| Artículos | 01 OCT 2005

Consiga textos ocultos

Tags: Histórico
Complemento gratuito para Word
Rodolfo de Benito.
Redaction es un nuevo complemento gratuito para Word 2003 que permite crear cómodamente documentos que contengan información confidencial ocultando textos sin necesidad de borrarlos y manteniendo la estructura y formato del documento.

Instalar el complemento Redaction para Word
Redaction es un complemento que incorpora las herramientas necesarias para generar fácilmente documentos con textos ocultos, por ejemplo, con el propósito de impedir la lectura de información confidencial (aunque se utilice un editor como Notepad). El texto se oculta tras una barra de color negro del mismo tamaño que el texto original y gracias a esto se logra respetar el aspecto del documento.
Con esta herramienta se trabaja a partir del documento original marcando los textos “confidenciales” y luego se crea una copia del documento en la que aparecerán omitidos los textos señalados anteriormente. Redaction permite marcar incluso el texto contenido en encabezados y pies de página, notas al pie, tablas y campos; pero no puede trabajar con el de las autoformas, cuadros de texto y otros objetos gráficos.
Para instalarlo:
1. Acceda a la dirección www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=028c0fd7-67c2-4b51-8e87-65cc9f30f2ed (preferiblemente utilizando el navegador Internet Explorer para facilitar la instalación directa de este complemento) y pulse el botón Download.
2. Una advertencia de seguridad le preguntará si desea ejecutar o guardar el archivo. Pulse el botón Ejecutar.
3. Otra advertencia, esta vez procedente de su navegador, le preguntará si desea ejecutar el complemento. Pulse nuevamente Ejecutar y conseguirá por fin que aparezca el asistente de instalación de Redaction.
4. Siga las indicaciones del asistente y avance pulsando el botón Next hasta completarlo. No se olvide de marcar la opción I Agree en el segundo paso para aceptar las condiciones del acuerdo de licencia.
5. Al finalizar la instalación el asistente le informará de ello y le pedirá que pulse el botón Close para darla por terminada.
6. Por último, un cuadro de diálogo le pedirá que reinicie el sistema para completar la instalación.

Marcar la información confidencial
Redaction, tras su instalación, se utiliza desde una barra de herramientas visible automáticamente al iniciar Word o a través del menú Herramientas » Redaction. El primer paso para trabajar con él es abrir o crear un documento y señalar aquellos textos que se consideren como confidenciales, teniendo en cuenta que no serán visibles en la copia generada:
1. Seleccione los textos a ocultar, recuerde que Word permite realizar selecciones discontinuas si se mantiene pulsada la tecla CTRL.
2. Pulse la tecla Mark en la barra de herramientas Redaction. Los textos marcados aparecerán en color gris en el documento, aunque es posible ocultar esta marca pulsando el botón Hide Marks y mostrarla nuevamente mediante Show Marks.
3. Repita los pasos anteriores hasta completar el marcado de todos los textos confidenciales.

Generar un documento y eliminar las marcas
Una vez marcado el texto ya es posible crear una copia del documento en la que los textos señalados aparecerán como una barra de color negro que impedirá su lectura. En este proceso se da opción a restringir la edición del documento permitiendo solamente su lectura e impresión. Veamos todo el proceso:
1. Guarde el documento original y pulse el botón Redact Document en la barra de herramientas Redaction para crear la copia del documento confidencial.
2. Una vez generada, un cuadro de diálogo le dará opción a impedir futuras modificaciones del documento copia. Pulse Sí para proteger la copia y asignarle una contraseña aleatoria, o pulse No en caso contrario.
3. Ahora tendrá dos documentos, el original con las marcas en los textos confidenciales y la copia en la que aparecen los bloques de color negro ocultando los textos señalados.
4. Asegúrese de que la copia es correcta y omite toda la información confidencial. Si no es así puede cerrar el documento, completar el marcado de textos en el original y volver a empezar desde el punto número 1.
5. Si la copia es correcta podrá guardarla, cerrar el documento y proceder a su distribución.
Tenga en cuenta en este proceso que las marcas creadas en el documento original permanecerán, aunque las oculte, a menos que las seleccione y pulse el botón Remove Mark. Para quitar las marcas de todo el documento puede utilizar la combinación de teclas CTRL+E para seleccionar todo y luego pulsar el mencionado botón.

Crear el comando Recargar
Muchos programas, como por ejemplo Photoshop, cuentan con un comando para volver a cargar un archivo y descartar todos los cambios realizados y no guardados hasta el momento. Word no dispone de esta funcionalidad, aunque puede simularse fácilmente cerrando el documento sin guardar los cambios y volviendo a abrirlo. En este truco veremos cómo crear una macro que recargue el documento y lo añadiremos al menú Archivo.
Para crear la macro Recargar:
1. Seleccione en el menú Herramientas » Macros » Macro.
2. En nombre de la macro escriba Recargar, asegúrese que en la lista desplegable Macros en está seleccionado Normal.dot (plantilla global) para que la macro esté disponible desde todos los documentos y pulse el botón Crear.
3. En el Editor de Visual Basic escriba el código siguiente entre las líneas Sub Recargar() y End Sub. Recuerde que el carácter de subrayado (_) indica que el comando continúa en la línea siguiente.

If Len(ActiveDocument.Path) _
= 0 Then MsgBox “El “ & _
“documento no puede “ & _
“recargarse porque nunca “ & _
“se ha guardado”
Else
If MsgBox(“¿Desea recargar el archivo?”, _
vbYesNo) = vbYes Then
Documents.Open FileName:= _
ActiveDocument.FullName, _
Revert:=True
End If
End If

Para añadir la macro al menú archivo:
1. Seleccione Herramientas » Personalizar en el menú.
2. Asegúrese que la solapa Comandos está seleccionada en el cuadro de diálogo, seleccione Macros en la lista Categorías y Normal.NewMacros.Recargar en la lista Comandos.
3. Arrastre el comando anterior al menú Archivo y suéltelo en la posi–ción que le interese, por ejemplo, bajo Abrir.
4. El nuevo comando aparecerá con el nombre Normal.NewMacros.Recargar, modifíquelo con el botón derecho del ratón y llámelo Recargar.
5. Cuando haya terminado cierre el cuadro de diálogo Personalizar.

Cómo personalizar el menú contextual
En el truco anterior hemos visto cómo se puede añadir un nuevo comando a la barra de menú. De forma similar se puede personalizar cualquiera de los más de 60 menús contextuales disponibles en Word. Estos menús aparecen al pulsar el botón derecho del ratón y muestran las acciones más apropiadas para trabajar en el contexto señalado, por ejemplo, al pulsar el botón derecho en una tabla cualquiera se muestran los comandos: Eliminar celdas, Dividir celdas, Bordes y sombreados, etc. Aprovechando la macro Recargar creada en el truco anterior, veamos cómo modificar el menú contextual Texto para añadirle el nuevo comando:
1. Pulse con el botón derecho del ratón en cualquier barra de

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