| Artículos | 01 MAR 1995

Business Plan System

Tags: Histórico
Herramienta de ayuda al directivo para llevar controles presupuestarios
Jesús Alonso.

Business Plan System es un producto que ha sido desarrollado para aportar el máximo de datos a un presupuesto. A partir de los datos introducidos, permite desarrollar previsiones de ventas, planes de viabilidad, preparar informes de seguimiento y obtener Cuentas de Resultados y Balances de Situación.

La instalación es muy sencilla. Requiere para su funcionamiento un 386 con disco duro, DOS 3.1 o superior y 1 MB de memoria RAM, aunque se recomienda un 486 con 4 MB de RAM. Hay que decir que durante el proceso se modifican, automáticamente, los ficheros config.sys y autoexec.bat sin que se pida confirmación, notificando sólo que se renombran los anteriores con la extensión OLD. El producto se acompaña de un completísimo manual teórico de cómo realizar planes presupuestarios.

Al entrar en el producto se observa un diseño basado en menús desplegables situados en la parte superior, encontrándose la zona central reservada para área de trabajo y la zona inferior con líneas explicativas de las opciones o de sus posibilidades. Se empieza creando un presupuesto, que se refiere al diseño de lo que serán sus niveles: el primer nivel es el producto a tratar, que posteriormente podremos desglosar en familias y modelos de dicho producto. El resto de los niveles, hasta seis, puede usarse para conceptos como canales de distribución, delegaciones, períodos del presupuesto, sectores, etc.

Una vez introducidos todos los registros en todos los niveles, se genera la base de datos. Finalizada esta operación, podremos usar la base de datos pero no se permite la edición de su estructura.

Tras generar el fichero, se procede a la introducción de los datos, pudiendo escoger si vamos a introducir previsiones o datos reales. Los datos se refieren tanto a los valores de ventas como a los márgenes de cada producto. Posteriormente el menú Niveles, que muestra los niveles definidos al crear la estructura, permite cambiar el modo de visualización del presupuesto, al igual que el menú Opciones, que permite escoger entre visualizar previsiones de ventas, márgenes brutos o costes, y por otro lado ver las cantidades en pesetas, como porcentaje o en unidades.

En cualquier momento se puede solicitar la impresión del presupuesto completo por pantalla, por impresora o en un fichero. Esta posibilidad se complementa con la opción Listados, que ofrece diversos informes tales como previsión de ventas, de márgenes brutos, de costes o de unidades, desglose de las previsiones, ventas reales en pesetas o en unidades, desviaciones, etc. Sin embargo, para que un listado esté disponible, han de estar cumplimentados en el presupuesto todos los datos a los que tendrá que hacer referencia.

El programa ofrece también la posibilidad de introducir gastos, de modo que posteriormente pueda obtenerse una Cuenta de Resultados. Esa Cuenta de Resultados es provisional, ya que se basa en los datos del presupuesto, y sólo estará disponible si se ha implementado la distribución de los gastos en el nivel deseado. Su obtención, como la del presupuesto, también es posible por pantalla, impresora o fichero. Finalmente, el menú Seguimiento lleva a cabo un plan de seguimiento de un nivel determinado.

Business Plan System es, como vemos, una aplicación cerrada para el control presupuestario. Aunque los cálculos que realiza podrían resolverse mediante una hoja de cálculo convencional, en éstas se presentaría el problema engorroso de disponer de, sólo, dos o tres dimensiones para la introducción de datos, teniendo que repetir las tablas si se necesitan más niveles de análisis. Este problema se resuelve con hojas de cálculo multidimensionales que, sin embargo, están poco implantadas. De ahí que usuarios poco avanzados puedan preferir este tipo de solución más rígida pero más controlada para mantener el seguimiento de presupuestos que requieren muchos niveles de análisis.

FICHA DE PRODUCTO

Nombre:Business Plan System

Fabricante:Best Business Service

Distribuidor:Best Business Service

Aragón, 295

08009 Barcelona

Tel. (93) 487 34 44

Fax (93) 216 09 16

Idioma:Castellano

PVP:203.000 ptas.

Calificación:4 estrellas

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