| Artículos | 01 SEP 2005

Archivos de ida y vuelta: sincronizar datos en 2 ordenadores

Tags: Histórico
José M. Alarcón.
Si es usted de los que se lleva trabajo a casa, este artículo le va a interesar mucho. En él veremos la forma de trabajar con los mismos archivos en dos ordenadores diferentes manteniéndolos sincronizados.

Mi maletín: ese gran desconocido
Hoy en día, aparte del ordenador del trabajo, casi todo el mundo tiene también un ordenador personal en su casa. Entre las excitantes posibilidades que ello ofrece se encuentra una muy especial: tenemos la “suerte” de podernos llevar el trabajo a casa, para no aburrirnos el fin de semana.
Si somos de ese tipo de abnegado trabajador es frecuente que nos llevemos varios documentos en una llave USB, disquete o similar para acabar informes, presupuestos y presentaciones en el ordenador doméstico.
Si todos los documentos están en la misma carpeta del ordenador de la oficina tampoco es tan complicado. Podemos copiarlos y luego sobrescribirlos al volver. Lo malo es si el número de documentos es elevado y están distribuidos por diversas carpetas del disco duro o incluso algunos de ellos en recursos de red. En este caso al volver no sabremos exactamente cuáles hemos tocado en casa y habremos de verificar dónde los copiamos, pues cada uno debe ir al lugar adecuado (incluso puede que haya varios con el mismo nombre aunque ubicados en diferentes carpetas).
Para facilitarnos la tarea de trabajar con archivos en diferentes ordenadores y no tener que preocuparnos de volver a sincronizarlos Windows nos ofrece la herramienta Mi Maletín. Ésta se encuentra disponible en todas las versiones desde Windows 95 (incluida). Sin embargo, y a pesar de sus grandes ventajas, se trata de una utilidad que pasa inadvertida para la mayor parte de los usuarios. De hecho en las últimas versiones (como Windows XP) ni siquiera se ha incluido en el escritorio el famoso acceso directo que venía en Windows 9x. Eso no significa que no podamos utilizarlo.
Una primera y rápida opción para que en Windows XP aparezca Mi Maletín es la siguiente: vaya a Inicio » Ejecutar y en la ventana de comandos escriba syncapp.exe. Ahora dispondrá de una carpeta Mi Maletín en el escritorio y un acceso directo muy útil en el menú contextual de Enviar a....
Dado que podemos tener más de un maletín disponible (en seguida veremos cómo se usan), una opción incluso mejor es crear nuevos maletines pulsando con el botón derecho del ratón sobre una superficie libre del escritorio (o de cualquier otra carpeta en realidad) y escoger la opción de crear un Nuevo » Maletín. En la figura adjunta vemos cómo hacerlo. Lo hemos renombrado para reflejar el tipo de archivos que va a contener. De esta manera podemos crear tantos maletines como deseemos.

De la oficina a casa
El concepto de Mi Maletín es análogo al de un maletín o una carpeta de mano en la realidad: metemos dentro los documentos y nos lo llevamos. La ventaja en este caso es que al volver todos los documentos vuelven a su sitio automáticamente.
Puede simplemente arrastrar sobre el icono del maletín creado todos aquellos documentos o carpetas que se quiera llevar para trabajar en otro equipo. Da igual cuántos elementos sean y en cuántas carpetas estén. El sistema asocia de forma transparente información sobre su contexto original de modo que más tarde es capaz de reubicarlos.
Puede crear carpetas manualmente dentro de su maletín y así mantener las réplicas de los documentos ordenadas. Sin embargo estas carpetas se considerarán “huérfanas” (lo indica al lado) ya que no tienen correspondencia con ninguna otra en el disco del ordenador, aunque los objetos que contengan sí la tengan.
Para llevarse a casa los documentos arrastre el icono del maletín desde el escritorio (o donde lo haya colocado) y suéltelo en una unidad extraíble cualquiera como un disquete o, como es más normal en nuestros días, en una llave de memoria USB. Verá que el maletín desaparece de su ubicación original para pasar a la unidad extraíble. Esto es lo suyo, pues no debería mantener dos copias del mismo maletín.
Ahora puede extraer la unidad de almacenamiento y llevársela tranquilamente a casa.

De casa a la oficina
En el ordenador de casa introduzca el medio extraíble y verá que el maletín y todo su contenido siguen allí. Puede arrastrar el maletín a su escritorio o, si la unidad es rápida (las llaves USB 2.0 suelen serlo), utilizarlo directamente desde donde está.
El trabajo con los archivos se realiza del modo habitual, es decir, puede hacer doble clic sobre cualquiera de ellos para abrirlo con el programa apropiado o bien utilizar un diálogo común de Abrir para localizarlo dentro del maletín.
Cuando haya modificado cualquier archivo verá que en el maletín se informa de que éste necesita actualización, tal y como se aprecia en la figura adjunta.
Cuando vaya a regresar a la oficina si es necesario copie de nuevo el maletín a la unidad extraíble asegurándose de que todos los archivos se han cerrado (es decir, no están en uso), y retire el medio.

Sincronizando los archivos
La parte delicada viene a la hora de sincronizar los archivos. Si se fija, en la barra de herramientas de la carpeta Mi Maletín (al abrirla) dispone de dos botones que no están presentes en carpetas normales. Uno de ellos sirve para sincronizar todos los documentos que lo necesiten y el otro actualiza sólo el archivo (o archivos) que tengamos seleccionado en ese momento.
Al pulsar cualquiera de ellos se abre un diálogo como el de la figura adjunta que muestra el modo en que se realizarán las actualizaciones. Fíjese en que aunque se le llame sincronización no se concilian los cambios existentes entre los dos archivos (original y copia del maletín), sino que se comparan las fechas de actualización para ver cuál es el más reciente. Lo habitual es que los archivos del maletín sean los más modernos pero puede darse la circunstancia de que el original haya sido modificado también, en cuyo caso se omite la actualización (elemento del medio en la figura). Es posible cambiar el comportamiento pulsando con el botón derecho sobre el elemento y seleccionando otra opción (copiar en un sentido u otro o evitar la sincronización). Si pulsamos el botón Actualizar se efectúan las tareas especificadas en la lista.

Huérfanos y desamparados: borrado de archivos
Ahora viene la parte conflictiva y que a más de uno le ha supuesto un buen susto. Hemos terminado de sincronizar los archivos y no vamos a volver a llevarlos a casa. Ya están actualizados en su sitio original y no los necesitamos para nada en el maletín. Pues nada... los vamos a eliminar. ¡Error!
Si eliminamos un archivo del maletín el servicio de sincronización estima (con muy buen criterio) que ya no lo necesitamos y por lo tanto en la siguiente sincronización eliminará también el original, así que hay que hacerlo con cuidado. Enseguida veremos cómo.
Tampoco se trata de algo irreparable ya que antes de sincronizar se nos muestran las tareas que se realizarán (figura anterior). Pero basta que nos despistemos para que perdamos información valiosa.
El modo correcto de proceder consiste en deshacer la relación existente entre los archivos a borrar en el maletín y los originales. Para ello selecciónelos y en el menú Maletín escoja la opción Separar del original, como se ve en la captura adjunta. Esto hará que ya no se sincronicen y en la columna

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