| Artículos | 01 DIC 2004

Búsquedas en el PC con Google

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Blanca Salvatierra.
Google Desktop Search es la extensión para búsquedas en el PC del conocido buscador de Internet. Vamos a ver como descargarlo y configurarlo, su funcionamiento y las distintas opciones que ofrece para facilitar la localización de todo tipo de archivos.

El objetivo de Google Desktop Search es indexar todos los archivos que se encuentran en el PC, sumarlos a los resultados que encuentra en las páginas web ya visitadas y ofrecer así el resultado más completo posible. Mediante la utilización de esta herramienta, se produce una integración de los resultados que se encuentran en el disco duro del ordenador, las diferentes bandejas de correo electrónico, el historial de páginas web y las conversaciones realizadas por chat.
Para ello, realiza un escaneo e indexación de los archivos del disco duro y los clasifica para obtener un acceso más rápido cuando se realice la búsqueda. Así, cuando se solicite información, el programa mostrará los resultados tanto de la web como del PC. A pesar de que cuenta con algunas limitaciones, la ventaja que ofrece con respecto al buscador de Windows es impresionante. Apenas necesita unos segundos para mostrar resultados acertados, y con ampliación a archivos de la misma temática en Internet.

1- Descarga del programa e instalación
El programa puede descargarse gratuitamente a través de la página www.desktop. google.com y pesa menos de 500 kB, si bien por el momento está disponible sólo en inglés. Antes de instalarlo deberá cerrar las aplicaciones que está utilizando, aunque Google le avisará de que ha de cerrar algunos programas que se encuentran en funcionamiento, como Outlook o Internet Explorer. Después de unos minutos, la página de Google cambiará, felicitándonos por la instalación satisfactoria. En este punto el programa le pedirá que configure sus preferencias, como los sitios en los que se realizarán las búsquedas cuando se lo requiera (con posterioridad también podrá modificarlos a través de la página principal de Google Desktop).
Observe cómo, una vez completada la instalación, aparecerá el icono del programa en la barra de inicio, dando acceso directo al buscador y a sus opciones. Si hace doble clic sobre él, verá cómo aparece la interfaz de Google, a cuyas opciones generales comunes se ha añadido una nueva pestaña con la denominación Desktop. Al movernos por estas pestañas, estaremos especificando el lugar en el que queremos que se realice la búsqueda, si bien podemos pasar de una a otra obteniendo resultados de forma casi inmediata.
Una vez que haya instalado el programa, si indica que la búsqueda ha de realizarse en Internet, aparecerán tanto los resultados de la Web como una muestra de lo que ha encontrado en el disco duro, dando un link para acceder rápidamente al apartado Desktop y ver estos resultados en su totalidad.

2- Indexación y apariencia de las búsquedas
Uno de los aspectos más importantes de este programa es su proceso de indexación. Una vez que terminemos el proceso de instalación aparecerá una ventana en la que nos indicará que ha comenzado el proceso de indexación de archivos. Cuando éste se completa, ya está preparado para mostrar todas las búsquedas relativas a páginas web consultadas, e-mails y archivos, lo que puede tardar una gran cantidad de horas que dependerá del número de archivos que tengamos en el PC. No obstante, no es necesario esperar a que se produzca la indexación completa para apreciar la potencia de búsqueda, por lo que podemos pulsar sobre Start searching para comenzar a utilizar el programa. Éste indexa en segundo plano, así que podemos continuar realizando nuestro trabajo sin que el proceso interfiera de forma alguna.
A la hora de realizar una búsqueda, PC e Internet se fusionan con este sistema, mostrando ambos resultados. Si al realizar una búsqueda en Google a través de Internet el programa también encuentra resultados similares en el disco duro, los mostrará en la cabecera de los resultados. Esas búsquedas que han sido localizadas en nuestro sistema irán precedidas por el logotipo de Desktop Search, especificando así que esos resultados corresponden a archivos que están en nuestro ordenador, y no en Internet. También con apariencia de hipervínculo, como si de una página web se tratara, se facilita un acceso directo a esos archivos.
Con respecto a la tipología de archivos que se pueden especificar, a día de hoy se trata de un motor de búsqueda que trabaja con archivos .txt, .doc, .htm, .xls, .ppt, de correo electrónico (a partir de Outlook 5) y AOL Messenger. Aunque aún le resta incorporar una gran tipología de archivos a sus búsquedas de forma específica, se trata de un producto en fase beta, y no hay duda de que en los próximos meses incorporará los filtros necesarios para realizar esas búsquedas de forma detallada y excluyente con el resto.

3- Cómo se organizan las búsquedas
A la hora de realizar una búsqueda, Google por defecto muestra los resultados ordenándolos por fecha. Si quiere cambiar este orden de muestra, tan sólo tendrá que pulsar sobre el apartado que encontrará en la parte superior derecha, denominado Sort by relevance. En este punto, el programa dejará de mostrar los resultados ordenados por fecha y pasará a mostrarlos en orden de relevancia. Igualmente, si desea cambiar las preferencias establecidas de las que hablábamos en el primer paso, tendrá que pulsar sobre Desktop Preferences, que se encuentra a la derecha de la barra de búsqueda. Una vez hechos los cambios, pulse sobre Save Preferences para que el programa guarde los cambios.
Cada uno de los resultados está precedido por el icono del programa al que pertenecen. En la parte superior de la página, Google hará una contabilización de los elementos que ha encontrado, agrupándolos en categorías como e-mails, archivos, chats y páginas web visitadas. Si aparece una gran cantidad de resultados y únicamente quiere que se muestren aquellos de una determinada categoría, tan sólo hemos de pulsar sobre ella, pasando a mostrarse únicamente la tipología de archivos requerida.

4- Acceso a los archivos encontrados
Cada uno de los archivos encontrados está compuesto por varios datos que aportan información sobre él. Como ya hemos mencionado, un icono muestra el tipo de archivos del que se trata. El nombre del archivo da acceso a la versión del mismo que tenemos guardada. El archivo estará definido por unas líneas que ofrecen parte de la información que contiene el archivo y, debajo de esto, encontrará la dirección donde se encuentra archivado, por si queremos acceder a él siguiendo el camino correspondiente a través de carpetas. Para finalizar, el programa también nos mostrará el número de versiones que se han hecho de ese archivo, y la fecha y hora en la que se produjo la última modificación en él.
Para acceder a los archivos, si pulsa sobre su nombre, se abrirá la aplicación correspondiente mostrándolo. Si ese documento se hubiera borrado, el programa mostrará un mensaje de error en el que se comunica que no se puede encontrar el archivo. Esto nos sucederá tanto si hemos borrado el archivo como si lo hemos renombrado, de tal forma que al programa le sea imposible asociarlo y localizarlo.

5- Almac

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