| Artículos | 01 JUL 2010

Cómo sacar más partido y animar los documentos Office 2010

Tags: Histórico
Paula Bardera.
Aunque su trabajo diario sea rutinario, sus documentos no tienen por qué serlos. Puede “animar” sus tareas gracias a la última versión del paquete ofimático lanzado por Microsoft, Office 2010. Esta nueva suite facilita ahora más que nunca la creación de atrayentes documentos gracias a la incorporación de nuevas herramientas que permiten animar los textos, incluir imágenes o integrar vídeos.

Eso sí, la capacidad de crear documentos más atractivos no debería ser la única razón para actualizarse a Office 2010, pues tiene muchas más capacidades nuevas que hacen interesante el paso adelante.
Con Office 2010 es necesario ser un profesional de los gráficos para sacar partido de estas capacidades y, de hecho, los comandos Live Preview y Undo animan a los usuarios a experimentar y dejar atrás sus aburridos documentos.
Por ello, destacamos algunas características muy sencillas de utilizar para poder “animar” cualquier tipo de documento que creemos con Office. Eso sí, debemos aclarar que los archivos han de guardarse en formato Office XML como .docx o .xlsx para que las características más recientes estén operativas.

Muchas más fuentes
Empecemos con algo sencillo, aplicar efectos de texto a los documentos de Word, PowerPoint o Excel.
En Office 2007, Microsoft introdujo WordArt, que permite a los usuarios crear textos incorporando fuentes decorativas con efectos tales como reflejos, brillos o destacados. Pero los textos WordArt eran, básicamente, un tipo de imágenes que no funcionaban como texto.
Ahora, el grupo de fuentes que incorpora Office 2010 añade un botón de Text Effects (efectos de texto) que permite a sus usuarios aplicar efectos WordArt sin necesidad de transformar los textos en gráficos. Así, estos nuevos textos con efectos también se pueden seguir editando, pasarles el corrector ortográfico o cambiarles el interlineado, es decir, hacer cualquier cosa de las que se pueden realizar con un texto normal.
Por otro lado, si lo que quiere es conseguir un conjunto de efectos que no aparecen en la galería Text Effects, solamente deberá hacer clic en la esquina inferior derecha del grupo de fuentes para que aparezca la caja de diálogo de fuentes y, una vez en pantalla, pulsar el botón Text Effects para que aparezcan todas las opciones que ofrece la suite.
Aún así, la característica WordArt en Word y en otras aplicaciones de Office sigue apareciendo en la pestaña “Insertar” creando una caja de texto en la que cualquier cosa que tecleemos soportará TextEffects. Además, los mismos efectos están disponibles como WordArt en PowerPoint 2010 y 2010.

Crear tu propia caligrafía
¿Quiere que un documento tenga la apariencia de una carta de puño y letra? Si es así, haga clic en la esquina inferior derecha del grupo Fuente para abrir el cuadro de diálogo Fuente y, a continuación, haga clic en la ficha Opciones Avanzadas para la configuración de acceso de kerning personalizado (espacio entre caracteres), ligaduras y conjuntos estilísticos, que hacen que algunas fuentes tengan un aspecto caligráfico. Como si las acabáramos de escribir con nuestras propias manos.
Por defecto, esta herramienta presenta 20 conjuntos estilísticos, pero no todas las fuentes OpenType tienen tantos estilos diferentes y algunas cambian muy poco en respuesta al conjunto de estilos que el usuario desee. Así, debe experimentar para averiguar cuáles funcionan mejor. De hecho, Microsoft recomienda a sus usuarios probar nuevos juegos de estilo con la fuente Gabriola o con Calibri, Cambria, Constantia o Corbel, cuatro fuentes que también se incluyeron en las versiones anteriores de Word.
Algunas de las características de OpenType disponibles en Word 2010 también están disponibles en Publisher 2010.

Copiar y editar imágenes sobre la marcha
Por otro lado, gracias a las robustas herramientas de edición de imágenes de Office 2010, los usuarios no necesitarán procesar los archivos de imágenes en aplicaciones de terceros antes de insertarlas en los documentos de Office. Para ello, deberá situar el cursor en el lugar que quiera que vaya la imagen y luego, hacer clic en la pestaña Insertar y ahí, en el botón de Imagen del grupo, Ilustraciones. En ese momento, seleccione la imagen que desea utilizar, haga clic en ella y en Insertar. Este procedimiento colocará la imagen en el documento, activando al mismo tiempo la cinta de Herramientas de Imagen, que permite probar todo tipo de efectos a través de Live Preview (basta con colocar más de un efecto de ver cómo se verá).

Claro como el agua
Si usted está preocupado por la nitidez de una imagen, puede hacer clic en el botón de Corrección y probar toda una variedad de cambios de enfoque, por ejemplo. Si lo que desea es recortar una foto, podrá hacerlo con el botón Recortar y especificar un tamaño fijo o forma. Por último, haga clic en el botón Quitar Fondo para crear automáticamente un recorte de los objetos principales de una imagen, si esta herramienta no consigue unos bordes definidos, puede utilizar unas nuevas capacidades que aparecen en una cinta pop-up para agregar o quitar áreas.

Efectos artísticos
¿Está aburrido de la típica fotografía de un jardín? Puede experimentar con efectos artísticos que harán que las fotos se vean más como pinturas o dibujos. Para ello, simplemente debe hacer clic en el botón Efectos Artísticos de la barra de herramientas Picture Tools y pasar sobre el efecto que desee probar. Eso sí, deberá esperar unos segundos para poder previsualizar algunos de ellos. Para intentar diferentes intensidades y transparencias de los efectos, seleccione uno de ellos y haga clic en el botón Opciones de efectos artísticos de la parte inferior de la galería de vista previa.
Otra de las opciones es insertar una captura de pantalla en sólo un instante en Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Publisher y OneNote. Una nueva característica de Office 2010 permite insertar con un par de clics una captura de pantalla de cualquier ventana abierta, siempre que no esté minimizada en el escritorio. En la pestaña Insertar, haga clic en el botón de captura de pantalla en el grupo Ilustraciones para obtener una ventana emergente que muestra todas las ventanas abiertas. Seleccione la que quiere capturar y ésta aparecerá en su documento, lista para ser editada con cualquiera de las herramientas de edición de imágenes anteriormente mencionadas.
A todo esto se puede añadir una nueva opción, pues se puede insertar parte de una pantalla sobre la marcha. Primero, deberá minimizar la aplicación Office que esté utilizando y maximizar la captura de pantalla que desee utilizar. Una vez hecho esto, debe maximizar la aplicación Office de nuevo y hacer clic en Captura de Pantalla del grupo de Ilustraciones de la pestaña Insertar. Pero esta vez, debe hacer clic en Screen Clipping, es decir, en recorte de pantalla, de la parte inferior de la ventana emergente. De este modo, volverá a obtener una vista del escritorio tal y como aparecía la última vez que lo vio, es el momento de usar el cursor para seleccionar el área que desea capturar y ésta aparecerá en el documento.

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