| Artículos | 01 SEP 2004

Cómo hacer compatibles MS Office, WordPerfect y OpenOffice

Tags: Histórico
Rodolfo de Benito.
Este mes dedicaremos los trucos a la interoperatividad entre las suites ofimáticas más habituales. Concretamente veremos un truco para que WordPerfect trabaje por defecto con documentos de Word y mejore, en la medida de lo posible, la compatibilidad con él. Indicaremos cómo hacer que WordPerfect y OpenOffice (también es válido para StarOffice) trabajen con bases de datos Access y puedan utilizarlas en el proceso de combinar correspondencia. Por último, un truco de Excel para distribuir textos en columnas de forma similar a como lo hace la hoja de cálculo de WordPerfect.

Cómo personalizar WordPerfect para maximizar su compatibilidad con MS Office
Por el momento Microsoft Office es la suite de su categoría más utilizada y es frecuente trabajar con archivos en este formato aunque utilicemos otras soluciones como WordPerfect Office. A pesar de que las últimas versiones de WordPerfect están preparadas para esta compatibilidad, no está de más modificar algunas opciones para garantizarla en mayor medida. Para ello acceda al menú Herramientas » Especificaciones y haga estos cambios:
1. Pulse en la especificación Archivos y, en la solapa Documento, seleccione el formato de archivo a guardar predeterminado MS Word 97/2000/2002 para Windows. En esta misma solapa, modifique la extensión predeterminada al abrir o guardar poniendo DOC en lugar de WPD.
2. Pulse en la especificación Convertir y, en la solapa Compatibilidad, elija MS Word 6/7/97/2000 en la lista desplegable Opciones recomendadas de formato para.
3. Por último, y haciendo gala de la excelente capacidad que tiene WordPerfect para adaptarse a las preferencias del usuario, puede elegir que las combinaciones de teclas sean las mismas que en Word. Para ello pulse en la especificación Personalizar, luego en la solapa Teclados y elija Teclado MS Word 2000.

Cómo incorporar datos contenidosen Access a OpenOffice
OpenOffice no incorpora una aplicación similar a MS Access pero sí permite trabajar con diversas fuentes de datos desde sus aplicaciones. Por ejemplo, es muy sencillo crear una tabla en el procesador de textos a partir de los datos almacenados en ficheros dBase, tan sólo hay que elegir los registros y arrastrarlos al documento.
El mismo procedimiento se puede seguir si los datos están almacenados en otras bases de datos, como por ejemplo MySQL o cualquiera de las que pueden conectarse a través de ODBC, ADO o JDBC. En este truco veremos cómo utilizar Access como origen de datos:
1. Seleccione en el menú Herramientas » Fuentes de datos y presione el botón Nueva fuente de datos.
2. En la solapa General, elija la conexión al tipo de base de datos ADO.
3. En fuente de datos URL escriba PROVIDER=Microsoft.Jet. OLEDB.4.0;Data Source=camino_y_nombre_de_su_base_de_datos. Por ejemplo, si se llama Empleados.mdb y está situada en la carpeta c:\Data, en lugar de camino_y_nombre_de_su_base_de_datos tendría que poner C:\DATA\EMPLEADOS.MDB.
Tras pulsar el botón Aceptar, pulsando la tecla de función F4 conseguirá acceder a las fuentes de datos disponibles, una de las cuales será la base de datos Access añadida anteriormente.

Cómo combinar correspondenciaen OpenOffice
En este truco veremos cómo utilizar el correo personalizado en OpenOffice creando, por ejemplo, una misma carta que será enviada a múltiples destinatarios. Aprovechando el truco anterior, los datos de estos estarán almacenados en Access y supondremos que la conexión con la fuente de datos ya está creada. Veamos los pasos restantes:
1. Elija en el menú Archivo » Piloto Automático » Carta y cumplimente todos los pasos del asistente hasta llegar a los Datos del destinatario.
2. En este paso elija como base de datos la fuente de datos creada para Access (por ejemplo, la creada en el truco anterior).
3. Elija la tabla de donde obtendrá los datos del destinatario.
4. En la lista Campos de la base de datos, seleccione los campos que formarán parte de la dirección del destinatario y páselos uno a uno a la lista Dirección pulsando en el botón de la flecha. Observe que tendrá que pulsar el botón del salto de párrafo para avanzar a la línea siguiente en el bloque de dirección. Por ejemplo, el código postal y la población irán en la misma línea pero, antes de insertar la provincia, es necesario pulsar el botón del salto de párrafo para que aparezca en la línea siguiente.
5. Continúe con los restantes pasos del asistente hasta finalizar.
6. Una vez creada la carta, modifíquela a su gusto.
7. Cuando la haya finalizado, elija en el menú Archivo » Imprimir. OpenOffice detectará que el documento contiene datos combinados y le pedirá confirmación para empezar el proceso. Pulse el botón Sí.
8. Seleccione qué destinatarios desea combinar, elija si desea imprimir directamente o crear un documento para cada carta y pulse Aceptar.

Cómo combinar correspondencia en WordPerfect utilizando Access
El proceso es muy similar al de combinar correspondencia de una fuente de datos como Paradox o la propia hoja de cálculo, es decir, tendrá que:
1. Elegir en el menú Herramientas » Formularios.
2. Crear un documento de formulario.
3. Asociar un origen de datos ODBC pulsando el botón Seleccionar origen de datos ODBC e indicando el archivo Access a utilizar.
4. Seleccionar la tabla que actuará como proveedora de datos.
5. Establecer qué registros serán fusionados, pulsando el botón Registros. Es posible especificar filtros mediante condiciones que deben cumplir los campos (por ejemplo Población=”Oviedo”) o, sencillamente, marcar los registros a fusionar.
6. Cerrar el cuadro de diálogo Fusión y escribir la carta insertando los campos de la tabla que sean necesarios utilizando el botón Insertar campo de la barra de herramientas.
7. Una vez redactada hay que elegir dónde se quiere obtener el documento fusionado pulsando en el botón Fusión de la barra de herramientas y eligiendo la salida apropiada: documento nuevo, impresora, etc.
8. Sólo queda pulsar el botón Fusión, en el cuadro de diálogo anterior, para obtener las cartas personalizadas.

Distribuir texto en columnas Excelsimilar a
Columnas rápidas de WordPerfect Quattro Pro
Los usuarios de Quattro Pro disfrutan desde hace tiempo de una funcionalidad llamada Columnas rápidas, capaz de tomar un fichero de texto o simplemente texto insertado en la hoja de cálculo y distribuirlo en columnas. Por ejemplo, imagine un archivo de texto que contenga en cada línea los datos de una persona separados por comas: nombre, apellidos, dirección, teléfono, etc.; y suponga que desea distribuir cada persona en una fila pero figurando cada uno de sus datos en columnas distintas Es decir, una columna para el nombre, otra para los apellidos, etcétera.
A semejanza de Quattro Pro, ya puede realizar esta tarea en la versión 2003 de Excel mediante el menú Datos » Texto en columnas... que lanza un asistente en el que podrá indicar fácilmente cómo realizar la distribución. Básicamente se trata de:
1. Seleccionar las celdas que contienen los textos a organizar en columnas.
2. Indicar de qué forma están delimitados. Si queremos distribuir un texto en columnas, tendremos que indicar a Excel cómo hacerlo, es decir, cómo están separados los datos. Por ejemplo, mediante signos de puntuación, espacios en blanco, tabulaciones o cualquier o

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