| Artículos | 01 MAY 2009

¿Cómo podemos aumentar la productividad de las personas?

Tags: Histórico
Albert Esplugas.
"La productividad en España desde el año 2000 se ha mantenido plana mientras la Unión Europea crecía un 1,2 por ciento anual y Estados Unidos por encima del 2 por ciento. Así, en el ranking mundial de competitividad, España ha visto cómo pasaba de la posición 22 en el año 2002 al puesto 29 en 2007. Lo que hace diferente a Estados Unidos y a muchos países de la Unión Europea como Irlanda o Finlandia es su crecimiento de productividad debido al uso eficiente de las Tecnologías de la Información y Comunicación.

Tradicionalmente, hemos percibido las TIC como una herramienta que permitía automatizar procesos estructurados del negocio: tesorería, facturación… Todos ellos procesos críticos donde las herramientas informáticas son imprescindibles para ejecutarlos de forma efectiva, rápida y a bajo coste. Hace años, estas herramientas suponían una ventaja competitiva y conllevaban una optimización de los procesos básicos; pero hoy en día, las cosas son distintas.
Las empresas ya tienen informatizados sus procesos y muy probablemente con la misma aplicación que su competencia. Actualmente, la única forma de ser competitivo, de diferenciarse, de innovar y de aumentar la productividad es potenciar a las personas a través del uso de herramientas que amplifiquen su potencial y su productividad.
Llegados a este punto, nos preguntamos: ¿Cómo podemos aumentar la productividad de las personas? Básicamente podemos considerar que la productividad de los empleados depende de cuatro ejes: tiempo, acierto, impacto y alineamiento.
El primero es quizá el más obvio: el tiempo. Soy más productivo si soy capaz de hacer las cosas más rápido, aunque también debemos suprimir aquellas cosas en las que invertimos tiempo y no aportan valor. Por ejemplo: el fax. Cuántos empleados han impreso un documento que estaban editando, han ido a la impresora y luego, tomando nota del número de fax de destino, se han dirigido a la máquina del fax intentando recordar los pasos a seguir. Luego, a esperar. Esperar que pasen los papeles del documento a enviar, esperar que el destinatario no comunique, esperar que salga el comprobante... Mientras, alguien podría calcular el coste de cada fax y multiplicarlo por el número de faxes enviados al año: coste salarial dividido por 1.840 horas al año, 60 minutos por hora y multiplicado por los 15 minutos invertidos. Y esto sin tener en cuenta el tiempo necesario para recuperar el nivel anterior de productividad antes de que nos levantáramos para enviar el fax. Como no contratamos a nuestros empleados sólo para pagarles el salario de las 1.840 horas al año debemos añadir el valor que dicha persona queremos que aporte a la empresa como vendedor, como financiero, etc. Ese coste por minuto se multiplica rápidamente por 3 ó 4. En definitiva, en menos de un mes estaría más que pagado un servidor de fax conectado a la red capaz de enviar el documento sin imprimirlo, y que éste lo enviara directamente al número de fax que nuestro gestor de contactos ya tendría informado.
Ésta es una muestra de tiempo perdido de forma absurda, pero existen otros muchos ejemplos: tiempo perdido buscando documentos en el servidor, en la intranet, en Internet, reescribiendo una oferta que no encontramos, desplazándonos a la oficina de un cliente, en reuniones sin una agenda clara, leyendo correos electrónicos en los que nos han copiado para averiguar si tenemos que hacer algo o no, tiempo, tiempo…
El segundo factor es el acierto. ¿De qué nos sirve correr mucho si no escogemos el camino correcto? Pero, ¿cómo pueden saber los trabajadores cuál es el “camino” correcto? En muchas organizaciones quien guía la actividad diaria es el correo electrónico. Con volúmenes de 30 ó 40 correos diarios podemos tener atareado a un empleado respondiéndolos, buscando información o reenviando esos correos a terceros. Tenemos la falsa sensación que acabar una jornada laboral habiendo “limpiado” todos los correos y realizadas todas las tareas que nos encomendaban es una jornada muy productiva. La pregunta es: ¿Son esas 30-40 tareas las más importantes? La respuesta no es fácil. El factor acierto debe materializarse con indicadores para todos los empleados. La empresa debe hacer el esfuerzo de marcar objetivos estratégicos, desglosarlos por departamentos y finalmente llegar al detalle de qué objetivos concretos tiene cada empleado. Si al acceder a nuestro entorno de trabajo tuviéramos muy visibles nuestros indicadores por los cuales miden nuestro rendimiento y muy probablemente afectan a nuestra remuneración variable, sería más fácil centrar nuestra actividad en solventar los objetivos en rojo o mejorar los objetivos en amarillo, y el correo pasaría a ser una herramienta para conseguir dichos objetivos. El trabajo por objetivos garantiza una buena adopción de las herramientas de productividad y una cultura organizativa óptima basada en la confianza, medida de forma concreta. Las herramientas de inteligencia de negocio y, en especial, la de los indicadores, son críticas para garantizar el acierto.
El tercer eje de la productividad es el que llamamos impacto. Imaginemos que hago un estudio detallado sobre las posibilidades de incrementar las ventas mediante una formación al equipo comercial combinado con una diversificación del portafolio de productos. Si dicho trabajo se materializa en un documento de 40 páginas que envío a las personas implicadas, el impacto de ese trabajo será mínimo debido a que pocas personas disponen de tiempo para leerlo detenidamente. Pero, si soy capaz de sintetizar las conclusiones en una presentación simple y efectiva acompañada por un gráfico que permite simular la evolución de las ventas en función de N variables, me será mucho más fácil que mi trabajo suponga un avance para la organización al facilitar la toma rápida de decisiones. Impacto tiene que ver con calidad y con facilitar el “consumo” de la información para su análisis y toma de decisión, haciéndo más ágil y productiva a la empresa.
La productividad de las empresas no sólo depende de la productividad individual ya que nadie hace nada de forma individual por lo que necesitamos introducir un cuarto factor: el alineamiento. Esta variable determina la capacidad de alinear productividades individuales en productividades colectivas. En este eje son críticas tecnologías como los espacios de colaboración o las comunicaciones unificadas.
Para mejorar la productividad de cualquier empresa deberemos identificar los procesos no estructurados o roles críticos del negocio, analizarlos en función de esos 4 ejes y ver qué tecnologías debería aplicar en función del diagnóstico. Implantar las herramientas será simplemente el primer paso. Habrá que formar a los trabajadores implicados en el uso del entorno aplicado a su actividad y acompañarles en el proceso de adopción para garantizar que la inversión en tecnología tiene impacto en productividad y por tanto en la cuenta de resultados que habíamos pretendido. PCW


Albert Esplugas, director del Centro de Innovación Microsoft en Productividad de Manresa"

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