las tablas de nuestro diccionario pasamos a definir las vistas de datos que necesitemos, simplemente arrastrando los campos que nos interesen. Si definimos nuestro diccionario por defecto en las opciones de Crystal Reports, tendremos siempre preseleccionados los datos que vamos a utilizar.

Asistentes y diseño de informes

Al entrar en el generador de informes, ya podemos empezar a trabajar sin saber nada o sabiendo muy poco. Esto es posible en virtud a unos buenos asistentes, para cada tipo de informe. Crystal Reports soporta tres tipos principales de informes: de columnas (RPT), de etiquetas (RPL) y multidimensionales (cross-tab, con extensión RPC). A partir de estos tres tipos, los asistentes crean hasta ocho variedades distintas: standard, listing, cross-tab, mail label, summary, graph, top n, y drill down. Los asistentes ayudan al usuario a definir con precisión y suma sencillez cada uno de los pasos necesarios para la creación de un informe completo. Hasta siete pasos deben ser completados en algunos casos: elección de tablas, selección de campos, ordenación, totales, sumario, filtrado de campos y estilo. El moldeado de base de datos, es decir, las relaciones entre tablas, se realiza visualmente por medio de arrastres de ratón.

Tan sólo con la automatización que permite Crystal Reports a través de sus asistentes, se cubre la gran la mayoría de los informes que pueden necesitarse habitualmente. Para realizar informes más complejos pueden completarse manualmente aquellos que se hayan generado automáticamente, incluso pueden efectuarse a partir de informes anteriores.

Para mejorar la presencia visual de los informes, en modo diseño, se dispone de objetos gráficos (línea, rectángulo, imagen, gráfico), como también de objetos OLE. Los textos pueden formatearse como cualquier aplicación Windows, ocultarse durante la impresión, suprimir en el caso de duplicaciones y definirse para un número máximo de líneas. La utilización de colores en cualquiera de los atributos puede facilitar la realización de informes espectaculares para los que dispongan de impresoras en color.

Una vez se ha completado el diseño de un informe, puede escogerse el modo de previsualización que trabaja con datos reales -todos o una muestra-, y que permite aún arrastrar objetos para cambiar su ubicación definitiva y afinar algunas propiedades. Estamos en un auténtico entorno visual donde el lenguaje SQL no aparece por ninguna parte. Tan sólo los informes que acceden a fuentes de datos relacionales tienen la posibilidad de editar la sentencia SQL que subyace a la consulta de datos, sin embargo ésta no puede modificarse para cambiar los parámetros. Crystal Reports no ha pensado su producto como una herramienta de consulta sino como una herramienta para realizar exclusivamente informes, con lo que de alguna manera, el usuario ya debe saber anticipadamente los datos que desea. Esto puede ser un inconveniente para quienes necesiten potencia, tanto a nivel de realización de consultas, como de generación de informes.

Un punto fuerte del producto son las posibilidades de distribuir el informe. Como es de rigor, es capaz de enviarlos a la impresora, pero también puede transmitirlos a otros usuarios por correo electrónico. Otra manera realmente útil es la posibilidad de exportar los informes, disponiendo de una gran diversidad de formatos: ASCII, WordPerfect, Word, Excel, Lotus, Quattro Pro, etc. Aunque lo más destacable es, que además de visualizar los informes en la propia máquina, se dispone de un runtime para la distribución de éstos a otros usuarios que no dispongan de Crystal Reports. De esta manera los ficheros RPT,RPL y RPC son compilados creando un fichero EXE. Posteriormente, el informe compilado, mediante un asistente especial, se puede almacenar en un disquete con todos los archivos necesarios para su distribución.

El destinatario instalará el informe como cualquier aplicación Windows normal.

Fórmulas de cálculo y análisis

Un apartado decisivo en los generadores de inf

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