| Artículos | 01 FEB 2006

Cómo usar el formato condicional

Tags: Histórico
Claudio H. Sánchez.
Generalmente, para ajustar la apariencia de una celda utilizamos las opciones de formato. Con los formatos condicionales podemos hacer que esa apariencia dependa de una condición. Veamos cómo se usa esta opción para mejorar nuestras hojas de cálculo y optimizar el tiempo que tardamos en hacerlas.

BENEFICIOS: Señalar con formatos especiales los valores de una lista que cumplen cierta condición.
TIEMPO REQUERIDO: una hora
NIVELDE EXPERIENCIA: Básico
COSTE: 0 ¤
HERRAMIENTAS: Microsoft Excel

Todos los usuarios de Excel hemos utilizado alguna vez las opciones de formato para ajustar las características relacionadas con el aspecto de una celda y de los datos que ella contiene, tales como su tipografía, color o estilo de alineación. Estas características son fijas: si aplicamos estilo de negrita en un texto, ese texto seguirá en negrita hasta que volvamos a entrar al menú para establecer otro estilo. En algunos casos, sin embargo, nos convendría que el aspecto de una celda cambiara automáticamente ante ciertas condiciones. Por ejemplo, que un importe quede señalado en rojo si supera cierto valor límite; que la identificación de una factura se destaque si tiene una antigüedad mayor a un límite o que un fondo de color señale claramente el máximo valor de una lista. En otras palabras, que el formato de una celda sea dinámico para localizar rápidamente ciertos valores con un simple vistazo. Excel puede realizar estos cambios automáticos con la opción de formato condicional. En este artículo vamos a ver el uso de esta opción para unos cuantos ejemplos típicos y también para resolver ciertos problemas especiales tales como la identificación de datos repetidos. La opción de formato condicional es muy fácil de entender y, con las explicaciones de este artículo, será muy fácil adaptar nuestros ejemplos a los problemas concretos del lector.

1- Condiciones simples
Por ejemplo, sea el caso de tener una lista de empleados, con los importes vendidos a lo largo del mes. Queremos destacar, por ejemplo, en rojo, las ventas superiores a los 2.000 euros. Es decir, la condición será: si el valor de la celda es mayor que 2.000, aplicar una trama de color rojo.
Comenzamos seleccionando el rango donde queremos aplicar el formato. A continuación, nos iremos al menú Formato » Formato condicional. Nos aparecerá un cuadro con distintas listas desplegables donde tenemos que indicar la condición que queremos asociar a ese determinado formato. En la primera opción, dejamos Valor de la celda. En la segunda, descolgamos las opciones e indicamos mayor que. En la tercera, escribimos el valor elegido: 2.000.
Con esta acción hemos indicado la condición asociada al formato. Ahora vamos a indicar el formato propiamente dicho. Para ello haremos un clic en Formato y nos aparecerá un juego de fichas parecido al de Formato » Celdas. En la ficha Tramas, seleccionamos el color rojo. Haremos un clic en Aceptar (el formato) y de nuevo en Aceptar (la condición asociada). La hoja de cálculo mostrará sobre fondo rojo los importes mayores a 2.000 euros. Este formato es dinámico: si cambia algún importe, subiendo o bajando de 2.000, cambiará en consecuencia su formato, con lo que podemos ahorrar bastante tiempo.
Cambiando la condición podemos aplicar un formato condicional para destacar valores bajo otras condiciones. Por ejemplo, para señalar el mínimo valor de una lista se procede como en el ejemplo anterior, seleccionando las opciones valor de la celda e igual y escribiendo en la última opción la función =MIN(rango), siendo rango el rango de valores entre los cuales se quiere señalar el mínimo.

2- Formatos múltiples
La opción de formato condicional permite indicar hasta tres condiciones con sus respectivos formatos asociados. Imaginemos que tenemos un listado de facturas con su correspondiente fecha de vencimiento. En este caso, queremos señalar con dos formatos distintos las facturas que vencen en el día en curso y las ya vencidas.
Comenzamos seleccionando el rango que contiene las fechas de vencimiento. Igual que hemos hecho anteriormente, nos iremos a las opciones Formato » Formato condicional. En la primera lista desplegable dejamos la opción valor de la celda. En la segunda, indicamos igual a. En la tercera, escribimos la función =HOY(). Esta será la condición que identifica a las facturas que vencen hoy. A continuación, haremos un clic en Formato y seleccionamos el formato elegido para estas facturas. Por ejemplo, texto en negrita. Hacemos un clic en Aceptar para volver al primer cuadro.
Para indicar una segunda condición y su respectivo formato, hacemos un clic en Agregar. El cuadro se ampliará mostrando un segundo juego de opciones donde indicamos, respectivamente, valor de la celda, menor que y =HOY(). Efectivamente, las facturas vencidas son aquellas cuya fecha de vencimiento es anterior a la de hoy. Haciendo un clic en Formato indicamos el formato asociado a esta segunda condición. Por ejemplo, relleno de color rojo, en la ficha Tramas, como hemos visto antes. Haciendo dos veces clic en Aceptar (una para el formato y otra para las condiciones) tenemos lista nuestra hoja de cálculo que señalará las facturas tal y como queríamos.

3- El problema de los repetidos
El formato condicional puede usarse para señalar los valores repetidos en una lista. Supongamos que el rango A1:A20 de una hoja de cálculo contiene una lista de códigos, números de DNI, NIF o cualquier otro valor que no deba repetirse en la lista. Queremos que los eventuales números repetidos sean señalados automáticamente mostrándose sobre fondo rojo.
Seleccionamos el rango de la lista. Es importante hacer la selección de arriba hacia abajo. Nos iremos después a las opciones Formato » Formato condicional. En la primera lista desplegable indicaremos la opción Fórmula. Esto dejará solamente una segunda opción en el cuadro. Ahí escribiremos la función =CONTAR.SI(A$1:A$20;A1)>1. Es decir, que el valor de la fila se encuentre más de una vez en toda la lista. Esta condición la satisfacen los valores repetidos.
Para indicar el formato que destacará a los repetidos hacemos un clic en Formato y en la paleta de colores de la ficha Tramas hacemos un clic en el rojo. Pulsaremos dos veces en Aceptar para aceptar el formato y la condición. Si hubiera algún número repetido en la lista, aparecerá sobre fondo rojo.

4- Formatos para toda una fila
Supongamos que en la lista de vendedores e importes queremos señalar al vendedor que hizo las mayores ventas. No queremos destacar solamente el importe sino toda la fila con el importe y el nombre de la persona. Seleccionamos toda la lista, excluyendo los títulos. Supongamos que este rango sea A2:B11. Nos iremos de nuevo a las opciones Formato » Formato condicional. En la primera lista desplegable indicamos la opción Fórmula. En la segunda escribimos la fórmula =$B2=MAX($B$2:$B$11). Es necesario fijar las referencias con signos $ para que las comparaciones se hagan de manera correcta. El primer signo $ (en $B2) hace que la condición tome en cuenta el valor de la columna B, aunque el rango seleccionado incluye también la columna A. No se fija la referencia a la fila para que la condición se aplique en cada vendedor con su respectivo valor de ventas. En la función MAX se fijan todas las referencias para que todos los importes se comparen con el mismo valor m

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