| Artículos | 01 ENE 1999

Aplicaciones de Gestión Integral de Oficinas de Farmacias

Tags: Histórico
Etron Farmacia de Etron Software, FarMac98 de Quasar Consultores, Farmatic de Consoft y Farmawin de Hefame Informática
Javier Frías.

En una farmacia se realizan diariamente numerosos procesos que en ocasiones resultan tediosos, repetitivos y que además consumen gran cantidad de tiempo . Por ello, las farmacias resultan un candidato idóneo para la mecanización mediante una aplicación informática . Un programa para la gestión de farmacias es una herramienta que agiliza estos procesos y que idealmente proporciona otras funcionalidades adicionales .

Por citar un ejemplo, el que mayor tiempo consume es el proceso de venta, en el que se despachan los medicamentos y otros artículos de venta libre . Según el tipo de medicamento puede ser necesaria su dispensación con receta médica, en cuyo caso habrá que calcular una aportación que dependerá de la entidad que haya expedido la receta . Los medicamentos llevan una etiqueta con un código de barras que los identifica con un código nacional y que es necesario recortar y adjuntar a la receta . Éstas siguen otro proceso en el que se agrupan por entidades y se dividen en paquetes de 25 recetas .

Una farmacia no es diferente de otro tipo de negocio en la que haya que gestionar un stock de productos . Quizá la única particularidad consista en que es necesario reponer existencias diariamente . Las faltas se comunican al almacén o distribuidor, incluso dos o más veces al día, y normalmente se recepciona el pedido en menos de 24 horas . Puede ocurrir que el distribuidor no sirva todos los productos y haya que generar un segundo pedido con las faltas a otro proveedor distinto .

El problema aparece cuando necesitamos con urgencia un medicamento y en un primer pedido no se suministra, por lo que es necesario contactar con otro proveedor con el consiguiente retraso que eso supone . Idealmente, una aplicación de gestión de farmacias debería detectar las faltas en el momento de realizar el pedido al distribuidor y ofrecer la posibilidad ( manual o automáticamente ) de realizar otro pedido complementario con las faltas a otro proveedor .

Por supuesto, esta funcionalidad no depende solamente de la aplicación, sino que es el distribuidor el que en el mismo momento en que recibe el pedido lo compara con sus existencias y antes de terminar la comunicación envía las faltas de los productos que no podrá servir . De esta forma se puede reducir el tiempo de reposición y, en definitiva, ofrecer un mejor servicio al paciente, uno de los objetivos fundamentales de una farmacia .

Situación actual tc

El Consejo General de Colegios Oficiales de Farmacéuticos de España presentó el pasado 23 de septiembre el Libro Blanco . Se trata de un estudio en el que se refleja la actual red de 19 . 000 farmacias, para el sistema sanitario, desde la perspectiva exclusiva de su aportación sanitaria a la calidad total asistencial que la sociedad española demanda ante el cambio de siglo . El informe revela que en la actualidad sólo el 61% de las farmacias españolas están informatizadas, lo que permite una gestión integral del servicio, en la que se incluye generalmente una base de datos farmacológica, el seguimiento de pacientes crónicos y la administración contable de la farmacia .

Sin embargo, de las aproximadamente 10 . 500 farmacias informatizadas, el 95% de ellas está tecnológicamente anticuado . En los próximos dos o tres años, tendrán que renovarse para abordar la llegada del año 2000, el euro y las nuevas tecnologías como Internet o intranet . El resto, unas 8 . 500, tendrán que reciclarse para poder ser competitivas . Además, el número de farmacias va creciendo, y se espera que en los próximos años alcance las 20 . 000 . De ahí la necesidad de crear un sistema que aumente su productividad .

Un capítulo a destacar dentro del sector es el papel que juega el Consejo General de Colegios Farmacéuticos, organismo que reúne a 51 colegios, uno por cada provincia española, a los que están afiliadas las distintas farmacias . El Consejo General estudia la implantación y uso del correo electrónico e Internet, instrumentos que le permitan estar en línea con todos sus colegiados, y que sustituyan a los tradicionales mailings . ¿ Cuál seria su aplicación práctica ? Imaginemos que el Colegio de Madrid tiene una asamblea el 23 de septiembre . Con el sistema tradicional se ha de empezar a preparar con mucha antelación la carta, los sobres, el manipulado, el envío, pagar el franqueo, y después, esperar a que lleguen las confirmaciones . Con el correo electrónico, en un día todos los colegiados dispondrían de la información de forma instantánea, y pueden a su vez, y con igual premura, confirmar su asistencia .

Otro ejemplo es el supuesto de que surja la necesidad de la retirada de algún medicamento . Actualmente, cuando el Ministerio de Sanidad da la orden al Consejo, éste debe cursar una carta a todos los colegios, y los colegios a los colegiados, con lo que la retirada se demora . Gracias a la inmediatez de Internet, el anuncio se realizaría en cuestión de minutos . También con dicho sistema se podría actualizar automáticamente la lista oficial de fármacos en las bases de datos, que normalmente es suministrada a través de las casas de software, lo que lleva un precioso tiempo de gestión y distribución .

A la hora de realizar este estudio comparativo tuvimos que escoger los productos que se iban a analizar de entre una larga lista . Para poder descartar y quedarnos con un conjunto de aplicaciones se emplearon algunos criterios . El primero fue excluir de la lista todos aquellos programas que no fuesen para Windows 95/98 o NT . La razón parece obvia: el sistema operativo de Microsoft tiene la mayor cuota del mercado y no parece lógico optar por un sistema operativo minoritario o incluso propietario, pues parece una apuesta demasiado arriesgada .

Existe una segunda razón de peso: la facilidad de uso . Un entorno de tipo texto ( como MS-DOS ) o una solución semigráfica no estándar en un entorno texto dificulta el aprendizaje y el manejo de la aplicación . Los defensores a ultranza de esta teoría argumentaran que el farmacéutico no esta acostumbrado a manejar el ratón, que no entiende de ventanas ni de menús contextuales . Lo cierto, y es un hecho demostrado, es que una interfaz gráfica de usuario aísla al usuario de las complejidades del sistema operativo y la curva de aprendizaje de cualquier aplicación, que siga la guía de estilo de Microsoft para desarrollar bajo Windows, es menos pronunciada que la de una aplicación con un entorno propietario que trabaje en modo texto .

Además, en el peor de los casos siempre se puede asociar una secuencia de teclas a cualquier botón o menú de la aplicación, con lo que el usuario no tendrá que utilizar el ratón . Varias de las aplicaciones analizadas en esta comparativa permiten el uso de casi todas las funcionalidades a través del teclado exclusivamente . Incluso existen diseños de interfaz gráfica con grandes botones pensando en el uso de una pantalla táctil como medio para interactuar con la aplicación .

Eliminados los programas que funcionan bajo DOS, Unix y otros sistemas operativos exóticos, por ejemplo Theos, las aplicaciones escogidas finalmente son las siguientes: Etron Farmacia de Etron Software, Farmac98 de Quasar Consultores, Farmatic de Consoft y Farmawin de Hefame Informática . Hay que resaltar que es un momento un tanto delicado para realizar este estudio comparativo, ya que numerosos fabricantes se encuentran en plena fase de conversión de sus productos para enfrentarse a las nuevas exigencias del mercado .

De hecho, algunas aplicaciones que analizamos aquí se encuentran aún en fase preliminar, aunque su desarrollo está lo suficientemente avanzado como para justificar su inclusión en esta comparativa . Nuestra intención es que este artículo sirva de toma de contacto con el sector farmacéutico y muestre cómo se han desarrollado solucio

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