| Artículos | 01 SEP 2002

Cómo crear archivos PDF de calidad

Tags: Histórico
José C. Daganzo.
Si necesita realizar documentos PDF con asiduidad o simplemente desea personalizar los que cree de aquí en adelante, este artículo práctico le será de mucha utilidad. Tómese unos minutos para personalizar su documentos PDF y conseguirá darles un toque profesional.

El formato de documento portable de Adobe (Portable Document Format, PDF) se está convirtiendo –por méritos propios- en el formato electrónico de mayor aceptación por parte de todos los usuarios. Existen varias razones que lo convierten en un sistema ventajoso de trasmisión de información, a saber: los archivos PDF pueden ser leídos en cualquier tipo de plataforma -incluso en dispositivos PDA-, presentan un tamaño muy manejable para ser enviados por correo electrónico, muchos fabricantes distribuyen los manuales de sus productos en PDF, y son interactivos y de sencillo manejo -con hipervínculos, fotografías, etc.-, por mencionar algunas de sus virtudes.
El lector de este tipo de documentos electrónicos se puede descargar de manera gratuita de la página web de adobe (www.adobe.es), mientras que la herramienta profesional para crear estos archivos es de pago. Se trata de Adobe Acrobat -cuya versión más actual es la 5.0.5-. También podemos hacer archivos en formato PDF con aplicaciones más económicas, pero éstas no nos permiten personalizar nuestras creaciones con tanto detalle como Adobe Acrobat.
Para crear un documento en formato PDF necesitamos instalar en nuestro sistema una impresora que recoja el documento y que lo convierta a formato PDF. Esta impresora puede ser creada por diversas aplicaciones. En este artículo utilizaremos una aplicación shareware y la herramienta profesional Adobe Acrobat 5.0.5 para estos menesteres. No obstante, la potencia y versatilidad de esta última nos obliga a basar la mayoría de este artículo práctico en ella.
Este proceso puede ser totalmente transparente para el usuario que no quiere otra cosa que convertir documentos sin mayores complicaciones, o puede complicarse un poco más la existencia y crear un PDF de manera profesional, usted elige. De todas formas merece la pena invertir unos minutos en la creación de un PDF y presentarlo de una manera más llamativa.
Hemos dividido el artículo en dos partes bien diferenciadas: por un lado definimos cómo crear los PDF de una manera sencilla, y en segundo lugar sugerimos algunas de las facetas que más juego nos pueden dar cuando creemos documentos en este formato para personalizarlos fácilmente.


Cómo crear el PDF
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1- Aplicaciones de terceros
Si nos damos una vuelta por Internet descubriremos que existen programas shareware que nos permiten crear PDF sin mayores problemas. Uno de los mejores es FinePrint pdfFactory Pro, que puede descargarse desde la dirección www.fineprint.com.
La aplicación creará una nueva impresora denominada FinePrint pdfFactory Pro. Cuando tenga un documento a convertir imprímalo con dicha impresora y conseguirá crear un PDF. Antes de crear el PDF puede definir varios parámetros del mismo, como por ejemplo el nivel de seguridad, los enlaces, información del documento, etc.
Como se trata de una aplicación shareware, cuando cree el PDF incluirá un pie de página que le recordará que su PDF ha sido creado con una “trial version” del programa. Para suprimir este mensaje debe registrar la aplicación.

2- El programa profesional
El programa de mejor calidad para crear y tratar los archivos PDF es, sin duda, Adobe Acrobat 5.0.5. Se trata del hermano mayor de Acrobat Reader, una aplicación desarrollada por los inventores del tipo de archivo PDF.
Una vez instalado, su sistema tendrá una nueva impresora denominada Acrobat Distiller. Cuando desee crear un archivo PDF solamente tendrá que imprimir el documento en cuestión con dicha impresora. Con esto lo convertirá a PDF. Otra manera aún más sencilla de crear PDF es valerse del plug-in que Acrobat instala en Microsoft Word. Éste crea dos iconos en la barra de herramientas y un menú en la de menús. El primero de los iconos nos permite crear un PDF con tan sólo pulsarlo, mientras que el segundo nos permite crear el documento y enviarlo por correo a uno de nuestros contactos. Este plug-in respeta incluso los hipervínculos que hayamos creado dentro del documento original.


Optimice los documentos
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1- La presentación inicial es importante
La personalización de nuestro PDF se va a realizar usando Adobe Acrobat 5.0. Tenga muy en cuenta esto, pues Reader no realiza ninguna de estas operaciones. Dicho esto, comencemos. Para definir la manera en que se presentará el documento al ser abierto seleccione File•Document Properties•Open Options, con esto accederá a un menú con multitud de opciones divididas en tres apartados: Initial View, Windows Options y User Interface Options, que definirán de qué manera se abrirá el PDF. Entre las más significativas destacan: Bookmarks and page –marcadores de página y una página-, Open In Full Screen Mode –abrir a pantalla completa- y Hide Menu Bar –esconder la barra de menús-. Para manejar esta ventana y todas sus opciones deberá invertir bastante tiempo, por ello déjelo por defecto.

2- Los Bookmarks nos facilitan la vida
Si queremos facilitar la lectura de nuestro PDF es conveniente crear bookmarks, que servirán como índice a lo largo del documento. Si creamos bookmarks de manera ordenada y lógica, el lector del PDF se moverá con mucha rapidez de un lugar a otro del documento. Para crearlos simplemente siga estos pasos. Pulse la tecla V o el icono cuyo símbolo es una T mayúscula y un cuadro discontinuo –Text Select Tool-, a continuación, seleccione la parte del documento que desea vincular y con el botón derecho de su ratón haga clic sobre la selección. Con esto desplegará un menú donde seleccionará New Bookmark, después aparecerá un nuevo enlace en la pestaña Bookmarks de la parte izquierda de su PDF. Podrá cambiar el nombre al bookmark, y crear niveles más profundos. Para esto último puede seleccionar la opción Bookmark•New Bookmarks from Structure y aquí crear los niveles que necesite.

3- Convertir páginas web
Convertir páginas web a formato PDF no presenta mayores dificultades. Pulse File•Open Web Page. Con ello accederá a la ventana Open Web Page, donde indicará la dirección web en cuestión, el número de niveles a convertir y, en general, definirá tamaños y tipos de elementos que participarán en la conversión. Cuando tenga hecho esto y pulse sobre un hipervínculo, Adobe Acrobat le preguntará si desea abrirlo en su PDF o mediante navegador, siendo usted el encargado de tomar esa decisión.

4- Proteger nuestras creaciones
Los documentos PDF permiten establecer ciertas pautas de seguridad desde su creación. Para ello diríjase al menú File•Document Security, con ello se encontrará ante una ventana donde podrá elegir entre tres opciones: No Security, Adobe Standard Security y Acrobat Self-Sing Security. La primera se encuentra marcada por defecto y no impone sobre el PDF ningún nivel de seguridad.
La segunda, Adobe Standard Security, nos permite definir varios parámetros de seguridad, como por ejemplo una clave de lectura, impedir que el documento pu

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