| Artículos | 01 OCT 2008

Ciencia y tecnología se dan la mano en Cenfarte

Tags: Histórico
Servicio de reparto a farmacias más ágil gracias a Navision y la robótica
Paula Bardera.
¿A quién no le ha ocurrido ir a la farmacia a por un medicamento y que estuviera agotado? Lejos de alarmarnos, nuestro farmacéutico nos tranquilizará diciéndonos que esa misma tarde o al día siguiente lo tendremos disponible. ¿Cómo es posible tanta agilidad? Lo es gracias a empresas como Cenfarte, que, desde su fundación en 1942, reparte medicamentos a farmacias de la zona norte del país de la mano de las últimas tecnologías.

Los responsables de Cenfarte, Centro Farmacéutico del Norte, han sido conscientes desde sus inicios de la importancia de las nuevas tecnologías como herramienta de uso diario. Así, en 1984 se informatizó por primera vez la empresa lo que, en palabras de Daniel Peña Silva, director de informática de la compañía, “supuso una mejora de la productividad y una más ágil tramitación de la abundante documentación que se generaba a lo largo del proceso productivo y administrativo”.
Éste fue el primer paso en el camino de las TI de esta entidad de capital exclusivamente farmacéutico, cuya finalidad es la distribución de especialidades farmacéuticas, productos sanitarios y parafarmacia a las Oficinas de Farmacia, así como la prestación de servicios inherentes a su actividad. Así, con la base asentada en esa primera fase, la compañía quiso ir un paso más allá y en 1987 instaló el primer dispensador automático, “algo que a corto plazo permitió la consolidación de la expansión geográfica iniciada una década antes: hacia Asturias en 1988 y hacia Vizcaya en 1995”, detalla este responsable, que también quiere aclarar que “el acercamiento geográfico a la Oficina de Farmacia, procurando en cada momento el mejor servicio al mínimo coste posible, ha sido y es la máxima prioridad de los directivos de Cenfarte”.
Así las cosas, hoy en día, el almacén central de Santander dispone de un dispensador automático de última generación, también conocido como robot, “que lleva los procesos de recepción de mercancía y puesta de pedidos a unos niveles insospechados de rapidez y eficacia”.
Y ahora, como culminación de este proceso de mejora continua, se ha renovado la informatización de la empresa, los almacenes y oficinas han sufrido una profunda reforma y modernización gracias a las que se han obtenido las Certificaciones de Calidad ISO 9001 e ISO 14001.

Nuevas necesidades
Así, bajo la premisa con la que se fundó la compañía, “el mejor servicio al menor costo posible”, en Cenfarte abordaron una nueva etapa tecnológica, pasando de los robustos, pero poco ágiles sistemas IBM AS/400 a un sistema “más integrado con la gestión de los usuarios, con un entorno más gráfico, pues AS/400 es más duro a nivel usuario”, aclara Daniel Peña. Y es que, el sistema anterior planteaba problemas tales como la recepción de pedidos por módem, la conexión con Office y con otras bases de datos, por ejemplo.
Por todo ello, tomaron la determinación de incorporar nuevas soluciones que les proporcionaran un sistema abierto y flexible, adaptado a las necesidades del sector y que permitiera la posibilidad de programación. A todo esto se debía unir la necesidad de trabajar en un entorno Windows, compatible con Office y que permitiera el acceso externo.
Además, habían surgido una serie de necesidades a cubrir tales como contabilidad, compras, ventas y logística de los almacenes, así como la conexión con el dispensador de los medicamentos. Asimismo, la recepción de los pedidos había ido en aumento en la firma y debían gestionar del orden de 2.000 diarios recibidos por vía electrónica. Pero, sobre todo, buscaban la posibilidad de transmitir el stock en tiempo real, algo que permite Navision. Así las cosas, tras una dura fase de implantación, llevan ya dos años sacando partido a este ERP en campos como la unificación de datos, la extracción de información en toma de decisiones y han logrado un mayor rendimiento, con más de 40.000 líneas servidas.
Otra de las ventajas de la implantación de este ERP ha sido la alta disponibilidad que les ha permitido, así como la elaboración de un plan de continuidad de negocio. A todo esto se une la conexión por módem (en torno al 38 por ciento de las oficinas de farmacia continúan utilizando este sistema) e Internet de las farmacias para la transmisión de pedidos.
Tras la consolidación de esta fase, trazaron un plan de contingencia, duplicando servicios, puesto que el flujo de trabajo en Cenfarte no se reparte equitativamente a lo largo del día, sino en dos momentos puntuales y “si fallamos en los pedidos, las farmacias pasan a la competencia”.

Fases de la implantación
Para llevar a cabo todos estos cambios, en Cenfarte confiaron en el trabajo de un partner de Navision, pero actualmente, “somos al 80 por ciento autónomos, pues contamos con programadores expertos en Navision”. Es el caso de Karmele Urrutikoetxea, experta en el programa de Microsoft, de Manolo Llano y Luis Lahera, que ofrecen soporte técnico.
Con esta actualización tecnológica se han beneficiado más de 60 usuarios de un total de 107 trabajadores. Y es que las mejoras han sido muchas y muy variadas, aunque destaca sobre todo la rápida adaptación de las TI a las estrategias de la empresa, así como a las soluciones del sector. Así, aunque al comienzo de la implantación se plantearon diferentes problemas de rendimiento, Daniel Peña apunta que “se ha mejorado enormemente en este sentido”.
Desde el punto de vista de este responsable, “aunque ha existido hace unos años una política de outsorcing, uno de los secretos de nuestro éxito es realizar, en un gran porcentaje, el trabajo internamente”. Es decir, el día a día lo realiza personal de la compañía, mientras que para proyectos de cierto nivel, subcontratan el servicio a otras empresas.
Así las cosas, aunque toda esta renovación ha costado tiempo y esfuerzo, Daniel Peña recomendaría a otras empresas embarcarse en proyectos de este tipo, pues “actualmente los compañeros y usuarios se siente más fuertes, con herramientas más útiles que nos permiten mejorar día a día para dar un mejor servicio a los farmacéuticos”. Eso sí, aclara que, antes de emprender una iniciativa tecnológica de esta envergadura, deben tener en cuenta el hecho de contar con sistemas en paralelo, pues “en una implantación de este tipo debe haber un marco de tiempo que se trabaje con el sistema anterior y el que se quiere poner en marcha. Por ello, es aconsejable dividirlo por fases, cuanto más básicas y alcanzables inicialmente mejor”.

Proyectos en marcha
Actualmente, y tras esta renovación tecnológica, en Cenfarte han lanzado una nueva página web, www.cenfarte.es. que ha integrado a su ERP, de modo que sus clientes pueden ver en ella, gracias a un nombre de usuario y una clave, sus facturas, albaranes, estado de los productos o disponibilidad de los mismos, por ejemplo. También ofrece la posibilidad de recibir por correo electrónico el aviso de la recepción de nuevos productos.
Pero el proyecto clave en la actualidad de la compañía es el de un nuevo robot, un dispensador de medicamentos, propiciado por el é

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