| Artículos | 01 FEB 2009

Comunicaciones unificadas: concentrar esfuerzos

Tags: Histórico
Juan Blázquez.
La dispersión de programas de datos y medios de comunicación en muchas ocasiones complican más que ayudan al usuario en su trabajo. Las comunicaciones unificadas permiten integrar todas las herramientas y facilitan el trabajo de usuarios y técnicos de soporte.

La informática ha transcendido los límites habituales del ordenador y se ha instalado en todos aquellos dispositivos que requieren inteligencia para un funcionamiento más eficaz. En paralelo, su uso se ha extendido fuera del ámbito estrictamente profesional, dando lugar a que cualquier persona en edad y condición, en su actividad privada, utilice dispositivos, programas y servicios que hasta hace poco sólo eran aplicables en la esfera profesional. Agendas electrónicas, mensajería instantánea, correo electrónico, fax, telefonía IP, páginas web y un largo etcétera están al alcance de cualquier triste mortal a poco empeño que ponga en ello. La prueba más palpable: la extensión que alcanzan las redes sociales telemáticas que han surgido al cobijo de Internet o el poder de convocatoria de los mensajes SMS. Ejemplos inmediatos y de sobra conocidos por todos.
En la actualidad, los departamentos de infraestructura informática tienen que asumir usuarios que, indistintamente del puesto que ocupen, disponen de teléfono móvil con amplias capacidades y que mantienen una o varias cuentas de correo electrónico en servidores públicos y a los que la mensajería instantánea no les resulta extraña, como tampoco la telefonía o fax por IP les coge de sorpresa. La lectura positiva de la tecnificación de los usuarios, que ellos mismos promueven, es la facilidad para adoptar nuevas herramientas y mejorar los resultados de su trabajo. La práctica, sin embargo, plantea una realidad complicada y menos eficaz en la planificación y utilización de los recursos técnicos y de procedimiento de la organización. Paradójicamente, aunque los usuarios tienen disponibles múltiples canales de comunicación, en algunos casos no resulta fácil contactar con ellos. Los casos más dolorosos, que desgraciadamente no resultan inusuales, vienen cuando el usuario da preferencia de uso a sus medios privados frente a los corporativos, teléfono y cuentas de correo personales, dando al traste con todos los procedimientos y control de gestión de la organización. Aunque disponen de las herramientas, la dispersión con las que se les presenta en su ordenador provoca que muchas veces se encuentren más cómodos con sus medios que con los que le proporciona la empresa.
Todas estas situaciones que parecen más un problema de educación o cultura corporativa que otra cosa, tienen una repercusión directa en la organización. Los usuarios dedican parte de su trabajo diario a adaptarse a las herramientas que tienen que utilizar: atender cuentas de correo personales y corporativas, planificar y convocar reuniones, acudir a ellas, localizar teléfonos, atender llamadas y un largo etcétera que tienen que desarrollar utilizando programas y repositorios de datos dispersos y, en algunos casos, independientes. Si la productividad de los usuarios se resiente de esta situación, el departamento de informática tampoco es más feliz. Con esta estructura los esfuerzos de administración se incrementan, la atención al usuario ocupa mucho tiempo y la planificación de los recursos informáticos siempre se queda corta. La solución, tanto para uno como para otros, pasa por integrar medios, programas, datos y procesos para conseguir un entorno uniforme que acabe con los problemas que plantea la dispersión: Comunicaciones Unificadas.

La solución: integrar
Comunicaciones Unificadas se plantea ya como el nuevo eslabón en la evolución de la informática y raro es el fabricante que no tiene presencia en este nuevo espacio que el ordenador está asimilando. Hasta hace muy poco tiempo, los fabricantes se han preocupado únicamente de aportar soluciones concretas a necesidades puntuales, en procesos y comunicaciones. Con más o menos especialización, con mejor o peor acierto y resultado. Las aplicaciones se han ido desarrollando en paralelo a la evolución de las comunicaciones, como el ordenador ha seguido un avance independiente a los dispositivos y sistemas de comunicación. Esto llevaba a que los procesos dependieran de las posibilidades de las tecnologías vigentes en cada momento, situación que ha cambiado radicalmente y ahora los usuarios exigen que sea la tecnología la que se adapte a sus modelos de trabajo, lo que resulta más realista y eficaz. Es en esta situación donde surge el concepto y la tecnología de las Comunicaciones Unificadas. Resolver la integración de los diferentes sistemas de comunicación, ordenadores, programas, dispositivos móviles y, por supuesto, los procesos. Presentar al usuario bajo un único entorno, más completo y sencillo de utilizar, todas las herramientas y tecnologías que necesita para realizar su actividad. Esto es, integrar voz, tanto la telefonía fija como móvil, transmisión de datos, correo electrónico, fax y web, telepresencia, videoconferencia y mensajería instantánea, con las aplicaciones convencionales de escritorio, con los programas especializados de cada organización y, lo más importante, conseguirlo dentro del marco que establecen los flujos de trabajo que se dan en cada escenario. Una integración que pretende evitar que la “latencia humana” penalice la eficacia y posibilidades de los recursos con los que se dota al personal de una organización para alcanzar sus objetivos de actividad con índices de productividad optimizados. Fusionar las distintas tecnologías y herramientas disponibles para conseguir que los usuarios puedan mejorar su productividad, que clientes y proveedores puedan trabajar con la organización propia más fácilmente y los procesos de la compañía resulten más eficaces. Cuando se habla de Comunicaciones Unificadas, como se ve, no se identifica una novedad tecnológica como tal. Es más el concepto que la tecnología. Los servicios y programas que componen las soluciones de Comunicaciones Unificadas ya están desarrolladas y en uso desde hace tiempo. Se trata ahora de conseguir la convergencia de todos ellos.
El núcleo de las Comunicaciones Unificadas es la telefonía IP, (VoIP, Voz sobre IP). Al ser una tecnología especializada en encapsular la voz en paquetes IP, el resto de servicios “hablados” tienen en VoIP su base de operación. En comunicaciones Unificadas, VoIP tiene interés precisamente por esto, por los servicios que proporciona para cubrir las necesidades específicas de telefonía y la plataforma que complementa a otros servicios. No tanto por el ahorro económico que implica su utilización, que también. En Comunicaciones Unificadas, la Telefonía IP supone el punto central de acceso a las comunicaciones telefónicas. En general, por las características de VoIP, un usuario, desde cualquier parte que se encuentre, mientras disponga de acceso a Internet, puede hacer y recibir llamadas telefónicas y atender a su buzón de voz como si estuviera en la oficina, de forma totalmente transparente. Las centralitas de telefonía IP (gatekeepers) permiten múltiples opciones para el tratamiento de llamadas entrantes y salientes, por lo que se puede planificar cualquier situación de usuario que se pueda dar. La combinación con terminales inalámbricos permite que los usuarios est&#

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