| Artículos | 01 NOV 2005

Convierte datos en información útil

Tags: Histórico
Rodolfo de Benito.
Utilizar Excel para analizar el gran volumen de datos procedentes del Datawarehouse de la empresa puEde resultar una ambiciosa tarea. Afortunadamente, Excel puede actuar como cliente OLAP (On Line Analytical Process) y usar cubos como fuente de datos para generar informes dinámicos. en esta entrega aprenderemos a transformar datos en conocimiento útil para la toma de decisiones.

Cómo crear un cubo local a partir de una base Access
Un cubo almacena datos agregados en “vistas” o dimensiones, por ejemplo: producto, cliente... Estas suelen estar jerarquizadas, en el caso de las temporales como las fechas lo están por año, trimestre, mes...; o en el de país por región y ciudad.
Pensemos en un cubo que contenga las ventas de los productos de nuestra empresa. Según las dimensiones fecha de venta, país y producto, podríamos analizar las ventas realizadas en España agrupadas por región en el primer semestre del 2005 para los productos de una categoría y posteriormente navegar por sus categorías obteniendo una nueva perspectiva de los datos.
Los cubos normalmente son generados por un servidor OLAP, por ejemplo, Microsoft SQL Server, pero en este truco veremos cómo crearlo a partir de Access y guardarlo localmente. Como muestra utilizaremos la base de datos Neptuno incorporada en Access:
1. Seleccionamos en el menú de Excel Datos » Obtener datos externos » Nueva consulta de base de datos.
2. En el cuadro de diálogo Elegir origen de datos seleccionamos MS Access Database y pulsamos Aceptar.
3. Seleccionamos la base de datos en la ubicación que corresponda y aceptamos. En este ejemplo Neptuno.
4. Agregamos las columnas que formarán el cubo a partir de las tablas y consultas presentes en la base de datos y pulsamos Siguiente. Para este ejemplo desplegamos la tabla Facturas y agregamos las columnas: Clientes.NombreCompañía, Ciudad, Región, País, Vendedor, FechaEntrega, NombreProducto, PrecioUnidad y Cantidad.
5. Si es necesario especifiaremos filtros para tratar sólo la información que nos interese y pulsaremos Siguiente.
6. En este paso podremos indicar qué orden deben seguir los datos, pulsamos Siguiente.
7. Seleccionamos la opción Crear un cubo OLAP a partir de esta consulta y pulsamos Finalizar. Con ello conseguiremos que se abra el Asistente para cubos OLAP que, tras una pantalla informativa, nos permitirá indicar qué datos van a resumirse (medidas) y la forma de hacerlo (cuenta, máximo, mínimo o suma). En nuestro ejemplo serán el precio unitario y la cantidad.
8. El segundo paso del asistente consiste en crear las dimensiones y sus jerarquías. Para nuestro ejemplo crearemos: FechaEntrega, País (jerarquizada como País, Región, Ciudad y NombreProducto), NombreCompañía y Vendedor.
9. Tras pulsar Siguiente y asegurarnos de que está seleccionada la opción Guardar un archivo de cubo que contenga todos los datos del cubo, pulsamos el botón Finalizar e indicamos el nombre y ubicación del archivo con los datos del cubo.
Una vez generado el cubo ya es posible analizarlo con ayuda de informes dinámicos e incluso, en Excel 2003, se muestra directamente el asistente para crearlos. De este tema trataremos en el truco siguiente.

Cómo crear una tabla dinámica a partir de un cubo OLAP
Para crear una tabla dinámica en base a un cubo OLAP debemos seguir estas indicaciones:
1. Seleccionamos en el menú de Excel Datos » Informe de tablas y gráficos dinámicos.
2. En el apartado ¿Dónde están los datos que desea analizar? seleccionamos Fuente de datos externa y en ¿Qué tipo de informe desea crear? elegimos Tabla dinámica. Pulsamos Siguiente para avanzar al paso 2 del asistente.
3. Hacemos clic en el botón Obtener datos para elegir el Origen de los datos y luego pulsamos en la solapa Cubos OLAP.
4. Si la conexión con el cubo ya existe tan sólo tendremos que seleccionarla de la lista, por ejemplo, en nuestro caso utilizaremos el cubo local creado en el truco anterior. En caso contrario tendremos que seleccionar Nuevo origen de datos, pulsar Aceptar y rellenar los datos requeridos para conectar al servidor OLAP.
5. Una vez facilitados los datos de origen, avanzamos al paso tercero del asistente e indicamos dónde vamos a crear la tabla dinámica. Podemos elegir entre hacerlo en una nueva hoja o en una posición determinada de una existente.
6. Elegida la ubicación de la tabla, pulsamos el botón Diseño para asignar los campos a la tabla utilizando la técnica de arrastrar y soltar. Recuerda que éstos pueden modificarse posteriormente. La tabla tiene cuatro zonas bien diferenciadas: Datos, que contiene los datos a resumir o medidas, en nuestro caso Suma de cantidad; Columna, que se mostrará en columnas (nosotros elegiremos la dimensión temporal fecha de entrega); Fila, dimensión que se mostrará en filas (elegiremos el país) y Página que actúa como filtro para la información (escogeremos Vendedor). Cuando concluyas el diseño de la tabla pulsa el botón Aceptar.
7. Termina el asistente pulsando Finalizar y deberías ver el informe de tabla dinámico. En nuestro ejemplo aparecen las cantidades vendidas por todos los comerciales según el país y el año. Prueba a seleccionar las ventas de un vendedor concreto, tan sólo tendrás que acceder al filtro de página Vendedor e indicar el que más te interese.

Navegar por la información de una tabla dinámica
La información que aporta la tabla generada en el truco anterior es navegable desde el momento en que se han incluido dimensiones jerárquicas como, por ejemplo, la fecha de entrega o el país. Recordemos que la primera, por el hecho de ser temporal, se subdivide en año, trimestre, mes, semana y fecha; mientras que la segunda lo hace en Región, Ciudad y NombreProducto.
Para “navegar” por una dimensión y expandirla tan sólo tienes que hacer doble clic en ella. Por ejemplo para mostrar las ventas de los cuatrimestres del año 1997, haz doble clic en la celda del año y para obtener información sobre las ventas mensuales haz doble clic en el trimestre y así sucesivamente hasta llegar al último nivel que serían los días del mes. La operación contraria, contraer los niveles, se realiza de la misma forma pero haciendo doble clic en una jerarquía superior, por ejemplo, para contraer los meses, haríamos doble clic en el trimestre.
Utilizando esta misma técnica podríamos trabajar sobre la dimensión País para ver la cantidad vendida de cada producto agrupada por ciudades, regiones y países. Observa que acompañando a la tabla aparece una barra de herramientas adjuntando las acciones más habituales para trabajar con este tipo de informes. Dos de estos botones, Ocultar detalle y Mostrar detalle, son equivalentes al uso del doble clic para expandir o contraer una dimensión.

Pivotar y manipular información de una tabla dinámica
Recuerda que este tipo de tablas no son estáticas y que es posible modificarlas para que ofrezcan otras vistas de la información, por ejemplo pivotando columnas por filas, añadiendo nuevas dimensiones o estableciendo diferentes filtros de página.
Una forma cómoda de manipular la tabla es hacerlo a través del panel denominado Lista de campos de tabla dinámica en la que pueden verse las dimensiones del cubo, su jerarquía y las medidas. Si el panel no está visible, utiliza el botón Mostrar lista

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