| Artículos | 01 NOV 2005

Cómo unificar el entorno de colaboración

Tags: Histórico
Sharepoint Services 2.0 (III)
Juan Blázquez.
La principal dificultad que se presenta en un entorno colaborativo es conseguir unificar el formato de los datos, la interfaz de usuario y el acceso a distintos orígenes de información. Sharepoint facilita la integración, pero no resuelve todos los problemas. Infopath 2003 cubre algunas de estas carencias.

Nivel de dificultad: Medio
Objetivo del artículo: Crear y utilizar formularios con InfoPath 2003
Herramientas necesarias: Sharepoint Services 2.0-InfoPath 2003

Plantear la implantación de un espacio colaborativo y de compartición de datos para los equipos de trabajo es una tarea que sobre el papel no entraña mayor problema que adoptar el programa adecuado, como es Sharepoint. Sin embargo, en la práctica no resulta nada sencillo conseguir que desde una única interfaz se pueda acceder a datos procedentes de hojas de cálculo, documentos, servidores de bases de datos y un largo etcétera. No obstante, éste suele ser el menor de los problemas, porque también es habitual que cada grupo de trabajo tenga su propia forma de hacer las cosas. Mientras que los usuarios de un departamento utilizan un programa, para operaciones similares en otro grupo se utiliza otro software de características parecidas. Esta situación provoca que la compartición de datos entre los distintos grupos y la coordinación de procesos resulte laboriosa, complicada y propensa a errores. Esto lleva a recurrir a procedimientos manuales para ciertas tareas que restan eficacia y productividad al trabajo de los usuarios. No se trata de disponer de ordenadores potentes, ni de la última versión de programas rebosantes de funcionalidades, a cual más espectacular. Conseguir aumentar la eficacia de los distintos equipos de trabajo es conseguir encajar todas las herramientas disponibles para que funcionen de manera integrada y coordinada.
Sharepoint Services es una herramienta que contribuye a conseguir este objetivo al proporcionar el marco de trabajo de usuario y facilidades para adaptar y personalizar ese entorno. Sin embargo, no proporciona herramientas accesibles a usuarios regulares para implementar la uniformidad de datos e interfaz. Con Sharepoint, esta normalización sólo se consigue programando. Para cubrir esta carencia, Microsoft ha incorporado a Office 2003 una aplicación que permite a los usuarios legos en programación diseñar modelos de datos y hacerlos fácil y rápidamente accesibles para los miembros del entorno. InfoPath 2003 es una herramienta cuya propuesta no es otra que permitir construir fácilmente formularios con los que normalizar el acceso a datos, la interfaz con que manejarlos y también procedimientos, orientando su utilización a usuarios con poco o ningún conocimiento en programación. El formulario, como plantilla de recopilación y consulta de información, está implantado en todos los ámbitos de la vida cotidiana y a nadie se le escapa su evidente utilidad para simplificar el trabajo con cualquier tipo de dato.
Este programa puede adquirirse por separado y está incluido en las ediciones más avanzadas de Office 2003, con cuyos programas se encuentra totalmente integrado y de los que adopta su filosofía de funcionamiento y manejo. Para aproximarse a él y comprobar sus capacidades, se puede obtener una versión de evaluación desde Microsoft en www.microsoft.com/office/infopath/prodinfo/trial.mspx.

Diseñar formularios
Para comenzar a diseñar formularios con este programa, un buen punto de partida es aprovechar las plantillas que incorpora. Microsoft incluye algunos modelos de formularios de operaciones que son habituales dentro de un entorno profesional. Interesa repasar estas plantillas porque puede ahorrar trabajo en la creación de los formularios propios y también porque pueden aportar ideas y referencias para otros diseños más elaborados. Se pueden obtener más modelos y ejemplos en la página principal de Office office.microsoft.com/es-es/templates/default.aspx.
Al abrir InfoPath 2003 con intención de diseñar un formulario hay que tener en cuenta los dos modos de operación del programa y que, por defecto, éste se encuentra en la condición de cumplimentar formularios. Para crear un boceto completamente nuevo o modificar uno existente hay que activar el modo diseño, operación que se realiza de forma inmediata utilizando el botón acción que se presenta en el cuadro de diálogo inicial, bajo el apartado Diseñar un formulario.
Las fuentes desde donde obtener el formulario que se edita son variadas. Desde uno completamente en blanco hasta tablas de bases de datos, pasando por formularios ya disponibles o esquemas XML. Las distintas fuentes que inspiran al programa son seleccionables desde el panel de diseño, dentro del apartado Diseñar un formulario nuevo, que ofrece enlaces a esas fuentes posibles, algunos con asistente para facilitar este proceso inicial del diseño.
Las herramientas básicas con las que cuenta el usuario en InfoPath para crear formularios se reducen a elementos de diseño, controles y orígenes de datos. No se necesita más. Un número reducido de elementos que tiene como beneficio inmediato facilitar el aprendizaje del usuario, un requisito importante en herramientas orientadas a usuarios con poca cualificación técnica en programación.
Los elementos de diseño son los componentes que permiten crear la estructura del formulario para organizar y distribuir los contenidos. El componente básico de estos elementos de diseño es la tabla, la estructura que proporciona las opciones más flexibles y versátiles para trabajar con este tipo de documento. Desde el panel de tareas se accede a los elementos mediante el enlace etiquetado como Diseño, desde donde es posible seleccionar tablas predefinidas o crear una estructura de filas y columnas según necesidades. Las herramientas disponibles en el apartado Combinar y dividir Celdas permiten crear el marco donde alojar el resto de componentes que conformarán el formulario, sin que sea preocupante el nivel de complejidad requerido. Sobre las filas y columnas de las tablas insertadas se colocarán logotipos, campos, texto explicativo, código de formato y cualquier otro elemento de diseño que se quiera emplazar.
Creada la estructura del formulario y su disposición, un aspecto del diseño al que se le debe dar bastante importancia es el control y formato de los datos que se van a introducir en él. Esto se consigue encajando dentro del formulario los “controles” de InfoPath. Mediante estos controles se puede establecer el tipo de dato que el usuario debe introducir, el rango de valores que esos datos pueden tener y el modo en que el usuario puede interactuar con esos valores. Utilizar estos controles resulta rápido e inmediato. Al situarse sobre el elemento de diseño en el que se va a incluir el control, hay que acceder al panel de tareas Controles y seleccionar aquel que se quiera insertar. Incorporado al área de diseño, se accede a las propiedades del control mediante menú contextual y, según su tipo, se editan las características que debe tener para funcionar en el formulario en el que se inserta, como pueden ser fórmulas de validación de datos, botones o casillas de verificación. Estos componentes se manejan en un entorno completamente gráfico, a golpe de ratón, que facilita bastante el diseño para aquellos usuarios con nociones básicas de programación.
Los controles que se pueden util

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