| Artículos | 01 MAY 2002

Ahorro de costes

Tags: Histórico
Cómo reducir los costes a largo plazo en la pequeña empresa
Arantxa G. Aguilera.
El coste de un equipo informático es algo más que su precio de compra. A largo plazo aparecen otros costes, inicialmente ocultos, que pueden elevar la inversión mucho más de lo inicialmente previsto.

En la década de los noventa empezó a popularizarse el término TCO (Total Cost of Ownership- Coste Total de Propiedad). Parece que inicialmente fue la consultora Gartner (en 1987) la que comenzó a incluir este parámetro en sus análisis, un concepto que luego se extendió hasta el punto de que todas las grandes compañías informáticas comenzaron a ofrecer productos y soluciones orientadas a reducir ese coste total de propiedad de los equipos. A lo largo de los años, los estudios de esta consultora han demostrado que el TCO de un equipo iba aumentando exponencialmente: si en 1987 el TCO de un PC basado en DOS durante 5 años era de más de 19.000 dólares, en 1996 se había ampliado a 44.000.
Pero fueron especialmente las compañías comprometidas con el concepto de NC (Network Computer) u ordenador en red las que hicieron suyo el término. Este ordenador en red fue el último thin-client o terminal tonto en llegar al mercado, y lo hizo promovido por Oracle, Sun, IBM, Apple y Netscape en 1996. Estas compañías lo presentaron como la solución a los costes de propiedad que suponían los PC, y lo posicionaron como la gran alternativa al ordenador personal. La idea, sin embargo, no cuajó.
Pero ¿qué es realmente el coste total de propiedad? Según la mayoría de definiciones, se trata de un cálculo con el que se pretende evaluar los costes directos e indirectos derivados de la compra de un equipo o un software. En general, se estima que el TCO de un PC es entre tres y cuatro veces el coste inicial del equipo.
Teniendo esto en cuenta, tanto los usuarios domésticos como empresariales deben considerar a largo plazo cuánto les va a costar un equipo o una solución de software. En el caso de los primeros, es relativamente sencillo: coste inicial de compra, reparaciones, mantenimiento y actualizaciones. Si se trata de una empresa, a estos parámetros habrá que añadir el servicio, soporte, red, seguridad, formación de los usuarios y nuevas licencias de software. Tras analizar estos datos, se puede determinar la viabilidad de la compra.
Actualmente existen casi tantos modelos de análisis del TCO como consultoras y fabricantes. En todos ellos se tienen en cuenta parámetros como el tiempo de inactividad de cada ordenador, o el que se tarda en reparar un fallo... Las grandes corporaciones se dirigen a compañías de consultoría que, antes de realizar una gran adquisición e implantación de sistemas, les recomiendan las combinaciones más adecuadas para reducir el TCO.
Pero como el objeto de este artículo no es una gran corporación, y probablemente la pequeña empresa de la que estamos hablando tampoco dispone de capital suficiente como para financiar un estudio tan completo, vamos a tratar de perfilar algunos puntos que le permitirán reducir el coste total de propiedad de sus equipos:
1. Definir estándares de hardware, software y configuración: cuanto menor sea la variedad de equipos y soluciones, menor será su coste, más fácil será su mantenimiento y menos quebraderos de cabeza le dará.
2. Implantar tecnologías de gestión inteligente: a veces no resulta práctico que el técnico de la empresa pierda su tiempo paseando de un PC a otro o resolviendo dudas por teléfono. Existen utilidades de distribución automática de actualizaciones, monitorización y corrección de fallos que, en algunos casos, pueden resultar muy rentables.
3. Evitar que los usuarios puedan crearse problemas: si limitamos la capacidad de los usuarios para instalarse aplicaciones innecesarias, estaremos evitando muchos problemas. Actualmente, los sistemas permiten establecer privilegios que limiten las acciones que puede realizar cada tipo de usuario. Use estas opciones.
4. Realizar un inventario de hardware y software: nos ayudará a resolver problemas al conocer qué dispositivos y aplicaciones tiene cada usuario, y nos permitirá llevar un control de las licencias, etc.
5. Reducir las actualizaciones: antes de actualizar una aplicación o un dispositivo hardware, analice seriamente si realmente es necesario. Si lo es, calcule en qué medida va a requerir otras actualizaciones adicionales y a qué precio. A veces lo más novedoso no es lo mejor para su empresa.
6. Proporcionar la formación necesaria: siempre es preferible invertir algo de tiempo y dinero en formar a un empleado en el uso de sus herramientas de trabajo, que tener que acudir cada cierto tiempo a arreglar algún desaguisado fruto del desconocimiento, o reducir el índice de productividad de ese empleado por falta de información.
7. Dar a la informática la importancia que merece: aunque la informática no sea el objetivo de negocio de su empresa, éste depende directamente del buen funcionamiento de los equipos e infraestructuras. A la hora de hacer un presupuesto, considere esta partida con interés, y haga que el máximo responsable de la compañía también le asigne la importancia que tiene. Puede que al principio aumenten los gastos informáticos, pero el ahorro posterior repercutirá favorablemente en todos los aspectos de la compañía.
Estos consejos podrían ampliarse con otros que, generalmente, son producto de la lógica: evaluar soluciones completas que incluyan mantenimiento, implicar a los empleados en la gestión del TCO y considerarlo como un proyecto permanente y no puntual.
En las próximas páginas encontrará algunas orientaciones que podrá tomar en consideración a la hora de montar toda la infraestructura informática de una pequeña empresa. Hemos supuesto una empresa ficticia con unos 25 ordenadores, a los que habría que añadir los servidores, impresoras y red necesarios.

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