| Artículos | 01 ABR 2005

Cómo organizarse mejor usando el PC

Tags: Histórico
José M. Alarcón.
Las utilidades que hemos seleccionado este mes le ayudarán a mejorar su productividad, a ser más ordenado, a no olvidar una cita y a encontrar más rápido cualquier cosa.

Essential PIM 1.0: no olvide jamás una cita
¿Es usted de esas personas que se suele olvidar de casi todo? Con esta utilidad nunca más volverá a perder una cita o a olvidarse de una idea. Y lo mejor de todo: podrá llevar toda su información siempre encima para consultarla en cualquier ordenador. Essential PIM es una excelente utilidad gratuita de organización personal y laboral que le permitirá llevar cuenta de citas, tareas, contactos y notas que no debe olvidar. El programa cuenta tiene una intuitiva y cuidada interfaz de usuario desde la que se gestiona toda la información de forma sencilla.
El módulo Calendario permite apuntar tareas y citas con todo lujo de detalles. Es posible crear tareas repetitivas, citas destacadas, asignarles colores diferentes, incluir porcentajes de realización para conocer de un golpe de vista su estado, etc. Si establecemos alarmas el programa nos avisará con cierta antelación cuando debamos atender algún evento importante. La programación de tareas y citas se visualiza según diversos intervalos de tiempo, con lo que de un solo vistazo nos haremos una idea clara de cómo tenemos de ocupado el día, la semana, el mes e incluso todo el año.
El módulo Anotaciones se utiliza para guardar ideas, notas o cualquier otra información que consideremos importante. Se puede organizar de forma jerárquica, es decir, con unas anotaciones dependiendo de otras. Esto facilita la clasificación de las ideas y su posterior localización. El editor incluido es de fácil uso y permite también introducir gráficos o esquemas en las notas para enriquecerlas.
Por fin, el módulo de contactos permite llevar una lista de personas y empresas con las que mantenemos relación, con multitud de detalles y clasificaciones. Si los campos que ofrece no nos parecen suficientes podremos añadir nuevos datos adaptados a nuestras necesidades. Incluye también una utilidad para buscarlos fácilmente.
Es posible importar los contactos desde Outlook Express y Outlook. Desde este último programa se pueden exportar e importar también las tareas, las citas y las notas. Toda la información se puede exportar a diversos formatos que incluyen archivos de texto o RTF e incluso páginas HTML (para publicar un calendario en Internet, por ejemplo).
Como permite llevar varios archivos de datos simultáneamente podremos gestionar, por ejemplo, nuestra información personal, el calendario y los contactos del trabajo de forma separada.
Cabe destacar que es posible proteger la información con una clave para cifrarla en disco, y que el programa está en castellano, entre otros idiomas. ¿Qué más se puede pedir? Pues que sea gratis y que se pueda llevar directamente en una llave USB, algo que Essential PIM cumple haciendo honor a su nombre. Descárguelo gratuitamente desde www.essentialpim.com.

MapleXP: no trabaje ni un minuto sin cobrar
Otra cuestión relacionada con el tiempo es la eterna pregunta: “¿en qué se me ha ido la mañana? Llevo todo el día trabajando y no he hecho nada.”. Con esta utilidad nunca más volverá a preguntárselo. MapleXP le facilita el control del tiempo que le está dedicando a diversas tareas y proyectos. Si es usted un profesional que trabaja delante de la pantalla en pequeños proyectos que cobra por horas le va a resultar de mucha utilidad.
Puede crear tantos proyectos como necesite y dentro de ellos una jerarquía de tareas. Cuando comience a trabajar con una tarea sólo tiene que lanzar el “Job pad” y comenzará a contar el cronómetro. Para pasar a una nueva tarea la seleccionará directamente desde esta misma ventana y el tiempo se parará para la anterior, comenzando la cuenta para la nueva ocupación. Esto facilita mucho el cambio de unas tareas a otras sin perder tiempo y llevando un control muy estricto.
Posteriormente se pueden obtener sencillos informes del tiempo invertido en cada proyecto o tarea. Para consultarlo se pulsa sobre los nodos del árbol de ocupaciones, de forma que se obtienen los tiempos agregados de todos sus hijos. De esta manera es muy fácil ver los tiempos de elementos individuales o de varios en conjunto.
Se pueden crear varias bases de datos para llevar el control según diversos criterios (por ejemplo, por mes o por clientes). Los datos se almacenan en archivos MDB, por lo que es posible abrirlos con Microsoft Access y utilizar las herramientas de Office para crear gráficas o informes personalizados.
Es una lástima que el autor del programa no haya añadido también datos de coste por hora y proyecto y que no exista una versión en castellano (sólo inglés y polaco), pero por el precio que tiene (gratis) tampoco se puede exigir demasiado. Descárguelo desde veex.net/maplexp/downloads.php.
Necesitará disponer de la plataforma .NET en el sistema para que funcione (el programa ofrece información sobre cómo obtenerla en caso necesario).

Copernic: encuentre lo que busca a toda velocidad
Es muy habitual que con el tiempo acabemos acumulando en el disco duro cientos o miles de documentos relacionados con nuestra profesión. Entre estos documentos se encuentran archivos de procesador de texto, hojas de cálculo, PDF, así como correos electrónicos y contactos, entre otros. Cuando la cantidad de información es grande y no está muy bien clasificada encontrar cualquier cosa se puede convertir en una misión imposible. Ahora están de moda aplicaciones como Google Desktop, que combinan las búsquedas en el conocido buscador con la indexación de archivos en disco, lo cual resulta muy útil. Sin embargo la tecnología tiene algunas pegas por el momento (está en periodo de pruebas todavía y no indexa PDF y otros tipos de archivo importantes). Existe una aplicación llamada Copernic Desktop Search que ofrece hoy por hoy una opción más interesante. Esta herramienta analizará sus discos duros creando un índice con toda la información contenida en los archivos relevantes. Posteriormente se puede realizar todo tipo de búsquedas sobre esta información. Dispone de diversas búsquedas especializadas: correo electrónico, contactos, música, imágenes, archivos e incluso datos en la Web. Los resultados se obtienen a una velocidad impresionante. Basta con escribir una o varias palabras para obtener de inmediato una lista con los recursos que las contienen. Además, en el caso de los archivos, se muestra una vista previa del documento que esté seleccionado en los resultados, destacando los términos de búsqueda.
Como complemento, y para no tener que abrir continuamente el programa, Copernic Desktop Search dispone de una banda de escritorio que se puede colocar en la barra de tareas o en cualquier esquina de la pantalla y ofrece un cuadro de búsqueda directa que siempre estará disponible.
Tras haberlo instalado se realiza una primera indexación de los discos duros que, dependiendo de la cantidad de datos que tengamos puede tardar incluso varias horas, aunque no es intrusiva y apenas seremos conscientes de ella. Tras instalarlo conviene dejar el ordenador encendido un par de horas sin trabajar con él para que realice esta tarea (por ejemplo a la hora de comer o por la noche). Después mantiene el índice actualizado de

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