| Artículos | 01 ABR 2004

Cómo elegir la suite más adecuada

Tags: Histórico
WordPerfect Office 11, MS Office System, OpenOffice 1.1 y StarOffice 7
Rodolfo de Benito.
Las tres grandes suites ofimáticas acaban de renovar sus versiones y ya han pasado por nuestras páginas en sus respectivos análisis. Ahora las comparamos y añadimos la opción gratuita de OpenOffice 1.1 para que decida cuál elegir.

Este artículo no le dará respuesta directa a la pregunta de qué suite elegir: dependerá de sus necesidades, presupuesto, preferencias y otras consideraciones. Tampoco aspiramos a determinar la calidad de estos productos evaluándolos exhaustivamente amparados en una norma ISO. Lo que sí pretendemos es ofrecerle una referencia sólida valorando aspectos como: instalación y distribución, usabilidad, seguridad, fiabilidad, compatibilidad, integración e interoperatividad, ayuda, soporte técnico, documentación y precio.

Instalación y distribución
Los requisitos de instalación bajo Windows son similares en todas las aplicaciones: en torno a los 300 MB de espacio libre en disco, un Pentium (Office System es un poco más exigente, ya que necesita un Pentium III a 233 MHz con Windows 2000 o Windows XP), 64 ó 128 MB de memoria RAM (los menos ávidos de memoria son StarOffice y OpenOffice) y una resolución de 800 x 600. No tenemos que olvidar que OpenOffice y la suite de Sun requerirán la máquina virtual de Java (JRE) para poder hacer uso de todas sus posibilidades.
El proceso de instalación no tiene mucho que comentar salvo que la suite de Microsoft ofrece la interesante posibilidad de instalar funcionalidades bajo demanda, es decir, al utilizarlas por primera vez. Por ejemplo, si el corrector ortográfico de un idioma no está instalado Office le sugerirá su instalación la primera vez que lo necesite.
Las organizaciones de cierta dimensión valorarán muy positivamente contar con herramientas que faciliten la personalización de la instalación, su distribución y mantenimiento posterior. En este aspecto Microsoft incluye un nutrido grupo de herramientas y asistentes (dieciséis en total) en su Office 2003 Editions Resource Kit. En la página www.microsoft.com/office/ork/2003/ encontrará más información sobre él.
Al igual que Office System, Sun posibilita la administración y configuración de las instalaciones en una red. Para ello cuenta con una única herramienta, Configuration Manager (incluido en la edición empresarial de StarOffice).

Usabilidad y facilidad de manejo
Barras de herramientas al estilo Windows XP y una acertada combinación de colores mejoran el aspecto general de Office System haciéndolo más atractivo que su predecesor. La facilidad de uso sigue siendo muy buena y se han incrementado los paneles de tareas y mejorado las etiquetas inteligentes que incluso están presentes en Access, Outlook y PowerPoint. A pesar de ello, en este apartado saca ventaja WordPerfect Office gracias a tres factores: previsualización en tiempo real, facilidad para adaptarse al usuario y PerfectExpert.
En lo que respecta al primer factor, es realmente grato ver cómo quedará un texto antes de aplicarle definitivamente un formato. De hecho, ahorra tiempo y llega a hacerse imprescindible.
El segundo factor es la apariencia camaleónica capaz de presentar los menús o barras de herramientas de versiones anteriores (también de Microsoft Office 97) e incluso adoptar la apariencia del clásico y azul WordPerfect 5.1, que sustituye las barras de herramientas por las teclas de función. No se puede pedir más para facilitar la transición a la nueva versión.
El tercero y último se refiere a PerfectExpert, del cual hablaremos más adelante.
Y ¿qué ocurre con StarOffice y OpenOffice? En esta consideración es prácticamente igual hablar de uno que de otro. Comparten una interfaz casi idéntica (se diferencia en los iconos) y resulta menos atractiva que las de sus competidores. En cuanto a facilidad de uso, las aplicaciones presentan menús con contenidos muy similares a los de Microsoft. No ocurre lo mismo con las barras de herramientas, porque de las más de veinte que contempla Office se pasa a siete. De todas maneras, la transición a estas suites es poco traumática si se tiene experiencia en la citada aplicación.

Seguridad de la información
En entornos colaborativos, la posibilidad de proteger la información asignando privilegios de acceso a un documento o correo electrónico, restringiendo su impresión e incluso estableciendo una fecha de caducidad incrementa notablemente la seguridad y el control sobre la información. Information Rights Management (IRM, gestión de derechos de información) de Microsoft incluye esta tecnología en Office System y consigue llevarse la puntuación más alta en este apartado.
En líneas generales, con IRM se puede restringir el acceso a un archivo asignando permisos a los usuarios: control total, modificación y lectura; y otros permisos adicionales. Los usuarios son identificados por su cuenta de correo electrónico asociada a un certificado RM en el marco de SharePoint Services. Como resultado de todo esto se obtiene un archivo digital cifrado que requiere un certificado para ser descifrado.
Microsoft pone a disposición de los usuarios un servicio IRM, de momento gratuito, para utilizar esta funcionalidad con Microsoft Passport como medio de autenticación. También es necesario reseñar que todos los archivos protegidos con esta tecnología sólo podrán ser abiertos con Office System o una versión superior, a menos que se cuente con un visor de IRM (gratuito y disponible en la web del fabricante).
Aunque no desee utilizar el gestor de derechos de información, Word 2003 es capaz de limitar el uso de los estilos y restringir la edición de parte o todo el documento, gracias al nuevo panel de tareas Proteger documento. Además, toda la suite dispone de otras medidas de seguridad: cifrado de archivo, contraseña de escritura, recomendación de sólo lectura y firma digital. El resto de las suites se contentan con la posibilidad de asignar una contraseña de apertura a los archivos y firma digital para el caso de WordPerfect.
Otro aspecto a valorar es el nivel de seguridad en la ejecución de macros y su capacidad para frustrar los ataques de los tristemente famosos virus de macro. Precisamente Office, dada su amplia difusión, ha sido y es objeto de especial interés para estos programas maliciosos; así que no es de extrañar que contemple tres niveles de seguridad (de menos a más restrictivos). Obviamente, con este sistema la responsabilidad recae en el usuario, ya que elige el nivel de seguridad que más le interesa.
Frente a los virus de macro, OpenOffice y Star-Office ofrecen un mayor control sobre la ejecución tanto de macros como de acceso a hiperenlaces o ejecución de plug-ins y applets de Java.

Fiabilidad y estabilidad
En las pruebas realizadas individualmente, salvo WordPerfect, las aplicaciones se mostraron estables y no provocaron errores inesperados. Nos referimos a los típicos errores fatales del sistema que, en su mayoría, pueden estar provocados por archivos corruptos, conflictos de memoria, problemas con el controlador de impresión o una incorrecta configuración de la memoria virtual.
El procesador de textos WordPerfect se volvió inestable al insertar archivos gráficos. Probamos con distintos formatos y tamaños obteniendo idéntico resultado. Automáticamente se activó el Administrador de Recuperació

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