| Artículos | 01 MAY 1995

Aplicaciones EIS con Forest & Trees 3.1b

Tags: Histórico
Sistemas de información para ejecutivos
Rais Busom.

La compleja gestión de las empresas actuales sería imposible sin los sistemas de información para ejecutivos (EIS). El programa Forest & Trees permite realizar eficientes aplicaciones EIS.

Sólo disponemos de cuarenta y ocho horas para tomar una decisión. La competencia ha bajado los precios: ¿Qué hacemos? ¿Mantenemos los nuestros o bajamos? Habrá que pedir al departamento de informática las ventas por producto de los cuatro últimos años en nuestro sistema Oracle, los respectivos costes de producción que se encuentran en la central europea en DB2, los informes de panel que nos sitúan respecto a la competencia, entregados cuatrimestralmente por una compañía independiente en formato Excel, y después tabular los datos geográficamente y calcular el coste y el precio por unidad. Para defender nuestras conclusiones además necesitaremos un informe impreso de los datos más importantes, así como algún que otro gráfico. ¿Cómo hacerlo en tan poco tiempo? Sólo en ocasiones como ésta se entiende la utilidad de un EIS (Executive Information System), es decir, de un sistema de información para ejecutivos que ayude a la toma de decisiones.

¿Qué es un EIS?

Un EIS es un sistema de información para directivos que permite automatizar la recogida de datos más importantes de una organización, resumirlos y presentarlos de la forma más comprensible posible. Se trata de un programa de soporte a decisiones. A nivel técnico es una aplicación que accederá de manera planificada y automática a diversas fuentes de datos en modo lectura. Un EIS resulta un tipo de aplicación muy diferente de los habituales sistemas transaccionales donde son cruciales factores como velocidad, concurrencia e integridad. En cambio en los EIS es determinante disponer de la máxima complejidad de cálculo y análisis con una facilidad y velocidad de implementación.

En la pirámide funcional de las empresas existen tres partes bien diferenciadas (ver figura 1). La parte operacional que ha sido históricamente -allá por los años 60- la primera en informatizarse con los tradicionales centros de proceso de datos (CPD), es la encargada de asegurar la gestión básica de una empresa a partir de las directrices de niveles superiores. En los años 70 nacieron los primeros DSS (Decision Support System o sistemas de soporte a decisiones) que se encargaban de realizar, a partir de estadísticas de las bases de datos centralizadas, complejos sistemas econométricos que debían automatizar las decisiones tácticas de las empresas. Hay que decir con toda claridad que estos sistemas no han tenido nunca una mínima implantación en nuestro país. Finalmente, en los años 80 y a partir de las tecnologías de las interfaces gráficas y de la programación visual, surgieron los programas EIS para apoyar las decisiones estratégicas de los diversos ejecutivos de una empresa. Hoy en día existe una mayor sensibilidad ante este tipo de aplicaciones ya que la competitividad de las empresas reduce el margen de error posible en las decisiones.

Los tres pasos que hay que planificar para construir un sistema EIS son adquisición de datos, modelización y presentación. Para ejemplificar una aplicación EIS nos servimos del producto Forest & Trees versión 3.1b de la compañía Trinzic Corporation, que está especializado en este tipo de tareas.

Adquisición de datos

En primer lugar debe tenerse acceso a todos los ficheros y bases de datos estratégicas de la empresa. Para ello Forest & Trees se sirve de una serie de controladores propios y ajenos llamados providers que permiten el acceso tanto a ficheros de datos como a servidores SQL. Además el soporte de ODBC le da virtualmente acceso a cualquier fuente de datos. Por otra parte, incluye una utilidad interesante llamada FLIC que permite poner cabeceras a ficheros planos en formatos ASCII o Btrieve para poderlos tratar correctamente.

Para acceder a los datos hay que escoger un nombre, un tipo de vista, es decir, un modo de visualizar los datos -por ahora vamos a prescindir de esta cuestión para centrarnos en la información en sí- y un proveedor de datos. Por ejemplo, para referirnos a una hoja de Excel podemos escoger el nombre Ventas, el tipo Standard result (tabla) y como proveedor, Microsoft Excel (accesible mediante el controlador MEXCEL.FTW). Una vez definido el método de acceso hay que definir el fichero de datos concreto, por ejemplo c:\excel\libro1.xls. En el caso de las bases de datos hay que completar más información. Si se ha seleccionado como proveedor a ODBC se puede elegir el nombre del servidor (el controlador ODBCJ16.DLL al que corresponde el nombre Bases de datos de MS Access), así como el nombre de usuario y la contraseña.

Cuando se ha especificado el acceso a datos debe determinarse si la actualización de dichos datos es automática o no. Forest & Trees llama "recalcular" a la presentación actualizada de los datos de una vista tanto si tienen cálculos como si no. Como se ve en la figura 2 se puede especificar cualquier frecuencia: diaria, semanal, anual, etc. Aparte de la seguridad propia de la fuente de datos, podemos asignar privilegios de acceso para cada elemento de nuestra aplicación EIS. Incluso es posible determinar el número máximo de filas a visualizar o el mensaje por defecto para cuando no haya un resultado. También es posible automatizar o forzar a un tipo determinado la conversión de tipos de datos entre un proveedor de datos y Forest & Trees.

Modelización

Por modelización se entiende el tratamiento al que deberemos someter los datos brutos a los que ya somos capaces de acceder, para obtener la información relevante que nos interese. Aquí intervienen básicamente el filtrado y el cálculo de datos.

El filtrado de datos se puede realizar mediante una consulta a la fuente de datos. Para ello se dispone de un potente generador visual de consultas llamado Edit Query (ver figura 3). Mediante esta herramienta se pueden construir consultas SQL completas, incluso se soportan subconsultas de este tipo. Si no se conoce el lenguaje SQL se dispone del Query Assist que ayuda con cuadros de diálogo en la construcción de instrucciones SQL. Las consultas permiten macrosustituciones de cualquier elemento de la aplicación EIS, incluso aunque éstos sean externos como nombres de columnas, filas, objetos, etc.

Los cálculos y los resúmenes pueden introducirse en las mismas consultas o en otros objetos no comentados aún como fórmulas, alarmas, disparadores e informes. Se dispone de una extensa lista de funciones que abarcan todos los aspectos posibles: tablas, matemáticas, texto, fechas, y de control. Mediante la combinación de funciones, variables y consultas puede programarse cualquier cálculo. No existiendo lenguaje de programación alguno, la complejidad de realizar operaciones es comparable a escribir macros de una hoja de cálculo, aunque sin ninguna instrucción procedural. El uso de los cálculos es siempre declarativo y por tanto extremadamente fácil de usar. Sin embargo, si existen requerimientos especialmente fuertes Forest & Trees documenta su API y las propiedades de sus variables internas para que se pueda acceder desde lenguaje C. Para ello se entregan los ficheros FTWLIB.LIB y FTWADDIN.H que es necesario incluir en la compilación. La API se halla en librerías dinámicas con extensión FTA.

Otro elemento que ayuda a la modelación de datos son las fórmulas, que permiten combinar información de diversa procedencia o realizar una determinada acción. La ventaja de las fórmulas es que pueden actuar a cualquier nivel de la aplicación EIS (ficheros, grupos, comunicaciones DDE o vistas).

Planificación de las respuestas

Los datos modelados son susceptibles de aportar informaciones tan importantes que exijan una respuesta o un aviso inmediato. Para permitir las gestión de los casos límite Forest & Trees dispone de dos dispositivos:

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