| Artículos | 01 JUN 2005

Controlar el tamaño del buzón en Outlook

Tags: Histórico
Blanca Salvatierra.
Cuando usamos Outlook como herramienta de trabajo, lo más común es que acumulemos cientos de correos con sus respectivos adjuntos. es importante que controlemos el tamaño total del archivo pst en el que se almacenan, ya que lo contrario puede dar lugar al bloqueo del programa y, en el peor de los casos, a la pérdida inexorable de e-mails y contactos.

Trabajar con Outlook es sencillo, ya que se trata de una herramienta que, mediante una interfaz muy intuitiva, permite gestionar tanto el correo electrónico como otras funciones útiles. Aparentemente, no se necesita hacer ni saber mucho más. En la mayor parte de las empresas se utiliza Outlook para gestionar contactos, e-mails, tareas, notas y calendarios. Los problemas comienzan cuando son cientos e incluso miles los e-mails que se almacenan en el buzón. A su vez, estos incluyen archivos adjuntos que aumentan su tamaño y en consecuencia el peso del archivo PST. Y son muy pocos los que se preocupan del tamaño de su buzón hasta que se colapsa. En la mayor parte de los casos, los usuarios no somos conscientes del espacio que tenemos ocupado.
Vamos a ver cómo comprobar el espacio que estamos ocupando, cómo archivar los mensajes, tanto de forma automática como manual, cómo estructurar nuestro buzón para que sea más sencillo exportarlo y guardar así una copia de seguridad y diferentes consejos para que el tamaño del buzón de correo no sea nunca un problema. Naturalmente, hay tantos casos como formas de trabajar con Outlook. Quizás el perfil más problemático es el de personas que necesitan guardar tanto los elementos que reciben como los datos del mensaje en el que fueron adjuntos. Intentaremos cubrir buena parte de las casuísticas posibles, ya que una saturación completa del correo sin tener una copia de seguridad puede acabar con buena parte de nuestro trabajo.

1- Revisar el tamaño del buzón
Antes de comenzar a comprobar el tamaño del buzón y ver cómo podemos compactarlo o limpiarlo, hay que mencionar que Outlook no es una herramienta de almacenamiento. Aunque al utilizarse para enviar y recibir archivos es lógico pensar que estos permanecen en la Bandeja de entrada, lo cierto es que, si los archivos son realmente importantes conviene guardarlos convenientemente como haríamos con un archivo recibido a través de cualquier otro medio, copiándolo a nuestro disco duro individualmente.
Una vez que el tamaño del buzón está llegando a su límite, empezaremos a notar la pérdida de ciertas funcionalidades con el programa. Es posible que recibamos un mensaje de advertencia, que llegados a un determinado tamaño ya no podamos enviar ni recibir y, en un nivel crítico, que ni tan siquiera se nos permita borrar. Para revisar el tamaño del buzón, pulsaremos sobre Tamaños de las carpetas. Se nos mostrará entonces una ventana en la que se detallan tanto el tamaño total del buzón como el de cada una de las carpetas que lo componen, también Elementos enviados y Elementos eliminados, dos carpetas generalmente muy pesadas. Estos mismos datos están igualmente disponibles si pinchamos con el botón derecho del ratón encima de cualquier carpeta, pulsamos sobre Propiedades y dentro de la nueva ventana en el botón Tamaño de la carpeta. No obstante, tendríamos que realizar esta misma operación en cada una de las carpetas de las que quisiéramos saber lo que ocupan, sin tener una visión global de unas con respecto a otras.

2- Autoarchivar los mensajes
Outlook ofrece herramientas propias para archivar los mensajes de correo. La función de archivo quita algunos e-mails de nuestro buzón y los almacena. Una buena opción cuando no se poseen demasiados conocimientos puede ser el autoarchivado. No obstante, antes de proceder a autoarchivar, es importante configurar sus opciones, ya que una de sus ventajas (o inconvenientes, para algunos) es que no sólo archiva los elementos sino que también puede llegar a eliminarlos. La opción Autoarchivar está activada en Outlook de forma predeterminada, por lo que cada cierto tiempo aparecerá una ventana como la que se muestra en la imagen inferior.
Para configurar las opciones correspondientes, pulsaremos sobre Herramientas » Opciones » Otros. Dentro de esta pestaña, nos fijaremos en que la segunda opción cuenta con el botón denominado Autoarchivar. Pulsando sobre él, nos aparecerá una ventana como la que se muestra a la izquierda. También es posible llegar a esta misma ventana si pulsamos sobre Configuración de Autoarchivar en la ventana anterior. En la nueva ventana vamos a ver las distintas opciones de este proceso, que podemos configurar activando o desactivando las casillas. Si desactivamos la opción Eliminar elementos caducados, Eliminar permanentemente los ele--–men-tos antiguos y establecemos un período de tiempo suficiente en Eliminar elementos anteriores a, Outlook no borrará nada que queramos durante el archivado, y podemos aplicarla sin miedo. Igualmente, podemos configurar cada cuántos días se nos preguntará acerca del autoarchivado y dónde se guardarán los elementos antiguos que se archiven.

3- Archivar manualmente
Una vez que hemos visto cómo funciona el archivo automático, vamos a ver en qué consiste el manual. La utilización de este último nos va a permitir tener un mayor control sobre lo que sucede con nuestros e-mails cada vez que archivamos, aunque realmente se trata de un autoarchivado manual, y básicamente es el mismo proceso, con la salvedad de que controlamos todos los aspectos. Pulsaremos sobre Archivo » Archivar, y nos aparecerá una ventana como la que se muestra en la imagen. De esa forma, podemos archivar una carpeta concreta, por ejemplo, la de un determinado cliente o relacionada con un tema. También podemos decidir el momento concreto en el que queremos archivar, sin que éste coincida con la fecha que especificamos en las opciones de autoarchivado anteriores. Si queremos acceder a una carpeta o datos ya archivados, podemos pulsar en el menú Ir » Lista de carpetas y seleccionar Carpetas archivadas.

4- Creación de un PST
Otra opción de la que podemos hacer uso para reducir el tamaño de nuestro buzón de correo electrónico es almacenar determinados mensajes en nuestro propio equipo. Para ello, podemos crear un archivo de carpetas personales PST en el que almacenemos los mensajes que nos interesan. Esta opción es muy útil sobre todo cuando se trabaja con temas independientes que pueden ser archivados por separado, ya que podemos trasladar a él los mensajes, quitándolos de nuestro archivo principal de trabajo. Nos iremos al menú Archivo » Nuevo y seleccionaremos Archivo de datos de Outlook. Pulsaremos sobre Archivo de carpetas personales y haremos clic en Aceptar. Seleccionaremos el nombre del archivo, que de forma predeterminada se llamará Carpetas personales (1), (2), etc., y pulsaremos sobre Aceptar.

5- Compactar y limpiar el buzón
Las opciones que hemos visto con anterioridad deberían ser suficientes como para mantener nuestro correo en perfectas condiciones. Lo ideal es no tener que recurrir a las opciones que vamos a plantear ahora, pero siempre es conveniente al menos conocerlas. En ocasiones, cuando el archivo de datos PST es demasiado grande a pesar de haber borrado bastantes correos electrónicos, podemos compactar el archivo, lo que llevará un tiempo considerable en función de su tamaño. Para compactar, en el menú Herramientas, pul

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