| Artículos | 01 OCT 2005

Compartir trabajos en Outlook

Tags: Histórico
Blanca Salvatierra.
El correo electrónico es la herramienta de comunicación más extendida en entornos de trabajo. aunque con las sucesivas versiones ha experimentado numerosas mejoras, no resulta útil para trabajar en común sobre un mismo proyecto. Vamos a ver cómo podemos optimizar outlook para convertirlo en un completo programa de colaboración.

BENEFICIOS: Utilizar Outlook para el trabajo en equipo.
TIEMPO REQUERIDO: 30 minutos
NIVELDE EXPERIENCIA: Bajo
COSTE: 49,50 ¤
HERRAMIENTAS: Ninguna

La popularización del cliente de correo electrónico Microsoft Outlook ha llevado a que sea utilizado para multitud de funciones, incluso aquellas para las que no fue diseñado. Intercambiar archivos de trabajo es algo que suele hacerse en las empresas mediante este programa de forma rápida y eficaz, aunque el problema surge cuando son varias personas las que forman parte del proyecto y todas ellas desean realizar cambios sobre el documento enviado. En este punto, entran en funcionamiento herramientas alternativas.
Para realizar nuestro artículo hemos seleccionado la herramienta UBQ’s Mail 1.0, que nos va a permitir seguir trabajando en un entorno Outlook con nuevas funcionalidades para trabajar en grupo. Hay que mencionar que este programa se integra en Outlook mediante nuevos botones que aparecerán en la barra de herramientas, pero no es válido en Outlook Express ni otros programas de correo, por lo que sólo nos servirá si nuestro gestor de correo electrónico habitual es Microsoft Outlook. Las posibilidades de UBQ’s Mail han sido desarrolladas para compartir trabajos a través del correo electrónico de manera sencilla, de forma que un mismo documento pueda ser modificado por todas aquellas personas que trabajan a la vez en un mismo proyecto. Así, todos los integrantes poseen una copia idéntica de las modificaciones realizadas recibiéndolas en un entorno conocido, sin que se requiera de un servidor de correo adicional.
Aunque como toda nueva herramienta necesita de una utilización a medio plazo para optimizarla, vamos a ver cómo funciona de forma básica y cómo puede ayudarnos a optimizar el trabajo en grupo con Outlook.

1- Instalación y configuración
En primer lugar, debemos descargar una versión de evaluación del programa a través de la página web del fabricante www.ubqs.com. Una vez descargado procederemos a su instalación, que durará apenas un minuto. Todos los datos del programa se almacenan en C:\Documents and Settings\[nombre de usuario]\Datos de programa\vctxdata3G. A efectos de copia de seguridad, bastará con hacer copia de esta carpeta para guardar la información intercambiada con el programa y su configuración. Cuando arranquemos por primera vez Outlook después de instalarlo, UBQ’s Mail se ejecutará automáticamente. Como medida de seguridad, es importante que sepamos que el nombre del ejecutable es canvas.exe, y esa será la identificación que nos aparecerá, por ejemplo, en el Administrador de Tareas de Windows.
También debemos tener en cuenta que si instalamos UBQ’s Mail para trabajar con Outlook 2003, la primera vez que iniciemos el gestor de correo puede aparecernos una pantalla de aviso preguntándonos si queremos permitir el acceso a la aplicación. Si tenemos activado el firewall de Windows, nos preguntará si deseamos bloquear este programa. Para utilizarlo, pulsaremos sobre Desbloquear.
Los datos necesarios para configurar UBQ’s Mail son la dirección de correo electrónico y el nombre completo, que será el que se muestre después a los demás usuarios. Podemos tener acceso a estos datos en cualquier momento a través del botón Configuración.

2- La lista de contactos
La lista de contactos de UBQ’s Mail se utiliza para invitar a otros usuarios a que participen en nuestro proyecto común. Requiere de consentimiento por parte de cada una de las personas a las que invitamos por lo que, además de enviar la invitación correspondiente, la otra persona tendrá que aceptarlo. Para comenzar a agregar contactos pulsaremos sobre Invita contacto. Nos aparecerá una nueva ventana en la que escribiremos la dirección de correo electrónico de la persona a la que vamos a invitar. En la parte inferior se incluye un texto preconfigurado que invita a la aceptación, pero podemos incluir nuestro propio texto. Cuando pulsemos sobre Aceptar, se generará un mensaje de correo con la invitación. Si la persona que lo recibe tiene instalado el programa, la recibirá en un formato de UBQ’s Mail como vemos en la imagen, y si no lo tiene le llegará un mensaje de correo electrónico tradicional invitándole a que descargue el programa.
Cuando el usuario que recibe la invitación la acepta, el remitente de dicha invitación incorpora automáticamente al invitado a su lista de contactos y viceversa. Podemos ver que nuestra invitación ha sido aceptada porque se mostrará un mensaje que así lo indica. Repetiremos el proceso con cuantas personas vayamos a intercambiar información sobre diferentes archivos.

3- Creación del documento
Una vez instalado el programa, vamos a ver cómo a la barra de herramientas habitual de Outlook se ha agregado una nueva barra. Se trata de la barra de herramientas de UBQ’s, desde la que se ejecutan las opciones principales del programa. También vamos a observar cómo en la lista de carpetas se han agregado 4 nuevas subcarpetas, que serán por las que nos moveremos con los documentos que vamos a compartir a través del programa. Los documentos que se generan mediante el programa son denominados uContext. Sobre estos documentos se van a desarrollar los procesos de colaboración. De esa forma, todos los usuarios a los que se lo hemos enviado pueden aportar contenidos y, una vez lo hayan mandado por correo electrónico, todos tendrán copias idénticas de ese uContext modificado.
Para crear un nuevo uContext, pulsaremos sobre el botón Nuevo uContext. Nos aparecerá un asistente para la creación, donde se nos preguntará si queremos partir de una plantilla ya existente o crear un documento nuevo, además de especificar su título. En este punto ya podemos especificar los participantes de este documento que estamos creando. Para ello pulsaremos sobre Invitar. El punto verde que precede al nombre de la persona nos va a indicar que UBQ’s Mail está activo y que, por tanto, va a recibir el mensaje cuando lo enviemos. Buena parte de las funciones del trabajo con uContext son muy intuitivas dado su parecido con otros programas de Office. Para guardar el documento según lo vayamos creando, pulsaremos sobre Archivo » Guardar. Una vez lo hayamos finalizado, pulsaremos sobre el botón Enviar y el documento se enviará a las personas que hemos seleccionado de la lista de contactos.

4- Añadir datos
Una vez que hemos creado un nuevo uContext, debemos comenzar a darle formato. Aunque podemos partir de una de las cinco plantillas ya existentes, nosotros vamos a comenzar desde un documento nuevo para observar los aspectos básicos de creación. Cuando empecemos a crear nuestro nuevo documento vamos a ver que aparecen unos globos de texto que nos orientan en el proceso de creación del uContext. En primer lugar, lo lógico es crear un cuadro de texto en el que comentemos el proyecto que proponemos, ya que somos el promotor. Como vemos, los iconos inferiores son muy parecidos a los de gran parte de los programas de retoque fotográfi

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